Los procesos relativos a los interesados tienen una importancia central en la Guía para el PMBOK(r).
La adecuada identificación de los interesados afecta al desarrollo del Acta de Constitución, a la Definición de los Requisitos, a la Definición del Alcance, de la Calidad, de los Riesgos, de los Recursos, etc.
A pesar de ser un capítulo importante, la cantidad de herramientas descritas es relativamente baja comparando con otros capítulos tales como gestión de los tiempos o gestión de los costos.
El artículo está enfocado en la identificación y análisis para interesados en proyectos públicos, pero muchas de las herramientas pueden aplicarse a proyectos de otros tipos.
El siguiente gráfico muestra la estructura de las 15 herramientas, aplicadas para: (1) Organizar la participación de los interesados, (2) Crear ideas para las intervenciones estratégicas, (3) Construir una coalición ganadora alrededor del desarrollo, revisión y adopción de propuestas, y (4) Implementar, monitorear y evaluar las intervenciones estratégicas.
1. Organizar la Participación de los Interesados
1A. Escoger a los participantes para el análisis de los interesados
Esta primera técnica es muchas veces pasada por alto, y tiene que ver con el proceso de definir al equipo que participará en la identificación de los interesados, la definición de las ideas para generar interacciones estratégicas y ara implementar, monitorear y evaluar las interacciones estratégicas.
Un problema mencionado en el artículo, es definir a aquellos participantes que ayuden a identificar a todos los interesados relevantes. En este punto, aparentemente sencillo, se busca identificar en especial a aquellos que por su bajo nivel de poder podrían ser dejados de lado. Este proceso se puede implementar siguiendo estos cinco pasos:
- Un grupo pequeño realiza un análisis preliminar de los interesados usando las técnicas básicas de análisis, tales como poder versus interes, diagrama de influencia de los interesados, o la matriz de planificación de participación.
- Luego de revisar los resultados del primer punto, se puede llamar a un grupo más grande, para realizar una tormenta de ideas para identificar a aquellos interesados que podrían haberse pasado por alto y que deberían involucrarse en los esfuerzos de cambio.
- Preguntarse quién más debería estar en el grupo de análisis, en especial personas que tengan poder y capacidad de persuadir.
- Luego que estas conversaciones se hayan realizado, el grupo completo debe reunirse, y repetir los análisis anteriores, para revisar si se pueden añadir más temas.
- Se podrían conformar sub grupos relativos a diversos esfuerzos de cambio: patrocinadores e impulsores, grupo de coordinación, grupo de planificación, grupos de consejeros, etc.
1.B. Técnica básica para análisis de los interesados
- Realiza una tormenta de ideas para generar una lista de interesados potenciales
- Prepara un papelógrafo para cada interesado, indicando en la parte superior del papel el nombre del intersado
- Dibuje una linea vertical, para dejar una columna delgada al lado derecho de la hoja
- Para cada interesado, en la columna más amplia, liste los criterios que el interesado usaría para definir el desempeño de la organización, o cuáles son las expectativas de los interesados con respecto a la organización (o el proyecto).
- Indique con stickers de colores la percepción del interesado sobre la organización (o el proyecto): Azul (tiene buena percepción), Amarillo (indiferente), Rojo (mala percepción)
- Defina que es lo que el proyecto requiere de cada interesado.
- Ordene a los interesados de acuerdo a su importancia para la organización (o proyecto)
1.C Matriz Poder versus interés
- Dibuje una matriz con los ejes X (nivel de poder desde Bajo hasta Alto), e Y (Nivel de interés, desde bajo hasta alto)
- Usando Post-its ubique a los interesados en alguno de los cuadrantes.
- Revise la ubicación de los diversos interesados hasta ponerse de acuerdo de la posición relativa de los interesados en la matriz.
1.D. Matriz de influencia de los interesados
- Tome como base la Matriz de Poder versus interés (descrita en 1.C)
- Conecte con flechas a los interesados, mostrando que interesado influye sobre otro interesado. Algunas veces, se da el caso que un interesado A influye en B, pero también B influye sobre A. En estos casos escoja el sentido de influencia más fuerte.
- Analice cuáles interesados son los mas “centrales“, es decir influyen a un mayor número de interesados
1.E. Matriz de Planificación de la Participación
- Prepare una matriz con los siguientes títulos para las columnas (que definen el enfoque con los interesados):
- Informar,
- Consultar,
- Involucrar,
- Collaborar,
- Empoderar
- Y en las Filas:
- Crear ideas para una intervención estratégica
- Construir una coalición ganadora alrededor del desarrollo e implementación de una propuesta.
- Implementar, monitorear y evaluar la intervención estratégica
- Posicione a los interesados en alguna de las celdas de la matriz
2. Crear Ideas para una intervención estratégica
Aquí se busca formular los problemas y buscar soluciones, y entender la “factibilidad política“.
2.1 Diagrama de Bases del Poder - Dirección de intereses
Este es un diagrama que se prepara para cada interesado. Los pasos para crearlo son:
- Use un papelógrafo para cada interesado.
- Escriba al centro de la página, el nombre del interesado, en letras grandes.
- Debajo, escriba las fuentes de poder del interesado
- Arriba escriba los intereses de dicho interesado
2.2 Encontrando el bien común y estructurando un argumento ganador
Aquí se busca encontrar cuáles son los intereses comunes entre los interesados.
Se usa como base los diversos Diagramas de Bases de Poder - Dirección de Intereses, descritos en 2.1.
El equipo deberá descubrir cuáles son los intereses comunes a los diversos interesados, con el fin de encontrar un “argumento ganador“.
2.3 Encontrando los intereses de los interesados individuales para buscar el bien común
Aquí el líder debe de tratar de buscar entender cómo es que los interesados específicos o en colisiones, podrían ser inspirados y movilizados para actuar de tal manera que impulsen el bien común.
Estos intereses comunes, se denominan los “supra intereses“. Se debe buscar dichos supra intereses, para ayudar a crear estrategias para convencer y movilizar a los interesados.
2.4 Diagramas de interelaciones entre los usuarios y diversos “issues“
Este diagrama sirve para mostrar las relaciones entre los interesados, y diversos temas importantes o preocupantes (issues).
Para preparar este diagrama se debe:
- Listar a los interesados en unos círculos.
- Listar los temas importantes (issues)
- Dibujar flechas que conecten a los interesados con los issues
- Se debe de tratar de etiquetar las flechas
2.5 Mapa de marco-problema de los interesados
Este diagrama nos permite clasificar a los interesados de acuerdo a su nivel de poder, versus su nivel de apoyo o oposición al proyecto.
- En el eje de las X dibuje una linea que va de bajo poder hasta alto poder.
- En el eje de las Y, divida el gráfico en dos partes
- En la parte superior dibuje una línea que muestre desde bajo apoyo hasta alto apoyo
- En la parte inferior dibuje una línea que muestre desde baja oposición hasta alta oposición.
- Nos permitirá determinar si los interesados son
- Apoyadores débiles
- Apoyadores fuertes
- Oponentes débiles
- Oponentes fuertes
Una vez que se ha posicionado a los interesados en la matriz, el equipo deberá de realizar tormentas de ideas para escoger estrategias adecuadas.
2.6 Matrices de análisis ético
Aquí se analiza, para cada solución, el posible efecto en la ética de la decisión.
3. Técnicas para el desarrollo, revisión y adopción de las propuestas
Luego de haber identificado a los interesados y a sus necesidades e intereses, se recomienda realizar un análisis adicional.
3.1 Matriz de Apoyo vs Oposición de los interesados.
Esta matriz se construye en base del Mapa de marco-problema de los interesados (2.5)
En lugar de evaluar el apoyo del interesado en general, se evalúan las propuestas, para evaluar su grado de apoyo o oposición.
3.2 Juego de Roles de los Interesados
También se puede pedir a los miembros del equipo de identificación y planificación de los interesados, que asuman roles de diversos interesados, con el fin de entender su punto de vista y adecuar las estrategias de acuerdo a las reflexiones de este ejercicio.
3.3 Matriz de Atractividad de la propuesta vs Capacidad del interesado
Finalmente, se prepara una matriz para clasificar las propuestas de acuerdo a su atractividad por parte de los interesados, y por la facilidad de implementar dichas propuestas. Obviamente que aquellas que tengan una gran atractividad, y sean fáciles de implementar por los interesados, serían las primeras propuestas a ejecutarse.
