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miércoles, 19 de noviembre de 2008

Los Interesados (Stakeholders) en la Ultima versión de la Guía para el PMBOK

La nueva guía para el PMBOK(r) que se publicará a fines de este año, ha incluído un mayor énfasis en el tema de los interesados del proyecto.

Primeramente, en el Capítulo 2.3 describe en mayor detalle a los interesados, y menciona ejemplos de interesados, tales como:

  • El Sponsor
  • Los miembros del equipo del proyecto, entre los que se pueden mencionar: Equipo de gerencia del proyecto, Gerente del Proyecto
  • PMO (project management office)
  • Gerente del Programa
  • Gerente del Portafolio
  • Gestión de operaciones
  • Gerentes funcionales
  • Proveedores, aliados de negocios
  • Clientes, usuarios

Esta lista de interesados parece estar más enfocada a proyectos internos, o proyectos de sistemas. En el caso de la situación en el Perú, existen muchos proyectos de inversión realizados en zonas rurales. En dicho caso, sería necesario incluir dentro de la lista de interesados a los siguientes interesados:

  • Beneficiarios de los programas
  • Autoridades Políticas locales
  • Autoridades Políticas regionales
  • Dueños de los terrenos donde se realizarán las construcciones
  • Proveedores locales
  • Miembros de las comunidades
  • ONGs que brindan otros servicios a las comunidades.

Se menciona que el éxito de un proyecto está directamente relacionado con la buena gestión de las relaciones con los interesados.

El Grupo de Procesos de Inicio tiene como una de sus salidas el registro de interesados (Stakeholder Register), es decir, se reconoce que hay que identificar formalmente los interesados desde el inicio. También se menciona la imporancia de involucrar al cliente y a otros interesados desde el inicio con el fin de generar un sentido de pertenencia al proyecto. Para este fin se ha creado un NUEVO proceso, denominado Identificar a los Interesados que tiene como salidas, el Registro de los Interesados y la estrategia definida para administrar a dichos Interesados. El proceso de identificación de Interesados, analiza el poder e influencia de los distintos interesados identificados para definir estrategias con los distintos stakeholders. Se puede también generar una lista de interesados clasificándolos por alguna variable de interés para el proyecto.

Este proceso va a ser clave para el éxito de los procesos:

  • Definición de los Requerimientos (Nuevo Proceso),
  • Definición de los Alcances,
  • Crear la EDT,
  • Planificación de la Calidad,
  • Planificación de las Comunicaciones del proyecto,
  • Identificación de los Riesgos (aquí se debe tomar en cuenta las diferentes tolerancias a los riesgos de los interesados del proyecto).
  • Planificación de la procura, que tiene como entrada los requerimientos de los interesados (requerimientos legales, de seguridad, salud y medio ambiente, propiedad intelectual, etc.).

Durante la ejecución y control afecta a los procesos Verificación de los Alcances, Control de los Alcances, y Gestión de los Stakholders.

La Definición de los Requerimientos (Nuevo Proceso), es el nexo entre los interesados, y la definición de lo que requieren dichos interesados con respecto a alcances y a la calidad de los productos, servicios, o resultados. En este proceso se describen herramientas y técnicas tales como Entrevistas, Focus Groups, Talleres, y Técnicas para fomentar la Creatividad, Técnicas para toma de decisiones de Grupo, Cuestionarios y Encuestas, Observación y Prototipos. La documentación donde se definen los requerimientos puede incluir:

  • Problema de negocio a ser resuelto
  • Objetivos del negocio
  • Requerimientos funcionales, describiendo los procesos de negocio, información e interacción con el producto,
  • Requerimientos no funcionales, tales como niveles de servicio, desempeño
  • Requerimientos de calidad
  • Reglas de negocio, indicando los principios guía de la organización
  • Impactos en otras áreas del negocio
  • Requerimientos de soporte y entrenamiento
  • Supuestos y restricciones de los requerimientos

La Gestión de los Interesados, es el proceso de comunicarse y trabajar con los stakeholders con el fin de cumplir con sus expectativas y considerar los "issues" a medida que ocurran. Las versiones anteriores de la Guía para el PMBOK (Segunda y Tercera Edición), han traducido a los "issues" como "Polémicas". Quizás se debería usar otro término tal como: Temas, Temas Preocupantes, o Pendientes. El éxito de la Gestión de los Interesados depende en gran parte de las habilidades de comunicación de los miembros del equipo del proyecto.

En resumen, la Cuarta Edición de la Guía para el PMBOK ha enfatizado la importancia de la identificación adecuada de los interesados y sus requerimientos, así como la gestión de la relación con dichos interesados y la importancia de mantener adecuados procesos de comunicación.

Felix Valdez, Noviembre 2008