Las reuniones pueden ser muy efectivas, o también pueden ser grandes pérdidas de tiempo (y recursos).
George Ritz (Total Engineering Project Management, 1990), propone una lista de verificación con el fin de ayudar a tener mejores reuniones:
Antes de la Reunión:
- Explora alternativas a la reunión (es necesario reunirse?)
- Define los objetivos de la reunión
- Prepara un plan detallado para la reunión
- Preparar una agenda y ayudas visuales
- Controla la participación (calcula el costo por minuto de reunión, utilizando un estimado de los costos de los recursos que participan ene la reunión)
- Verifica la participación de participantes clave (la no asistencia de un participante clave puede hacer fracasar la reunión)
- Define la hora y fecha de la reunión y también la hora de finalización
- Distribuye la agenda y todo el material de soporte antes de la reunión
- Selecciona un lugar y local adecuado
- Revisa que las sillas, mesas, café, etc. sean los adecuados
- Asigna a un secretario(a) y un controlador del tiempo
Durante la reunión
- Empieza a tiempo
- Cumple la agenda (temas y tiempos)
- Controla las interrupciones
- Mantén tus objetivos en mente
- Registra las decisiones tomadas y las acciones necesarias
- Mantén a los participantes enfocados en la reunión
- No pierdas el tiempo
- Usa el buen tacto para manejar la reunión
- Trata de rotar a los participantes a tiempo parcial
- Termina la reunión a la hora prevista
Luego de la reunión
- Emite el acta de la reunión lo antes posible
- Revisa de manera crítica tu participación en la reunión
- Termina los ítems no culminados
- Realiza el seguimiento de los ítems para la acción
Tienes alguna otra recomendación que puedas ofrecer para el buen manejo de las reuniones?.
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