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jueves, 11 de diciembre de 2008

El Futuro






Ayer asistí a un taller organizado por el Centro de Estudios Estratégicos de IPAE ( http://www.ipaecee.org.pe/ ). En el CEE:















Queremos promover que el empresariado y los lideres del Estado y la sociedad
civil, asuman una perspectiva de largo plazo en la reflexión y comprensión del
Perú, de su contexto global y de su proyección futura. Enfocados en lo
estratégico, actuamos con neutralidad respectode intereses particulares,
recogiendo la pluralidad y diversidad propias de nuestro país.



En el taller tuvimos la suerte de escuchar a Wolfgang Grulke, Neil Jacopson y Daniel Laniado, representantes de FUTURE WORLD - The Global Business and Technology Think Tank.


Wolfgang Grulke

El taller se inició con una presentación de Wolfgang Grulke. Aquí algunas ideas que me parecieron sumamente interesantes..




Las empresas tradicionales estaban basadas en un estilo de liderazgo y de trabajo "serio". Eran empresas donde uno hacía una carrera para toda la vida. Las empresas promovían sus productos mediante campañas de marketing donde se explicaban con mucho detalle las características técnicas de los productos. Aquí nacieron empresas como IBM, General Electric, etc. Esta primera generación de empresarios y personas venían de una época de crisis y necesidad de ahorro severa que inicia a comienzos de 1900 y sigue hasta fines de la segunda guerra mundial.




En los años 60s aparecen los Baby Boomers, que son los hijos de los que pelearon en la segunda, y viven un período de bonanza como nunca antes vivido. Estos baby boomers ponen en tela de juicio las ideas preconcebidas de las generaciones anteriores. En este período se dan varios cambios: mayor participación de la mujer en la sociedad, crítica al sistema (un baby boomer típico es Bill Gates que se negó a trabajar como ejecutivo para para IBM), se inicia el movimiento ambientalista luego que al viajar el hombre al espacio toma conciencia que la tierra era nuestro hogar... Esta generación desarrolla impulsa el consumo, uso de "appliances", la Televisión, etc.




Luego aparece una nueva generación, la generación Digital. Esta generación es la generación de las personas que siempre han escuchado música digital, nunca han enviado una carta en el correo (en papel), para ellos siempre ha existido el internet. Esta generación también "se divierte más". Cuando sale el XBOX de Microsoft, el slogan decía "Life is Short: Play More".




Las nuevas generaciones tienen un enfoque distinto a la vida. Se divierten más. Con respecto al marketing, ya no se describen los productos, se describen experiencias.




Atrayendo a los trabajadores de las nuevas generaciones.

  • No los contrates, atráelos. Por ejemplo, en Deloitte se creó el Deloitte Film Festival, que consistió en un "festival" donde los empleados de Deloitte colgaban películas acerca de porqué es bueno trabajar en Deloitte. Estas películas se colgaban en Youtube, y los usuarios califican dichas películas. Las reglas eran: habla el lenguaje de los chicos, di lo que quieras, no habrá censura.



Todo esto ha sido posible gracias al nacimiento de las redes sociales, y a la aplicación de la tecnología de información para comunicar directamente al que requiere el servicio con la persona que lo ofrece. En Gran Bretaña, por ejemplo, existe una página web llamada FixMyStreet.com (http://www.fixmystreet.com/) que sirve para que los ciudadanos "carguen" las quejas sobre diversos servicios públicos directamente en la web. Por ejemplo, un ciudadano puede indicar que al frente de su casa hay un bache en la pista. Esta información se almacen y muestra públicamente, pero lo interesante es que el responsable de la municipalidad, de esa zona, recibe un aviso de dicha queja, y tiene la posibildad de actuar, pero también sabe que está siendo monitoreado por los ciudadanos.

Otro ejemplo del uso de la participación de los ciudadanos es la página web "FixthisObama.com" donde los ciudadanos directamente votan con respecto a los temas que les parecen que son críticos.

Las ideas principales con respecto a esta nueva manera de comunicarse es que:
  • Los mercados están descubriendo nuevas formas de comunicarse
  • Se escuchan las voces directamente de la gente
  • La gente por lo general dice la verdad (ejemplo: el sistema de asignación de puntajes a los libros en www.amazon.com )
  • En las empresas la gente se está conectando en formas distintas a las especificadas en los organigramas.
  • Las redes sociales están reemplazando los medios tradicionales.
  • En Diciembre del 2008 en el Reino Unido las ventas por internet se incrementaron en 37% con respecto al 2007.

Neil Jacobson

Neil Jacobson nos dió una charla sobre las nuevas tecnologías y cómo impactarán en nuestras vidas.

Aparición de la Electrónica Personal (en los años 50s, en una casa, los aparatos que se adquirían eran para la familia: el equipo de música, cocina, etc). Hoy vivimos en el mundo de la electrónica personal.

Con respecto a la competencia, ésta vendrá de lugares muy distintos a tu competencia directa. Es necesario buscar a competidores fuera del círculo.

Para innovar, es necesario promover pensamiento radical dentro de la organización (pero también alguien tiene que mantener el negocio andando. "Dont change tue motor of a boing while it is flying..".

Tendencia en el futuro hacia acceso a internet via teléfonos, o "móviles". Hoy día 7 de cada 8 accesos a internet se realiza via teléfonos o aparatos móviles.

Tendencia hacia Wireless para todo el mundo. Los aparatos de comunicación estarán "embebidos" en la infraestructura de la casa. "Si vas a un hotel no piensas traer tu televisor en el equipaje, pero sigues trayendo tu lap top. Qué pasaría si las laptops (o equivalente) forman parte de la infraestructura de los países?

Jacobson describió un servicio que brinda Future World denominado Mind Bullet, en el que periódicamente escriben un artículo sobre cómo será el futuro, un escenario. En un artículo ellos proponen que en los próximos años las comunicaciones y acceso a banca será definido como un derecho humano.

Redes Sociales

No más canales de televisión, no más periódicos, no más propaganda.

Los líderes de los mercados todavía no la captan. Ya pasó otra vez con AIWA, que era líder de las máquinas contestadores de teléfono. Comenzarona bajar sus ventas, pensó que era que Sony estaba haciendo un producto nuevo, pero no: el outsider eran los teléfonos celulares, que te "regalan" el servicio de casilla de voz.

"Los commodities" serán gratis. Uno se tendrá que diferencial por el valor que ofrece.

Sugirió leer el libro Googlenomics. Google, por ejemplo, te "regala" acceso gratis a la web, pero si quieres servicios especializados, cobra un fee.

Otro ejemplo de desaparición posible es el de las máquinas de lavar ropa. Ya existen telas denominadas "smart fabrics", que en lugar de lavarlas se pueden "aspirar", y no necesitan planchado. Entonces morirían las máquinas lavadoras de ropa, la industria de los jabones para lavar ropa, las planchas, tablas de planchar, secadoras de ropa, etc...

Habló de "Through Free to Fee". Para los músicos hoy día la venta de CDs no genera ingresos. Los ingresos se generan en los conciertos, ropa, etc.

"Give the Commodity away, charge for the Value Added"

También habló de la impresión en 3D. Ejemplo, en una estación espacial se imprimen las partes usando impresoras que en lugar de tinta tienen metal. También se están "construyendo" tejídos orgánicos, ropa, etc.

"Excellence has become a Commodity".

"The world is Flat" (recomendó leer este libro sobre Outsourcing). Ejemplo: Cadena de comida rápida en los Estados Unidos, cuando uno llega en el auto, habla por un micrófono, la orden la toma una persona en LA INDIA!!!!!.

"El poder de las redes": La REDUNDANCIA.

Las empresas de hoy pueden crear redes, cuando una de las personas falla, la red permite suplirla.

Si la excelencia es un commodity, tendremos que migrar:

  • Del conocimiento.......... a......... las habilidades.
  • De la Experiencia ........a......... las actitudes
  • De Gerenciar ..............a.......... Liderar
  • De la Gente ........... a........... las relaciones ("las relaciones en una empresa son mas importantes que las personas")

"Individualas an Busineses Smarter and Interconnected"

"The future is not a matter of Chance, The Future is a matter of Choice"

Tsunami: Cuando hay un tsunami, algunos corren hacia las montañas y tratan de escapar el tsunami, otros van en busca de la OLA.

Etapas en la Vida de una empresa (y su enfoque al cliente)

Al inicio de sus vidas, las empresas están enfocadas en el cliente. Todo el mundo se debe a los clientes. Se conocen a todos los clientes. La diferenciación con respecto a otras empresas es por el valor que le ofreces al cliente. Hasta el lema de la empresa está orientado al cliente.

Luego viene un período donde la empresa madura, y el cliente está más alejado: "los temas con el cliente los ve el área de marketing". La empresa ya no se diferencia por el trato al cliente sino que busca reducir costos, es decir, su enfoque está en mejorar los procesos internos.

Etapas para hacer que la empresa que está pasando de la etapa incial a la de madurez renazca:

  • Hacerse la pregunta: Que cosa acerca del futuro NO SABES QUE NO SABES ?. Es decir, realizar un taller para escuchar a diferentes profesionales de temas diversos, para que los directivos de la empresa tomen conciencia de aquellos temas que ellos no sabían que existían y podrían impactar en un futuro a la organización.
  • Crear el Futuro. Los ejecutivos deben crear escenarios a futuro, tratando temas como Política, Economía, Sociedad, etc.
  • Preguntarse: Cómo será el mercado dentro de 20 años? Quiénes serán los ganadores? Quiénes serán los perdedores?. Qué productos serán commodities? Qué le dará Valor al Cliente?
  • Si lo dicho en el punto anterior será lo que ocurrirá en el mundo, cuál sería tu NEGOCIO IDEAL? (No puedes decir que no se puede hacer porque es un negocio "ideal" o perfecto)
  • Cómo vamos del hoy al mañana? a) Definir una Visión b)Generar un lenguaje común para expresarse acerca de la visión y del futuro, c)Generar un sentido de unidad. "El líder actúa antes de tener que actuar" (The leader acts vefore he has to)
  • Define al equipo de gente que tendrá que crear el negocio del mañana. Define quién participará del equipo que tendrá que mantener el negocio del día a día (en paralelo).

Daniel Laniado

Consultor de Deloitte, mencionó la importancia de la ejecución para el éxito de la estrategia definida al final por Neil Jacobson.












Tendencias en Gerencia de Proyectos - 1

En la última conferencia del PMI en Denver, se presentaron 28 trabajos catalogados como "Tendencias en la Gerencia de Proyectos". Con el fin de difundir dichas tendencias, presentamos los abstracts de dichos trabajos, traducidos al castellano.

TRN01
Strategy Execution: Align the Portafolio, Tune Up the Performance Engine, and GO!
Ejecución de la Estrategia: Alínea el Portafolio, Afina el Motor de Desempeño, y Parte!
Kent Crawford, PMP
Basado en su libro del 2007, Seven Steps to Strategy Execution, este trabajo
cubrir[a algunas de los temas relacionados con la implementación estableciendo
un proceso coherente para ejecutar la estrategia a través del portafolio de
proyectos (Crawford, Cabanis-Brewing & Penntypacker, 2007). Estos
incluyen establecer cuerpos de gobierno (governance); identificar
factores/métricas usadas para determinar si el proyecto o programa son adecuados
(fit); técnicas para optimizar el uso de recursos o el alineamiento del
portafolio; medición del desempeño del portafolio; y deterinar la mejora del
valor en la organización.


TRN02
Virtual Project Management Office
La Oficina de Proyectos Virtual
Eduardo Barbosa Gomez Guimaraes, MSc, PMP
A fines de los 90s, la naturaleza del trabajo en las organizaciones cambió debido a que la actividad corporativa se fué volviendo más global, se incrementó la competencia de fuentes tanto locales como foráneas, y había un cambio continuo desde la produccion hacia los ambientes de trabajo basados en servicios y conocimiento. en este contexto, muchas organizaciones se dieron cuenta que la colaboración virtual era ideal para mejorar las interacciones cara a cara al comunicar con stakekolders internos y externos ubicados en distintos lugares en el mundo, en distintos husos horarios, y hasta en la misma oficina entre reunión y reunión (American Productivity and Quality Center, 2004).
Cuando las organizaciones se fusionan o forman alianzas, sociedades, o joint ventures, especialmente internacionales, es común que las personas que han liderado áreas funcionales se encuentren liderando o trabajando con equipos virtualmente gestionados. Rápidamente, la mayor parte de líderes virtuales se dieron cuenta que liderar un equipo virtual requiere un tipo especial de habilidades. Aunque muchas principios generales de liderazgo aplican a los equipos virtuales, los líderes de equipos virtuales tienen algunos problemas especiales. Primero, ellos deben de basarse únicamente en tecnología de comunicaciones electrónicas para enviar y recibir información. Como resultado, necesitan encontrar nuevas maneras de comunicarse y conseguir la información para controlar y planificar sus proyectos. La mayor de las veces, el lider del equipo no puede caminar por el pasillo para hacer una pregunta, trabajar a la hora del almuerzo con otra persona para tratar cierto asunto, o llamar al equipo a una reunión en la sala de conferencias. Si el quipo está uicado en diferentes zonas horarias, el lider del equio debe estar disponidble en todas las zonas horarias (Duarte & Snyder, 2006). También es importante considerar tue la naturaleza de la fuerza laboral ha cambiado recientemente. Mucha gente buscar flexibilidad y movilidad. El gestionar el proyecto frecuentemente involucra trabajar con gente que tiene distintas ocupaciones, conocimientos y cultura (Kleim & Ludin, 1998).

Para Dinsmore y Cavalieri (2003), el objetivo principal de la oficina de gestión de proyectos, o PMO (Project Management Office es guiar y dar apoyo a los gerentes de proyectos, ayudándolos a desarrollar su trabajo de la manera más efectiva y efectiva. Para Kendal y Rollings (2003), esta debe representar a la empresa lo que la torre de control representa a los pilotos de avión. En otras palabras, debe guiar a los proyectos, de la manera más rápida, por el camino más rápido, con el menor riesgo posible, con el fin de llegar al destino final. Existen distintas configuraciones posibles de PMO: estructurada como un departamento, ser representada por un grupo de gente en un departamento de la empresa, ser representada por un ambiente en un portal virtual, o operar en equipos de proyectos ubicados en lugares geográficamente separados (Dinsmore & Cavalieri, 2003).

El establecer una PMO a través de un ambiente de red introduce el concepto de virtualización, que usa las tecnologías de información y comunicaciones. El uso de los equipos virtuales en las organizaciones está creciendo mano a mano con la globalización, con la aparición del trabajador de conocimientos (knowledge worker), la necesidad de innovar, y el uso cada vez mayor de tecnologías de información y comunicaciones. Mayer (1998) entendió que el mundo de negocios en el mundo ha empezado a reconocer el potencial de las organizaciones virtuales como la unica manera posible para que las corporaciones sobrevivan en el futuro. Esta tendencia, unida con la búsqueda constante de aplicar las mejoras prácticas en gerencia de proyectos, desde la planificación hasta la implementación, crea un escenario para la PMO virtual. Mientras que el uso de los equipos virtuales sigue creciendo, el entendimiento de cómo es que las características especiales interactúan entre sí está atrasada (Pauleen, 2004). El entender como trabajar o liderar un equipo virtual es hoy en día un requerimiento fundamental para la gente en muchas organizaciones. Muchas personas que empezaron sus carreras liderando equipos en ambientes cara-a-cara se encuentran hoy liderando equipos virtualmente, algunas veces sin ver a los miembros del equipo del proyecto cara a cara ni una vez al año. Esto presenta el reto de trasladar lo que funcionó en el ambiente personal al ambiente virtual (Duarte & Snyder).

martes, 9 de diciembre de 2008

PMBOK 2008 - Gestion de Conflictos

Continuando con los comentarios sobre los cambios en la nueva versión de la Guía para el PMBOK(r) que se publicará a fines de Diciembre del 2008, hoy trataremos sobre una de las herramientas del proceso 9.4 Gestionar al Equipo del Proyecto: La Gestión de los Conflictos.

En la versión anterior simplemente se mencionaba acerca de la importancia de gestionar adecuadamente los conflictos del proyecto, y se indicaban las fuentes de conflicto. En esta versión se ha enriquecido el concepto:

"El conflicto es inevitable en un ambiente de proyectos. Las fuentes de conflictos incluyen escasez de recursos, prioridades en la programación, y estilos personales de trabajo. La cantidad de conflictos se pueden resolver mediante reglas claras para el equipo (ground rules), normas para el grupo, y unas prácticas sólidas en temas de gestión de proyectos, tales como planificación de las comunicaciones y definición de los roles.

Una gestión exitosa de los conflictos genera una mayor productividad y relaciones positivas en el trabajo. Cuando se manejan de manera adecuada, las diferencias de opinión pueden llevar a un incremento en la creatividad y en un mejor proceso de tomas de decisiones. Si las diferencias se convierten en un factor negativo, los miembros del equipo del proyecto son los primeros responsables en generar una solución. Si el conflicto crece, el gerente del proyecto deberá de ayudar a generar una resolución satisfactoria. El conflicto debe tratarse lo antes posible y de manera privada, usando un enfoque directo y colaborativo. Si el conflicto que causa los problemas continua, se pueden usar procedimientos formales, incluyendo acciones disciplinarias.

cuando se manejan los conflictos en un ambiente de proyectos, los gerentes de proyecto deben reconocer las siguientes características del conflicto y de los procesos para la gestión de conflictos:

  • El conflicto es natural y fuerza a buscar alternativas,
  • El conflicto es un tema (issue) del equipo,
  • La apertura ayuda a resolver los conflictos,
  • La resolución de los conflictos se debe enfocar en los temas (issues) y no en las personalidades, y
  • La resolución de conflictos se debe enfocar en el presente, no en el pasado.

El éxito de los gerentes del proyecto al gestionar a sus equipos de proyectos muchas veces depende en gran parte por su capacidad de resolver los conflictos. Distintos gerentes de proyecto tienen distintos estilos para resolver los conflictos. Los factores que influyen en los métodos de solución de conflictos incluyen:

  • La importancia relativa e intensidad del conflicto,
  • Presión de tiempo para resolver el conflicto
  • Posición adoptada por las partes involucradas, y
  • Motivación para resolver el conflicto en el largo plazo o en el corto plazo.

Hay seis técnicas generales para resolver los conflictos:

  • Evitar/Salirse (Withdrawal). Salirse de una situación real o potencial de conflicto.
  • Suavizar/Acomodar. Enfatizar áreas de acuerdo en vez de áreas de diferencias o desacuerdos.
  • Comprometerse. Buscar soluciones que traigan algún grado de satisfacción a todas las partes.
  • Forzar. Impulsar el punto de vista de uno a expensas de los demás; ofreciendo soluciones del tipo ganar-perder.
  • Colaboración. Incluír diversos puntos de vista y reflexiones de diferentes perspectivas; lleva al consenso y al compromiso.
  • Confontar/Resolver el problema. Tratar el conflicto como un problema a resolverse examinando las alternativas; requiere una actitud de tipo toma y da y de un diálogo abierto [2].

[2]Vijay Verma, "Human Resource Skills for the Project Manager," PMI, Newtown Square, PA.


jueves, 4 de diciembre de 2008

Métricas para la Calidad

La nueva versión de la Guía para el PMBOK(r) que se publicará a fines de este mes (Diciembre 2008), ha modificado ligeramente la definición de Métrica de Calidad con el fin de mejorar el entendimiento y la aplicación de dicho concepto.


Una Métrica es un a definición operacional que describe, en términos muy específicos, un atributo del proyecto o del producto y cómo dicho atributo es medido por el proceso de control de calidad. Una medición es un valor real. Por ejemplo, una métrica relacionada con el objetivo de calidad de mantenerce dentro del presupuesto aprobado en +- 10% podría ser: "medir cada entregable y determinar la variación porcentual con respecto al presupuesto aprobado para dicho entregable". Las métricas de calidad se usan en los procesos de aseguramiento y control de la calidad. Algunos ejemplos de métricas de la calidad incluyen: desempeño a tiempo, control del cronograma, frecuencia de defectos, tasa de fallas, confiabilidad, y ámbito de pruebas (test coverage).

Las métricas se usan como datos de entrada para la preparación del Plan de Mejora de Procesos, junto con los límites de los procesos, configuración del proceso y objetivos para mejorar el desempeño (guía las actividades relacionadas con la mejora de los procesos).

miércoles, 19 de noviembre de 2008

Los Interesados (Stakeholders) en la Ultima versión de la Guía para el PMBOK

La nueva guía para el PMBOK(r) que se publicará a fines de este año, ha incluído un mayor énfasis en el tema de los interesados del proyecto.

Primeramente, en el Capítulo 2.3 describe en mayor detalle a los interesados, y menciona ejemplos de interesados, tales como:

  • El Sponsor
  • Los miembros del equipo del proyecto, entre los que se pueden mencionar: Equipo de gerencia del proyecto, Gerente del Proyecto
  • PMO (project management office)
  • Gerente del Programa
  • Gerente del Portafolio
  • Gestión de operaciones
  • Gerentes funcionales
  • Proveedores, aliados de negocios
  • Clientes, usuarios

Esta lista de interesados parece estar más enfocada a proyectos internos, o proyectos de sistemas. En el caso de la situación en el Perú, existen muchos proyectos de inversión realizados en zonas rurales. En dicho caso, sería necesario incluir dentro de la lista de interesados a los siguientes interesados:

  • Beneficiarios de los programas
  • Autoridades Políticas locales
  • Autoridades Políticas regionales
  • Dueños de los terrenos donde se realizarán las construcciones
  • Proveedores locales
  • Miembros de las comunidades
  • ONGs que brindan otros servicios a las comunidades.

Se menciona que el éxito de un proyecto está directamente relacionado con la buena gestión de las relaciones con los interesados.

El Grupo de Procesos de Inicio tiene como una de sus salidas el registro de interesados (Stakeholder Register), es decir, se reconoce que hay que identificar formalmente los interesados desde el inicio. También se menciona la imporancia de involucrar al cliente y a otros interesados desde el inicio con el fin de generar un sentido de pertenencia al proyecto. Para este fin se ha creado un NUEVO proceso, denominado Identificar a los Interesados que tiene como salidas, el Registro de los Interesados y la estrategia definida para administrar a dichos Interesados. El proceso de identificación de Interesados, analiza el poder e influencia de los distintos interesados identificados para definir estrategias con los distintos stakeholders. Se puede también generar una lista de interesados clasificándolos por alguna variable de interés para el proyecto.

Este proceso va a ser clave para el éxito de los procesos:

  • Definición de los Requerimientos (Nuevo Proceso),
  • Definición de los Alcances,
  • Crear la EDT,
  • Planificación de la Calidad,
  • Planificación de las Comunicaciones del proyecto,
  • Identificación de los Riesgos (aquí se debe tomar en cuenta las diferentes tolerancias a los riesgos de los interesados del proyecto).
  • Planificación de la procura, que tiene como entrada los requerimientos de los interesados (requerimientos legales, de seguridad, salud y medio ambiente, propiedad intelectual, etc.).

Durante la ejecución y control afecta a los procesos Verificación de los Alcances, Control de los Alcances, y Gestión de los Stakholders.

La Definición de los Requerimientos (Nuevo Proceso), es el nexo entre los interesados, y la definición de lo que requieren dichos interesados con respecto a alcances y a la calidad de los productos, servicios, o resultados. En este proceso se describen herramientas y técnicas tales como Entrevistas, Focus Groups, Talleres, y Técnicas para fomentar la Creatividad, Técnicas para toma de decisiones de Grupo, Cuestionarios y Encuestas, Observación y Prototipos. La documentación donde se definen los requerimientos puede incluir:

  • Problema de negocio a ser resuelto
  • Objetivos del negocio
  • Requerimientos funcionales, describiendo los procesos de negocio, información e interacción con el producto,
  • Requerimientos no funcionales, tales como niveles de servicio, desempeño
  • Requerimientos de calidad
  • Reglas de negocio, indicando los principios guía de la organización
  • Impactos en otras áreas del negocio
  • Requerimientos de soporte y entrenamiento
  • Supuestos y restricciones de los requerimientos

La Gestión de los Interesados, es el proceso de comunicarse y trabajar con los stakeholders con el fin de cumplir con sus expectativas y considerar los "issues" a medida que ocurran. Las versiones anteriores de la Guía para el PMBOK (Segunda y Tercera Edición), han traducido a los "issues" como "Polémicas". Quizás se debería usar otro término tal como: Temas, Temas Preocupantes, o Pendientes. El éxito de la Gestión de los Interesados depende en gran parte de las habilidades de comunicación de los miembros del equipo del proyecto.

En resumen, la Cuarta Edición de la Guía para el PMBOK ha enfatizado la importancia de la identificación adecuada de los interesados y sus requerimientos, así como la gestión de la relación con dichos interesados y la importancia de mantener adecuados procesos de comunicación.

Felix Valdez, Noviembre 2008

martes, 7 de octubre de 2008

Objetivos del Proyecto y Acta de Constitución

Quisiera tratar el tema de los objetivos de proyecto, y su importancia para el desarrollo de los planes de respuesta a los riesgos.

El Acta de Constitución del Proyecto (o Project Charter), es el documento que tiene como objetivo principal aprobar el inicio del proyecto. En dicho documento y en el Enunciado del Alcance del Proyecto, también conocido como "Scope Statement", se deben incluir los objetivos del proyecto.

Parece un tema sencillo: Cumplir con los costos, con un plazo determinado, etc. Pero muchas veces se confunde la óptica de los objetivos. Es decir, cuando definimos los objetivos del proyecto tenemos que asegurarnos que los decribimos desde el punto de vista de la "Organización Ejecutora". Es decir, si usted es el sponsor de un proyecto que tiene como objetivo, digamos, realizar una mudanza de las oficinas corporativas de su empresa, sus objetivos podrían ser:
a. Mudar a la Empresa XY S.A. del edificio actual al nuevo edificio ubicado en la Calle Y.
b. La mudanza deberá terminarse antes del 10 de Enero del año 200X.
c. El costo total de la mudanza no deberá sobrepasar los X,000 dólares.
etc.

Ahora, digamos que usted decide sub-contratar parte del trabajo a una empresa sub-contratista que realizará el traslado de los equipos de comunicaciones, la Empresa ComunicandoSA.

Para dicha empresa, los objetivos podrían ser:
a. Cumplir con los entregables definidos en el RFP enviado por la empresa XY S.A.
b. Realizar la instalación de los equipos para antes del 25 de Diciembre.
c. Entrenar al personal técnico de la empresa ComunicandoS.A. en el uso de los nuevos controladores de comunicaciones marca ControMat, modelo 2008CM.
d. Tener Cero Accidentes de trabajo.


Si observamos, los objetivos de ambas organizaciones pueden ser distintos.
Las escalas de impactos, y los riesgos, también serán distintos.

Otro ejemplo. Una municipalidad provincial contrata a la empresa constructora Construye S.A. para construir una posta médica.
El objetivo del proyecto desde el punto de vista de la municipalidad, podría ser reducir las enfermedades en la comunidad, mientras que los objetivos de la empresa contratista tendrán que ver con cumplir con las especificaciones contractuales (para el concreto, acero, etc), así como lograr un margen positivo en el proyecto.


viernes, 3 de octubre de 2008

Presentaciones y Proyectos

Los Gerentes de Proyectos y miembros del equipo del proyecto requieren exponer a lo largo de su vida profesional cientos de presentaciones.

Hoy quisiera proponer algunas recomendaciones para aquellos alumnos que van a sustentar sus trabajos como parte de los diplomados de gerencia de proyectos. Estas recomendaciones pueden servirles para presentaciones futuras.

Jurado. Como parte de los diplomados en gerencia de proyectos, los alumnos sustentan ante un jurado el resultado del trabajo colaborativo. La idea es que se presente el plan de Gestión del Proyecto (Project Management Plan), como si se estuviese presentando a un directorio o comité ejecutivo. La única diferencia con los comités de las emprsas es que los miembros del jurado conocen del estándar del PMBOK(r) y de las herramientas y técnicas de la gerencia de proyectos. El jurado entonces se concentra en tres elementos:



  • Cumplimiento del estandard PMBOK (r).


  • Coherencia del Plan


  • Factibilidad de ejecución y control del proyecto, y éxito del mismo.

Del Contenido (Fondo). El plan de gestión del proyecto debe contener aquellos entregables exigidos en la Guía para el PMBOK(r). Es importante notar que pueden haber procesos necesarios de describir que no están descritos al detalle en la Guía para el PMBOK: Por ejemplo, en el caso de un proyecto donde la seguridad industrial es muy importante, será necesario quizás desarrollar un capítulo especial para este tema. Asimismo, si el proyecto lo permite, se podrían reducir los alcances de algunos de los procesos sugeridos en el PMBOK(r), pero en este caso, ustedes deben de estar preparados para sustentar la razón o razones por las que se ha omitido algún punto exigido por el estándar. (En este Blog hemos publicado un índice de Plan de Proyecto según el PMBOK, ver: http://proyectics.blogspot.com/2008/09/plan-de-gestin-del-proyecto.html .

De la Forma. Por lo general los grupos tienen entre 30 y 40 minutos para realizar sus presentaciones. Esto quiere decir que deben resumir el contenido del trabajo integrador en unas cuantas láminas fáciles de entender. Si es que es imposible reducir un cuadro a una lámina, pueden imprimirla y entregarla al jurado para que pueda seguirla. Asimismo, deben considerar que las láminas deben ser legibles y amigables. Por lo general se recomienda usar los tamaños de texto que vienen estándar en el PowerPoint.
He encontrado una página web excelente sobre Gerencia de Proyectos, que además de ser buena en el contenido es Excelente en la forma. Su autor es un profesor Australiano en Gerencia de Proyectos, llamado Craig Brown. (Ver http://www.slideshare.net/craigwbrown ).



Preparándose para la sustentación. Debido a que la sustentación tomará entre 30 y 40 minutos por grupo, es necesario que se prepare al detalle qué es lo que cada miembro presentará. Si no se coordinan los tiempos puede ocurrir que alguno de los miembros utilice tiempo del grupo, y al final todos pierden.
  • El PowerPoint tiene una "vista" denominada vista de notas, que pueden usar para escribir lo que van a decir. Lo ideal es no leer el texto sino simplemente leyendo los títulos poder acordarse del texto, pero en todo caso, es preferible un alumno que lea del texto a un alumno que tome más de la cuenta en la presentación, o que no se acuerde en el momento de la presentación de las ideas principales.
  • Si van a realizar una presentación con un software especializado, tal como MS Project, asegurarse que la computadora desde donde se realizará la presentación tenga dicho paquete instalado. Para minimizar el riesgo, es buena práctica traer un archivo PDF de lo que se piensa presentar.
  • Es vital que los primeros minutos de cada participación se hayan entrenado. Estos primeros segundos causan la primera impresión ante el jurado por lo que es recomendable evitar titubear, o actuar de manera desordenada. La mejor solución a esta recomendación es: practicar, practicar, practicar. Y practicar de manera grupal.
  • Quizás puede asignarse a uno de los miembros del equipo para que vaya revisando los tiempos utilizados y pueda servir de una especie de líder de la reunión.
  • También se puede proponer que un miembro del equipo haga las veces de "abogado del diablo", para asegurarse que los miembros del equipo puedan responder a distintos tipos de preguntas.
  • Otra recomendación es revisar su lenguaje corporal: acuérdense de mirar a su audiencia. No hay nada peor que un expositor que le da la espalda a su público. Si pueden, graben su presentación y observen su comportamiento.

Los nervios. Es normal sentirse un poco nervioso cuando se va a realizar una presentación. Mi recomendación es que vayan bien preparados, y que además piensen que si tienen en mente que su objetivo es ayudar al jurado a tomar una decisión adecuada, entonces tienen mucho terreno ganado. En general, no vean al jurado como a un enemigo, sino como a un grupo de personas a las cuales ustedes quieren presentar su plan, y contarles de las bondades del mismo.

He encontrado una página web con recomendaciones sobre hablar en público: http://www.masalladelaciencia.es/aprende-a-hablar-en-publico-como-superar-el-miedo-escenico_id21875/introduccion_id266553

Del Dia de la presentación. Se recomienda llegar con anticipación para revisar la disponibilidad de Proyector, Laptop, iluminación adecuada, cables de energía, etc. Asimismo se recomienda traer la presentación y backups de la misma en distintos medios. Asimismo, dejar guardada la presentación en un correo al cual se pueda tener acceso via internet. Si su grupo no es el primero, usted debería presentarse antes que el primer grupo inicie la presentación para verificar que todo esté OK. Deberá de asegurarse que el puntero láser funciona y tiene pilas, que el sistema de sonido funciona adecuadamente, etc. El llegar temprano también puede permitir interactuar con su audiencia y romper la tensión. La puntualidad de TODOS los expositores es VITAL. El llegar tarde le asegurará una mala calificación (si es que logra obtener una).

Buena suerte!.

miércoles, 24 de septiembre de 2008

Trucos y Herramientas Gratis

En la página web de RMC Project Management, se puede encontrar una serie de recomendaciones y trucos que pueden ayudar a los gerentes de proyectos a su proceso de certificación así como a las tareas del día a día. La biblioteca de trucos incluye:

  • White Papter: Los Beneficios Organizacionales de la Dirección de Proyectos (Project Management)
  • Que hace que un Gerente de Proyectos sea exitoso? Parte 1
  • Que hace que un Gerente de Proyectos sea exitoso? Parte 2
  • Trucos para trabajar con equipos virtuales
  • Trucos - El papel del Gerente de Proyectos en los contratos.
  • Trucos para determinar los requerimientos de los clientes
  • Trucos para involucrar a los usuarios finales
  • Trucos para mejorar el desempeño del equipo
  • Trucos para entender la Responsabilidad Profesional y Social
  • Trucos para comunicarse con la Gerencia
  • Nueve cosas que tu jefe debería estar haciendo
  • Ejemplo de Acta de Constitución
  • Como manejar cronogramas no realistas
  • 18 Razones por las que fracasan los proyectos
  • Trucos para seleccionar proveedores
  • Trucos para convertirse en un mejor Gerente de Proyectos
  • Los Beneficios de la Gerencia dde Prfoyectos
  • Trucos para planificar más rápidamente
  • Trucos para el alumno preocupado por su examen de certificación
  • Trucos para sobreponerse a la negatividad
  • Trucos para tratar la rabia en la Gerencia de Proyectos
  • Trucos para maximizar la relación con tu Jefe
  • Dos Métodos para Calcular los Pase hacia Adelante y hacia Atras en un Diagrama de Red
  • Trucos para el desarrollo del Cronograma
  • Trucos para gestionar proactivamente a los Interesados
  • Trucos para probar el valor que tu generas
  • Trucos para evitar las lagunas en temas de riesgos
  • Trucos para resolver problemas comunes en los proyectos
  • Que es lo que los Gerentes de Proyectos desearían que fuese distinto en sus empresas?
  • Porqué es que los gerentes de proyectos (Wimpy) llevan a cabo reuniones para revisar el estado del proyecto?
  • Trucos para definir claramente los roles en el proyecto
  • Tu falta de conocimiento en la Gestión de Riesgos te está afectando negativamente?
  • Como usar el Libro de riesgos para ayudarte a pasar el examen de Certificación PMP®
  • Pamfleto entregado el 23 Septiembre de 2004 en la celebración del 20 aniversario del PMI
  • Cinco Errores en riesgos que pueden arruinar tu carrera (PMI Global Congress Oct 2004)
  • El Código de Ética del PMI®.

La Contingencia..

La palabra Contingencia, generalmente se le asocia con un porcentaje de sobrecostos que aplica el sponsor del proyecto con el fin de proteger al proyecto por posibles riesgos no identificados.

En la tercera edición del La Guia para el PMBOK(r), se usa la palabra contingencia para describir otro tipo de reserva, por lo que pasaremos a aclarar conceptos.

Los proyectos tienen dos tipos de entregables:
  • El producto, servicio o resultado que se producirá como resultado del proyecto.
  • Los entregables requeridos para gestionar el proyecto (informes de avance parciales, informes finales, registros del aseguramiento y control de calidad, etc).

Cuando los miembros del equipo del proyecto preparan los estimados de los costos de los entregables del proyecto y de las actividades del proyecto, por lo general incluyen un plazo o un costo de protección. Este plazo o costo se denomina Reserva de Contingencia.  Esta reserva de contingencia forma parte de la línea base de los costos. Es decir, el gerente de proyectos y su equipo son responsables del cumplimiento de dichos costos.

Asimismo, cuando el equipo del proyecto prepara un plan de respuestas a los riesgos, define cuatro tipos de respuestas (para riesgos):
  • Evitar (o eliminar)
  • Minimizar o mitigar
  • Transferir, y
  • Aceptar. Aceptar tiene a su vez dos variantes: a)La aceptacion pasiva, en la que simplemente se acepta que un riesgo pueda ocurrir, y b)La Aceptación activa, también conocida como Plan de Contingencia, que son las actividades definidas para ejecutarse en caso un riesgo incrementara peligrosamente su probabilidad de ocurrencia o su impacto llegando a tener una importancia para el proyecto. En ese momento de ejecutaría el Plan de Contingencia.  El estimado de los costos de las actividades de los posibles Planes de Contingencia, NO forman parte de la línea de base de los costos. (Aclaración.. En la Tercera Edición de la Guía para el PMBOK, las reservas de contingencia SI formaban parte de la Línea Base de Costos).

Entonces podríamos decir que el costo total del proyecto está dado por los costos de los entregables (ya sea del producto, servicio o resultado, o los entregables de la gestión), más las Reservas de Contingencia, más el costo del Plan de Contingencia.  Este costo es el costo al que se compromete el Gerente del Proyecto.

Ahora, el Sponsor del proyecto recibe dicho costo, preparado por el equipo del proyecto, y analiza diversos temas como:
  • Experiencia del equipo que preparó el presupuesto.
  • Experiencia del equipo de ejecutará el proyecto.
  • Situación del entorno de la organización o del país.

Dicho análisis genera en el patrocinador (o sponsor) una percepción de la incertidumbre que todavía podría existir, es decir, de aquellos riesgos que se intuye que el equipo del proyecto no ha identificado y plasmado en los planes de respuesta a los riesgos. Esta percepción de incertidumbre la convierte en una protección (que en nuestro país se denomina "La Contingencia"), que la Guía para el PMBOK(r) denomina la Reserva de Gestión (Management Reserve).

La palabra Gestión en el término Reserva de Gestión, hace pensar que dicha reserva la aplica el Gerente del Proyecto, cuando en realidad es de responsabilidad del patrocinador del proyecto.

El costo de la Reserva de Gestión NO forma parte de la línea de base de costos del proyecto, pero SI forma parte del presupuesto total del proyecto.



Disparadores de Riesgos (Triggers)


El proceso de identificar los riesgos de un proyecto utiliza como insumos la RBS (Risk Breakdown Structure), que es una lista estructurada de las fuentes de riesgos. La organización debe preparar una RBS por cada tipo de proyectos: Por ejemplo, la RBS de los proyectos de desarrollo de sistemas es distinta que la RBS de proyectos de construcción de edificios.


Los Disparadores de Riesgos (o Triggers), son eventos que se asocian con la posible aparición inminente de un riesgo (u oportunidad). Los Disparadores se identifican durante la sesión de identificación de riesgos, es decir, al identificar los riesgos se describirá, si es posible, aquellos disparadores conocidos.


Ejemplos de disparadores para diferentes riesgos:
Riesgo: Lluvias por encima del promedio durante la ejecución del proyecto.
Disparador: Incremento de la temperatura del mar.
Riesgo: Incumplimiento del cronograma del proyecto.
Disparador: Incumplimiento de hitos a lo largo del proyecto.
Riesgo: Renuncia de personal asignado al proyecto.
Disparador: Inasistencia de personal al lugar del trabajo por motivos de enfermedad.
Riesgo: Accidentes severos en el lugar de trabajo.
Disparador: Incidentes o accidentes leves.

viernes, 19 de septiembre de 2008

Valor Ganado - Que es?

Qué es Valor Ganado?.
Valor Ganado (Earned Value) es un término usado para expresar la cantidad de trabajo realizada en un proyecto, o en partes de un proyecto.

Generalmente el avance se expresa en términos de porcentaje de avance. Por ejemplo, si estamos ejecutando un proyecto, podemos decir que hemos avanzado un 33%. Pero también podemos expresar ese avance en términos del presupuesto original. Es decir, si el presupuesto original para dicho proyecto era de US$ 1'000,000, y si el avance es de 33%, decimos que el Valor Ganado es de US$ 330,000.

El término Valor Ganado, puede generar mal entendidos, debido a que es una traducción de dos términos: Earned, y Value.

El término Value, o Valor, puede tener dos connotaciones:
a) Valor, como expresión de utilidad que algo tiene para un proyecto. Por ejemplo, "la mayor calidad en la pintura generó un mayor valor para el cliente".
b) Valor como cantidad: "el valor del espesor de la pintura es de 0.5 mm".
Cuando hablamos de valor ganado, hacemos referencia a la segunda definición, es decir, valor como cantidad.

El segundo término es "Ganado", traducido del inglés "earned". Earned también tiene dos traducciones:
a) Earned o cuánto se ha ganado: "he ganado 100,000 dólares en el proyecto".
b) Earned o cuánto se ha logrado: "he logrado 200 puntos en el juego".
La palabra Ganado hace referencia a la segunda definición.

Entonces, valor ganado podría traducirse como Monto Logrado (de avance del proyecto).

La Guía para el PMBOK(r), usa la variable EV (Earned Value) para expresar dicho concepto.

Anteriormente (en la versión 2000 de la Guía para el PMBOK(r) ), se usaba la sigla BCWP (Budgeted Cost of work Performed, es decir, Costo Presupuestado del Trabajo Realizado).

domingo, 14 de septiembre de 2008

Plan de Gestión del Proyecto

Este artículo fue publicado en el 2008. Luego publiqué una versión actualizada con la Cuarta Edición de la Guía para el PMBOK(r), que puedes leer aquí..

Plan de Gestión del Proyecto
(Según la Guía del PMBOK® , Tercera Edición.)

La información de este archivo ha sido tomada expandiendo los ítems que constituyen las salidas de los procesos de planificación de la Guía para el PMBOK®, Tercera edición.
En el proceso “4.3 Desarrollar el Plan del Proyecto” define una serie de elementos que debe contener el plan. Estos elementos se amplían a lo largo de la Guía para el PMBOK®. En este documento hemos “expandido” los elementos, para tener en un solo sitio todas las salidas de requeridas en los procesos de planificación. También hemos añadido los elementos que deben contener el plan de gestión de Cronograma y plan de gestión de costos, que están descritos en las introducciones a los capítulos 6 y 7.

Integración
1. Acta de Constitución del Proyecto: (Gestión de la Integración - 4.1.3.1)
2. Definición de los procesos para asegurar la integración de las actividades, que incluya: (Gestión de la Integración - 4.3 Desarrollo del Plan del Proyecto, página 88)
  • Qué procesos de dirección de proyectos han sido seleccionados. En la página 70 de la guía para el PMBOK® se muestra una tabla con los procesos. Es necesario pues escoger qué procesos se implementarán así como decidir si se requiere incluir nuevos procesos. Por ejemplo, en el caso de un proyecto de construcción de una carretera en una zona rural, podría ser recomendable incluir procesos específicos para el tratamiento del medio ambiente, así como procesos para administrar las relaciones con las comunidades aledañas. En el caso de proyectos de sistemas, podría requerirse procesos específicos para la el tratamiento de la seguridad de la información.
  • El nivel de implementación de cada proceso. La guía especifica un número relativamente pequeño de procesos en el área de conocimientos de Gestión de la Calidad. En un proyecto muy complejo, como por ejemplo la construcción de una planta nuclear, sería seguramente necesario tener mucho más detalle en los procesos relacionados con la calidad del diseño y la construcción por tratarse de entregables peligrosos.
  • Descripciones de las herramientas y técnicas que se usarán para llevar a cabo dichos procesos. Por ejemplo: Qué tipo de software se usará para implementar y controlar el cronograma?, qué herramientas se usarán para controlar los procesos de control de calidad para el concreto?, etc.
  • Como se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto
  • Como se supervisarán y controlarán los cambios. Definir los formatos que se usarán para recibir los pedidos de cambio, quiénes podrán pedir o recibir pedidos de cambio, etc.
  • Como se realizará la gestión de la configuración. Por ejemplo, cómo se manejará las diversas versiones de los entregables, y cómo se asegurará que cuando un entregable del proyecto (entregable del producto o de la gestión) cambia, se asegurará que los entregables afectados van a ser revisados para evaluar su impacto.
  • Como se actualizará y usará la integridad de las líneas base para la medición del rendimiento.
  • La necesidad y las técnicas para la comunicación entre los interesados.
  • El ciclo de vida del proyecto seleccionado, y si se tiene múltiples fases, las fases del proyecto relacionadas
  • Las revisiones clave de la dirección acerca del contenido, la extensión y la oportunidad para facilitar la gestión de las polémicas (“issues”) sin resolver y decisiones pendientes.

Alcances
3. Plan de Gestión de Alcance que incluya: (Gestión del Alcance – 5.1.3.1)
  • Un proceso para preparar un enunciado del alcance del proyecto detallado, basado en el enunciado del alcance del proyecto preliminar.
  • Un proceso que permite la creación de la EDT a partir del enunciado del alcance del proyecto detallado, y establece cómo se mantendrá y aprobará la EDT.
  • Un proceso que especifica cómo se obtendrá la verificación y aceptación formal de los productos entregables completados del proyecto.
  • Un proceso para controlar cómo se procesarán las solicitudes de cambio al enunciado del alcance del proyecto detallado.
4. Enunciado del Alcance del Proyecto que incluya ya sea de forma directa o mediante referencia a otros documentos, lo siguiente: (Gestión del Alcance - 5.2.3.1)
  • Objetivos del proyecto
  • Descripción del alcance del producto
  • Requisitos del proyecto
  • Límites del proyecto
  • Poductos entregables del proyecto
  • Criterios de aceptación del producto
  • Restricciones del proyecto
  • Asunciones del proyecto

5. EDT codificado, y mostrando los productos entregables del proyecto (Gestión del Alcance del Proyecto - 5.3.3.2)
6. Diccionario de la EDT (Gestión del Alcance del Proyecto - 5.3.3.3)

Tiempos
7. Plan de Gestión del Cronograma (Gestión del Tiempo - 6. Introducción)
8. Lista de las Actividades del Proyecto (Gestión del Tiempo – 6.1.3.1)
9. Lista de Hitos del Proyecto (Gestión del Tiempo – 6.1.3.3 Lista de Hitos)
10. Diagrama de red del cronograma del proyecto (Gestión del Tiempo – 6.2.3.1)
11. Requisitos de recursos para cada una de las actividades (Gestión del Tiempo – 6.3.3.1)
12. Calendario de Recursos para las actividades (Gestión del Tiempo – 6.3.3.4)
13. Estructura de desglose de recursos. (Gestión del Tiempo – 6.1.3.3)
14. Estimado de la duración de las actividades (Gestión del Tiempo – 6.4.3.1)
15. Cronograma del proyecto ((Gestión del Tiempo – 6.5.3.1)

Costos
16. Plan de Gestión de los Costos que incluya: (Gestión del Costo – 7. Introducción, página 158)
  • Nivel de precisión
  • Unidades de Medida
  • Enlaces con los procedimientos de la organización
  • Umbrales de control
  • Reglas de Valor Ganado
  • Formatos de informe
  • Descripciones del proceso

17. Estimado de los costos de cada una de las actividades (Gestión del Costo – 7.1.3.1)
18. Información de respaldo de la estimación de los costos de las actividades (Gestión del Costo – 7.1.3.2)
19. Curva “S” de los Costos del Proyecto (Gestión de Costos – 7.1.3.1)
20. Necesidades de Fondos del Proyecto (Gestión de Costos – 7.1.3.2)

Calidad
21. Plan de Gestión de la Calidad que indique:(Gestión de la Calidad – 8.1.3.1)
  • Como se controlará la calidad
  • Como se asegurará la calidad
  • Como se llevará a cabo la mejora de los procesos
22. Métricas de Calidad (Gestión de la Calidad – 8.1.3.2)
23. Listas de Control de Calidad (Gestión de la Calidad – 8.1.3.3)
24. Plan de Mejoras del Proceso (Gestión de la Calidad – 8.1.3.4)
25. Línea Base de Calidad (Gestión de la Calidad – 8.1.3.5)

Recursos Humanos
26. Plan de Gestión de Personal que incluya: (Gestión de los Recursos Humanos – 9.1.3.3)
  • Cómo se llevará a cabo la “adquisición de personal”
  • Horarios
  • Criterios de liberación
  • Necesidades de Formación
  • Reconocimientos y Recompensas
  • Cumplimiento
  • Seguridad
  • Cómo y cuando se llevarán las actividades de Desarrollo del Equipo de Proyecto
27. Matriz RACI (Roles y Responsabilidades) (Gestión de los Recursos Humanos – 9.1.3.1)
28. Organigrama del Proyecto (Gestión de los Recursos Humanos – 9.1.3.2)

Comunicaciones
29. Plan de Gestión de las Comunicaciones que incluya: (Gestión de las Comunicaciones – 10.1.3.1) que incluya:

  • Requisitos de comunicaciones de los interesados
  • Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle
  • Persona responsable de comunicar la información
  • Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa
  • Frecuencia de la comunicación
  • Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polémicas (“issues”) que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal
  • Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla
  • Glosario de terminología común

    Entre los atributos del plan de gestión de las comunicaciones se pueden incluir:
    · Elemento de comunicaciones
    · Finalidad
    · Frecuencia
    · Fechas de inicio/ finalización
    · Formato / medio
    · Responsabilidad
Riesgos
30. Plan de Gestión de Riesgos que incluya: (Gestión de los Riesgos – 11.1.3.1)
  • Objetivos del Proyecto
  • Metodología
  • Roles y responsabilidades
  • Preparación del presupuesto
  • Periodicidad
  • Categorías de riesgo (RBS) / Risk Breakdown Structure
  • Definiciones de Probabilidad e impacto
  • Matriz de Probabilidad e impacto
  • Escala de Impacto para los objetivos del proyecto
  • Tolerancias a los riesgos de los distintos interesados
  • Formatos de informe
  • Seguimiento
31. Registro de Riesgos indicando: (Gestión de los Riesgos – 11.2.3.1)
  • Lista de riesgos identificados
  • Lista de posibles respuestas
  • Causas de los riesgos
  • Categoría a la cual pertenece el riesgo
  • Probabilidad de ocurrencia
  • Impacto
  • Importancia (probabilidad x importancia)
32. Matriz de impacto y probabilidad mostrando ubicación de los riesgos dentro de la matriz (cada riesgo debe tener un código único, o ID) (Gestión de los Riesgos – 11.3.3.1)
33. Plan de respuesta a los riesgos indicando, que es básicamente una actualización al registro de riesgos, que puede incluir: (11.5.3.1)
  • Riesgos identificados, descripciones, áreas de proyecto afectadas, sus causas y como pueden afectar a los objetivos del proyecto
  • Propietarios de los riesgos y sus responsabilidades asignadas
  • Listas priorizadas de los riesgos
  • Estrategias de respuestas acordadas
  • Acciones específicas para implementar la estrategia de respuesta elegida
  • Síntomas y señales de advertencia de ocurrencia de riesgos (Trigger)
  • Presupuesto y actividades del cronograma necesarios para implementar las respuestas elegidas
  • Reservas para contingencia de tiempo y coste diseñadas para contemplar la tolerancia al riesgo de los interesados
  • Planes de contingencia y disparadores que provocan su ejecución
  • Planes de reserva para usarlos como reacción a un riesgo que ha ocurrido, y cuya respuesta primaria demostró ser inadecuada
  • Riesgos residuales que se espera que queden después de haber implementado las respuestas planificadas, así como aquellos que han sido deliberadamente aceptados
  • Riesgos secundarios que surgen como resultado directo de la implementación de una respuesta a los riesgos
  • Reservas para contingencias que se calculan basándose en el análisis cuantitativo del proyecto y los umbrales de riesgo de las organizaciones
Adquisiciones
34. Plan de gestión de las adquisiciones, que puede incluir: (Gestión de las Adquisiciones – 12.1.3.1)
  • Los tipos de contratos que serán usados
  • Quién preparará las estimaciones independientes y si son necesarias como criterios de evaluación
  • Las acciones que el equipo de dirección del proyecto puede llevar a cabo por sí mismo, si la organización ejecutante tiene un departamento de adquisiciones, contratación o compras \
  • Documentos de adquisición estandarizados, si fueran necesarios
  • Gestión de múltiples proveedores
  • Coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, como establecer el cronograma e informar el rendimiento
  • Restricciones asunciones que podrían afectar a las compras y adquisiciones planificadas
  • Manejo de los períodos de adelanto (“Ieads”) requeridos para comprar o adquirir artículos a los vendedores, y coordinación de los mismos con el desarrollo del cronograma del proyecto
  • Manejo de las decisiones de fabricación propia o compra y vinculación de las mismas en los procesos de Estimación de Recursos de las Actividades y Desarrollo del Cronograma
  • Determinación de las fechas planificadas en cada contrato para los productos entregables del contrato y coordinación con los procesos de Desarrollo y Control del Cronograma
  • Identificación de garantías de cumplimiento o de contratos de seguros para mitigar algunas formas de riesgos del proyecto
  • Determinación de las instrucciones que se proporcionarán a los vendedores para desarrollar y mantener una estructura de desglose de trabajo del contrato.
  • Determinación de la forma y el formato que se usarán en el enunciado del trabajo del contrato
  • Identificación de vendedores seleccionados precalificados, si los hubieran, que se utilizarán
  • Métricas de adquisiciones que se usarán para gestionar contratos y evaluar vendedores.

    35. Enunciado del trabajo del contrato (Gestión de las Adquisiciones – 12.1.3.2)
    36. Decisiones de fabricación propia o compra (Gestión de las Adquisiciones – 12.1.3.3)
    37. Documentos de la adquisición (Gestión de las Adquisiciones - 12.2.3.1)
    38. Criterios de Evaluación (Gestión de las Adquisiciones – 12.2.3.2)

    Rev. 14 Sept 2008, Félix Valdez, PMP

viernes, 12 de septiembre de 2008

Resumen PM Network Julio 2008

Página 34. Mapeando la Madurez

  • Las organizaciones globales que quieren mejorar los resultados de la última línea y asegurar la ventaja comparativa están tomando los pasos necesarios para madurar en sus prácticas de gestión de proyectos.
  • El entrenamiento puede ayudar a contruir conocimientos en gestión de proyectos e incrementar la madurez de la organización.
  • En regiones menos maduras, las coporaciones frecuentemente tienen problemas entendiendo el valor de la gestión de proyectos --y esa falta de entendimiento puede impedir el crecimiento.

Página 40. Un poquito de cada cosa

  • Los Gerentes de Proyecto deben ser capaces de identificar y ajustarse a las capacidades, estilos de trabajo y características de personalidad de los miembros de sus equipos.
  • Aunque los ejercicios de formación de equipos (teambuilding) son una inversión que vale la pena realizar, estos ejercicios no funcionarán si la organización no posee una cultura de colaboración.
  • El involucrar a los equipos en la etapa de planificación del proyecto no solo hace más facil que el proyecto sea "comprado" por el equipo, pero también ayuda al gerente del proyecto a asignar roles y responsabilidades de una manera más efectiva.

Página 44. Sabiendo

  • El conocer información acerca de la competencia, clientes y tendencias del mercado ayuda a las compañías a tomar decisiones más adecuadas en los proyectos.
  • Las compañías deben recolectar no solo información de la competencia, necesitan un sistema para analizar y responder a los datos.
  • Para evitar ser atraído por las modas, las compañías deben tomar un enfoque holistico, total, a la inteligencia competitiva y buscar información de múltiples fuentes.

Página 54. Con una luz distinta.

  • El Museo Nelson-Atkins, una institución local que existe desde 1933, lanzó unproyecto de $200 millones de dólares que busca expandir el espacio de su galería y ganar el reconocimiento internacional.
  • El nuevo edificio, llamado Block Building, requiere el involucramiento de aproximadamente 30 empresas y tomó ocho años para terminarse--lo que generó grandes retos en el seguimiento de los procesos de gestión de proyecto.
  • Debido a que se usaron materiales y diseños nuevos y no probados anteriormente, el equipo utilizó numerosas maquetas y pruebas.

Página 60. Panorama Mundial: Toronto, Ontario, Canada

  • Conocida como una de las ciudades en el mundo con mayor diversidad cultural, Toronto, Ontario, Canada, ofrece a los gerentes de proyecto la posibilidad de aplicar sus habilidades multiculturales.
  • El futuro en proyectos para Canada puede verse un poco complicado debido a la incertidumbre en la economía de su mayor socio comercial: los Estados Unidos.
  • Las organizaciones que tienen base en Toronto están buscando gerentes de proyectos cuyas habilidades van más allá de las habilidades típicas, y certificaciones típicas.

Página 66. Convirtiendo Verde en Dorado

  • La Torre HSBC en Ciudad de Méjico, se convirtió en el primer edificio en América Latina de ganarse la certificación dorada del U.S. Green Building Council (Concejo Norteamericano para los edificios verdes).
  • En aquellas regiones donde hay pocos proyectos de construcción, los proveedores locales que cumplan estándares de sostenibilidad son difíciles de encontrar.

Página 70. Un cuento de Siete Ciudades

  • Muchas ciudades en todo el mundo están disfrutando de una bonanza económica--gerenando muchas oportunidades para la gestión de proyectos.
  • Diversas organizaciones en China, India y otras naciones en vías de desarrollo son cada vez mas receptivas a métodos de gestión de proyectos.}

El PM Network es la revista que publica mensualmente el PMI (Project Management Institute).

miércoles, 10 de septiembre de 2008

Libros de Project Managment

He creado una página Web donde se encontrarán diversos libros relacionados con la Gerencia de proyectos.



martes, 9 de septiembre de 2008

Registro de Riesgos - Preguntas

¿El registro de Riesgos forma parte del plan de gestión del Riesgo o es un documento aparte que se maneja en los procesos de Riesgos?,
El plan de Gestión de los riesgos (11.1), tiene como salida la metodología a usarse, por lo que podría incluir un formato en blanco del Registro de los Riesgos.
Luego durante la identificación, se irá llenando información en el registro de riesgos, que servirá para preparar el plan de respuestas, que también se incluye en el registro de los riesgos.
Este registro se actualiza periódicamente para reflejar nuevos riesgos identificados, así como cambios en la probabilidad o impacto de alguno de los riesgos, y también ajustar las respuestas.
Que campos puede tener el registro de Riesgos?

ID Proyecto
ID Riesgo
Descripción_De_Riesgo
Riesgo_U_Oportunidad
Código_RBS
Identificado_Por_ID
Probabilidad
Impacto_Objetivo1
Impacto_Objetivo2
Impacto_Objetivo3
Impacto_Objetivo4
Impacto_ObjetivoN
Max_Impacto
Importancia
EstrategiaDeRespuesta
Actividades_De_Estrategia
Fechas_De_Actividades_De_Estrategia
Estado_De_Cumplimiento

Idealmente se tendría que usar una base de datos.

martes, 22 de julio de 2008

Bibliografia sobre Valor Ganado - Earned Value

La siguiente página contiene una excelente bibliografía sobre Valor Ganado...

http://www.suu.edu/faculty/christensend/ev-bib.html

martes, 29 de abril de 2008

Gestion del Tiempo / Time Management

Aqui les dejo una traducción libre que he realizado a la Transcripción de la presentación que hizo Randy Pausch el año pasado, sobre Gerencia del Tiempo.
Espero la disfruten.


Randy Pausch – Gerencia del Tiempo
University of Virginia
Martes, 27 Noviembre 2007
Old Cabel Hall Auditorium

Para más información, ver
http://www.randypausch.com/
© Copyright Randy Pausch, 2007
Trascripción por Friederike Sophie Brand.
Favor de tomar nota que la trascripción puede contener errores de trascripción.

Translation into Spanish: Félix Valdez, Lima, Perú.



Gabe Robins:
Bienvenidos a la Universidad de Virginia. He notado que hay varias personas que vienen de otras ciudades por lo que agradezco que hayan venido.

Somos muy afortunados hoy de tener con nosotros a un amigo y mentor, Randy Pausch. Conocí a Randy en 1992, cuando me convertí en profesor aquí en UVA, y yo tuve la suerte de reconocer la grandeza de Randy desde el comienzo, y su honestidad, coraje y gracias eran muy impresionantes desde aquellas épocas. Como mentor, Randy ha sido una especie de cruce entre Yoda, Capitan Kira y Jim Carrey, y su combinación especial de sabiduría, liderazgo y humor me han enseñado muchas lecciones importantes a lo largo de los años. Randy siempre me dio, y el resto también, consejos honestos que no siempre eran políticamente correctos, o muy amables, pero los aprecio muchísimo ya que como mentor, esto es exactamente lo que tu quieres. Yo le debo mucho de mi éxito a él, y el ha sido el mentor perfecto.

Hay un viejo dicho que dice “el talento hace lo que puede, pero la genialidad hace lo que debe”. Y el genio de Randy ha sido un activo valioso para mi y para muchos, muchos otros a lo largo de los años. Su agudeza nos ha hecho reír muchas, muchas veces, y hasta ahora lo hace. Randy siempre nos recuerda que los que piensan que no se puede tener mucha diversión mientras se obtiene una educación probablemente no sabe nada de ninguna de las dos. Más aún, Randy ha incrementado el nivel de diversión en la educación a una dimensión completamente nueva. Siempre estaremos agradecidos por haber hecho esto y por el excelente valor que ha añadido a nuestras vidas. El impacto de Randy continuará tocando y afectando a mucha gente en todo el mundo en muchos, muchos años por venir.

Y ahora quiero presentar a nuestro decano de Ingeniería, Jim Aylor, que tiene algunas otras cosas más que decir sobre Randy.

Jim Aylor:
Wow. Es realmente excelente ver a todo el mundo aquí, y la escuela de Ingeniería y Ciencias aplicadas está realmente entusiasmada de que ustedes hayan venido a rendir un homenaje a nuestro colega y amigo, Randy Pausch. Entiendo que todos los sitios están totalmente ocupados, por lo que agradezco que estén con nosotros.

Lo que quiero hacer es dar un pequeño resumen sobre Randy. Se que muchos de ustedes conocen dircta o indirectamente pero quisiera hacer un par de anuncios que son especiales para nostros aquí en UVA y en la Escuela de Ingeniería, y en especial en términos de anuncios iniciales de cosas que van a pasar.

Randy recibió su BS en Ciencias de la Computación de Brown University en 1982 y su Ph.D. en Ciencias de la Computación de la Universidad de Carnagie Mellon en 1988. Directamente de CMU, el se unió como profesor en Ciencias de la Computación en la Universidad de Virginia, donde el obtuvo la permanencia (“Tenure”). Durante el tiempo que estuvo en Virginia, el estableció una actividad importante en investigación en el campo general de interacción hombre-computadora. Y quizás lo más importante es que, él fue un educador dedicado y sirvió como mentor de muchos estudiantes y muchos de sus colegas.

Una de las iniciativas más importantes y exitosas mientras que estuvo en Virginia fue el proyecto de software ALICE, una herramienta de diseño de animación computarizada, que ha probado ser muy eficiente en generar la atención de niñas de primaria en temas relacionados con la computación. De hecho, gracias a un acuerdo con Electronic Arts, la nueva versión de ALICE usará personajes tridimensionales y animaciones de The Sims, el juego en computadora más popular de la historia. Este es un logro muy importante de Randy, pero lo que es más importante es que será una contribución inmensa a los esfuerzos para incrementar el nivel de literaria en las Ciencias de la Computación.

De parte de Bob Pianta, decano de la Escuela de Educación y de mi parte, me complace anunciar que el Programa de Liderazgo de Jóvenes Mujeres de la Universidad de Virginia, un programa de mentoría bien establecido en el Centro para la Mujer de UVA (University of Virginia) y la Escuela Curry de Educación, que une a niñas de los primeros años de primaria que viven en riesgo, con mujeres que van a la universidad, con el fin de incrementar su auto estima y habilidades de liderazgo en ambos grupos, está ahora planificando incorporar ALICE en su programa de mentoría a través de un esfuerzo de colaboración con el Departamento de Ciencias de la Computación. Esta iniciativa permitirá tanto a las niñas en estos primeros años de primaria y sus mentoras contraparte en la universidad recibir exposición a conceptos de computación para el diseño de mundos virtuales animados y tridimensionales. Esto impactará en varios frentes importantes, todos muy cercanos al corazón de Randy, incluyendo el fomentar que jóvenes mujeres ingresen a campos de la tecnología, ayudar a grupos en riesgo, y ayudar a generar puentes entre disciplinas. La universidad tiene el honor de incorporar este gran legado de Randy en este emprendimiento tan valioso.

En CMU, Randy co-fundó el Centro para la Tecnología del Entretenimiento (Entertainment Technology Center), una actividad basada en el principio de tener a un tecnólogo y un no tecnólogo trabajando juntos en proyectos que producen artefactos que tienen la intención de entretener, informar e inspirar. El también trabajó por un período en Walt Disney Imagineering. También tengo el placer de hacerles saber que la compañía de publicaciones de Disney, llamada Hyperion acaba de anunciar los planes para publicar un libro sobre Randy denominado “La última Charla” (the Last Lectura) que tendrá como co-autores a Randy y al reportero del Wall Street Journal, Jeff Zaslow.

En todo lo que hace Randy, existe un entusiasmo inspirador y contagiante. Ese espíritu está intacto hoy día, a pesar que él está pasando por un momento difícil. Un esposo y padre de tres niños, Randy es inteligente, alegre y tiene mucho coraje. Le agradezco que haya escogido este día para estar con nosotros y tengo el honor de darle la bienvenida de regreso a la Universidad de Virginia. Y ahora, démosle la bienvenida al Profesor Randy Pausch.

Randy Pausch:
Gracias, muy bueno de tu parte, pero nunca debes darle la propina al mozo antes de recibir la comida.

Gracias, Gabe y Jim, no me imagino estar más agradecido con estas palabras de presentación. Ellos son dos personas que he conocido por largo tiempo, yo enseñé aquí en UVA, amo esta universidad, es un lugar increíble lleno de tradición, historia y respeto, los tipos de cualidades que yo realmente admiro, que yo quisiera ver preservados en la sociedad Americana. Y este es uno de estos sitios que yo simplemente amo por preservar eso. Pienso que el solo el código de honor de la Universidad de Virginia es algo que cada administrador de una universidad debería estudiar y leer y decir: “Por que yo también no puedo hacer esto?” Yo creo que hay muchas cosas que amar en este sitio.

Hoy día yo voy a hablar acerca del tema de la gestión o manejo del tiempo. Las circunstancias, como ustedes saben son un poquito inusuales. Yo pienso que en este momento son una autoridad para hablarles acerca de que hacer cuando te queda poco tiempo. Mi batalla con el cáncer pancreático comenzó hace un año y medio atrás. Le hice la pelea, hice todas las cosas adecuadas pero como dijo mi oncólogo, si tu escogieras una lista, esta no es una de las listas a escoger. El 15 de Agosto, estos eran mis Tomografías (CAT Scan). Puedes ver si revisas, que hay más o menos una docena de tumores en mi hígado y los doctores en aquella oportunidad dijeron, -me encanta como lo dicen: “Te quedan de tres a seis meses de buena salud”. Así es que yo tengo “de tres a seis meses de buena salud”. Bueno, hagamos los cálculos matemáticos: Hoy hay pasado tres meses y doce días. Así es que lo que yo tenía en mi agenda hace tres meses para el día de hoy no era precisamente estar en la UVA. Me complace decirles que nos tratan con quimioterapia paliativa, me van a comprar un poquito más de tiempo, en el orden de algunos meses más si es que eso sigue funcionando. Estoy en perfectas condiciones. Con Gabe en la audiencia, no voy a hacer las planchas, ya que no quiero presumir. Gabe está en realmente buena forma. Pero yo sigo con una relativa buena salud, yo tuve mi quimioterapia ayer, deberían probarla, es lo máximo.

Pero, la pregunta viene a la mente, tengo una cantidad finita de tiempo, -alguna gente dice: “Y porque estás viniendo a dar una charla?”. Hay bastantes razones por las cuales vengo a darles una charla. Una de ellas es que yo dije que vendría a dar una charla. Esta es una razón muy simple. Yo estoy en condiciones físicas para hacerlo. Otra razón es que el venir a la Universidad de Virginia no es como ir a un lugar extraño. La gente dice “No estás pasando todo tu tiempo con tu familia?”. Y al regresar aquí por un día, yo estoy gastando mi tiempo con mi familia metafórica y literalmente ya que lo que ocurre es que –muchos de ustedes deben haber visto estas fotos en la presentación que di, son mi sobrino y sobrinas Chris y Laura. Mi sobrina Laura está en el cuarto año! Aquí en la universidad de Mr. Jefferson. Laura, podrías pararte, para que vean que has crecido? Ahí estás, no podría estar más feliz de verte aquí en esta universidad. La otra persona en esta foto es Chris, podrías pararte para que ven como has crecido?. Ellos han crecido de varias formas, no solo en altura. Ha sido maravilloso ver eso y ser el tío de ellos. ¿Hay alguien aquí en la facultad o estudiantes del departamento de Historia? Alguna gente de historia aquí? Si hay alguien de historia por favor busque a Chris luego de la charla. Debido a que el está en su segundo año en William and Mary y el está interesado en ir hacia un programa de doctorado en Historia y no hay mejores programas de historia que este. Así que yo estoy sirviendo de proxeneta para mi sobrino.. Seamos claros.

¿De que hablaremos aquí hoy? Vamos a hablar acerca de –esta no es el tipo de charla que quizás me has oído dar antes. Esta va a ser una charla muy pragmática. Una de las razones por las que yo acepté regresar y dar esta charla es porque Gabe y otros miembros del profesorado me dijeron que ellos habían tenido tanto valor tangible sobre cómo hacer más, y yo realmente creo que el tiempo es el único artículo (commodity) que importa. Así que esta será una charla muy pragmática. Es una charla para inspirar, en el sentido que los inspirará dándoles algunas cosas concretas que podrían ayudarlos a hacer más cosas con el tiempo finito de ustedes. Voy a hablar específicamente de cómo ponerse objetivos, como evitar perder el tiempo, como tratar con un jefe, --inicialmente esta charla era sobre como tratar con tu consejero en la universidad, pero traté de hacerla más general, así que no está tan enfocada hacia el mundo académico. Como delegar a otras personas, algunas herramientas y habilidades específicas que yo podría recomendarte para que te ayuden a lograr más del día. Y también tratar con problemas reales en nuestras vidas, que son el estrés y el perder el tiempo dejando las cosas para mas tarde (en inglés Procrastination). Si tu puedes evitar esta última, probablemente estás en buenas condiciones.

No necesitas tomar notas. Asumo que si veo que tienen sus laptops abiertas es porque están usando su messenger o correo o algo más. Si estas escuchando música, por favor, por lo menos usa audífonos. Todo esto quedará grabado en mi página web y para hacer las cosas realmente fáciles, si quieres saber cuándo levantar la vista, cualquier slide que tiene una estrella roja son los puntos que tu realmente deberías de asegurarte entender. De manera inversa, si no tiene una estrellita roja, bueno…

Lo primero que quisiera decir es que los Americanos son real, realmente muy malos al tratar el tiempo como una mercancía. Realmente somos buenos tratando el dinero como una mercancía. A nosotros, como cultura, nos interesa el dinero, cuánto gana alguien es un símbolo de estatus, pero realmente no hemos puesto el Tiempo en ese nivel. La gente pierde su tiempo y eso siempre me ha fascinado. Una de las cosas que yo me he dado cuenta es que hay muy poca gente que hace la ecuación entre tiempo y dinero, que son muy, muy equivalentes. La primera cosa que yo empecé haciendo cuando era un profesor era pedirle a mis alumnos de pos grado: “bien, ¿cuánto cuesta tu hora?”. O si ellos trabajaban en una empresa: “¿Cuanto vale una hora de tu tiempo para la empresa?” Lo que muy poca gente se da cuenta es que si tu tienes un salario, digamos que ganas 50,000 dólares al año, probablemente le cuestas el doble a tu compañía con el fin de que tu compañía te tenga como empleado debido a los otros cosos de electricidad, aire acondicionado, iluminación, y otros miembros de apoyo, así que si te pagan 50,000 al año tu le cuestas a la compañía, es decir ellos tienen que vender 100,000 dólares en ventas! Y si tú divides esto por las horas que trabajas, ya tienes una sensación de cuanto cuesta tu hora. Cuando tengas que tomar decisiones del tipo “debería hacer algo así como escribir un software o debería comprarlo o alquilarlo”, el tener en tu cabeza cuanto le cuesta a tu organización tu hora es un elemento que te ayudará a cambiar radicalmente tu comportamiento. Ya que te empiezas a dar cuenta, wau, si yo libero tres horas de mi tiempo y estoy pensando en términos de dólares, esto es un gran ahorro. Así es que empieza a pensar acerca de tu tiempo y del dinero como si fuesen la misma cosa. De hecho, Benjamín Franklin sabía de esto mucho tiempo atrás.

Así es que tienes que gestionarlo y tienes que gestionarlo de la misma manera como manejas tu dinero. Ahora me doy cuenta que no muchos americanos manejan o gestionan su dinero, y esto es lo que hace que la industria de las tarjetas de crédito sea posible. Y aparentemente los préstamos hipotecarios también. Pero la mayor parte de las personas por lo menos entiende –no te miran como si fueras raro si tu dices: “¿Puedo ver tu presupuesto monetario para tu hogar?”. De hecho, cuando yo digo “tu presupuesto para el hogar”, tu puedes presumir que estoy hablando acerca de dinero cuando en realidad el presupuesto del hogar del que yo estoy quisiera realmente hablar tiene que ver el presupuesto de tiempo de tu hogar.


En el Centro para Tecnología del Entretenimiento (Entertainment Technology Center) en Carnegie Mellon, los estudiantes vendrían durante la semana de orientación, y yo les diría: “Este es un programa de maestría, todos están pagando una pensión completa”. Era más o menos $30,000 al semestre, y la primera cosa que yo diría es: “si vas a venir a mi oficina y decir: “no creo que esto cueste 60,000 al año” te boto de mi oficina. Ni siquiera voy a tener esa discusión. Seguro que ellos dirán: “O dios, este Pausch es un idiota”. Y luego ellos estaban en lo correcto!”. Pero lo que yo les continuaba diciendo era: “Debido a que la plata no es importante. Puedes ir y ganar la plata luego. Lo que nunca podrás hacer es recuperar dos años de tu vida. Así que si tu quieres venir a mi oficina y hablar de plata, te boto, pero si vienes a mi oficina y me dices: “no estoy seguro si este es un buen sitio para pasar dos años”, yo voy a hablar contigo todo el día y la noche ya que quiere decir que estamos hablando de lo importante, que es tu tiempo, ya que no lo podrás recuperar.

Mucho del consejo que voy a dar está enfocado para los estudiantes de pre grado –cuántos alumnos en este sitio son estudiantes de pre grado?, levanten las manos. Bien. Todavía están jóvenes. Mucho de lo que voy a decir –como dijeron Hans y Fraz en el Programa Saturday Night Live si eres lo suficientemente viejo: “Escúchame ahora, créeme luego!”. Mucho de esto va a tener sentido luego, y una de las buenas cosas es que Gabe ha ofrecido poner esto en la web. Entiendo que la gente puede ahora ver videos en la web. Así que mucho de esto tendrá sentido luego, y cuando yo hablo acerca de tu jefe, si eres un estudiante, piensa en tu consejero académico, si eres un estudiante del Ph.D. piensa en tu consejero del Ph.D., y si esto lo estás viendo y eres un niño, piensa de esto como que fueran tus padres que son las personas que de alguna manera son tus jefes.

Esta charla avanza rápido y yo voy a hablar mucho de técnicas específicas. No estoy hablando de cosas obvias o perogrulladas. No soy muy bueno en perogrulladas. Las perogrulladas son buenas, pero realmente no me ayudan a lograr algo mañana. La otra cosa es que un buen ladrón vale por diez eruditos. Y de hecho, puedes reemplazar la palabra erudito en esa oración con casi cualquier cosa. Casi todo lo que diré en esta charla está de alguna manera inspirado, que es una manera elegante de decir levantado, de estos dos libros [Cathy Collins: time Management for Teachers, 1987; Career Track Seminar: Taking contrl of Your Work Day, 1990], y yo he encontrado estos libros muy útiles pero mes mejor tenerlos en forma destilada. Lo que yo he hecho ha sido básicamente recolectar las pepitas para tu baño.

Me gusta hablar de la “Hambruna del Tiempo”. Creo que es una buena frase. ¿Hay alguien aquí que siente que le sobra el tiempo?. Muy bien, a nadie, excelente. Me gusta la palabra “hambruna”, porque es un poco como pensando acerca del África. Puedes llevar por avión toda la comida que quieras para resolver la crisis de esta semana pero el problema es sistémico, y tu realmente necesitas soluciones sistémicas. Una solución para la gestión del tiempo que diga “Voy a arreglar las cosas para ti en 24 horas es algo que da risa”, es lo mismo que decir “Voy a eliminar el hambre en África para el próximo año”. Tienes que pensar en el largo plazo y tienes que cambiar los procesos subyacentes fundamentales ya que el problema es sistémico, tenemos demasiadas cosas que hacer y no tenemos el suficiente tiempo para hacerlas.

La otra cosa para recordar es que esto no es solo acerca de gestión del tiempo. Esto suena como un tipo de agua tibia o indiferencia, una charla sobre gestión del tiempo, esto es algo así como remojar la tostada en la leche.. Pero que pasa si la charla es: Como no tener úlceras? Eso sí que llama mi atención. Así que mucho de esto son consejos para la vida. Esto es, como cambiar un montón de lo que estás haciendo y como asignar tu tiempo para que puedas llevar una vida más feliz y maravillosa, y a mi me encantó la presentación donde hablaste acerca de divertirse!. Ya que yo he traído la diversión al ambiente académico, bien, ya era hora!!. Si tu no te estas divirtiendo, para qué hacerlo. Eso es lo que yo quiero saber. La vida es muy corta, y si tu no vas a divertirte.. La gente que dice: “bien, yo tengo un trabajo, y realmente no me gusta”, yo pienso “Bien, podrías cambiar?” “Pero esto toma demasiado trabajo!” – “Tienes razón, deberías seguir yendo a trabajar a un sitio que no te gusta. Gracias. Buenas noches.”.

Así es que el objetivo final es divertirse. Mi hijo intermedio Logan es mi ejemplo favorito. Yo creo que no sabe como no divertirse. No, en serio, todas las cosas que el hace no son divertidas para su mamá o para mí. Pero el se divierte en cada segundo. El no sabe hacer nada más que no sea rápido y lleno. El va a tratar de mantener esa calidad, el es mi pequeño Tigger, y yo siempre recordaré a Logan cuando piense que el objetivo es asegurarte que tu lideres tu vida –Yo quiero maximizar el uso del tiempo, pero ese es el medio, no el fin. El fin es maximizar la diversión.

La gente que ha realizado estudios intensos y realizado seguimiento a personas con videos y otras cosas dice que el trabajador típico de una oficina desperdicia dos horas cada día. Sus escritorios están desordenados, ellos no pueden encontrar sus cosas, pierden sus citas, no se preparan para sus reuniones, no se pueden concentrar. Alguien aquí, que levante la mano, ¿alguna vez ha tenido la sensación que alguna de estas cosas forma parte de su vida? Muy bien, veo que tenemos a todo el mundo!. Así que estos son temas universales y no nos deberíamos sentir avergonzados por estas cosas ya que te atacan a ti, a nosotros, y a mí con toda seguridad.

La otra cosa que quería decirles es que suena un poquito pasado de moda, pero el éxito no va a hacer que manejes mejor tu tiempo. El gestionar mejor tu tiempo te va a hacer exitoso. Si yo he tenido éxito en mi carrera, te aseguro que no es porque soy más listo que todos los otros profesores. Quiero decir, estoy mirando alrededor, y veo a algunos de mis colegas, y veo a Jim Cohoon ahí: No soy más listo que Jim Cohoon. Constantemente miro alrededor en lugares como la Universidad de virginia o Carnegie Mellon, y pienso: “Carambas, esta gente sí que es inteligente”. Y yo sufro. Pero lo que yo creo que hago bien son en las meta habilidades, ya que si vas a correr contra gente que son más rápidos que tú tienes que encontrar la manera más apropiada para optimizar aquellas habilidades que posees.

Hablemos primero de objetivos (goles), prioridades y planificación. En algún momento algo se cruza en tu vida, tu tienes que preguntarte: “Esta cosa que estoy pensando hacer, ¿por que la estoy haciendo? Casi nadie que conozco comienza con el principio más importante: está esta cosa en mi lista de pendientes, donde esta? Ya que si tu empiezas preguntándote algo así como, por que soy.. mis hijos son muy buenos en esto. Esto es, todo lo que yo escucho en mi casa es: Por que? Por que? Por que? Tarde o temprano vas a parar diciendo “Por qué?”, ellos solo van a decir: “Bien, lo haré”. Entonces pregúntate, porqué estoy haciendo esto? Cuál es el objetivo, porqué yo tendré éxito haciéndolo, y aquí viene mi favorito: Qué pasaría si yo no lo hago? Lo mejor en el mundo es cuando tengo algo en mi lista de pendientes, y simplemente digo: No. Nadie se me ha acercado y me ha llevado a la cárcel.

Yo me salvé de ganarme una papeleta la semana pasada convenciendo, muy interesante. Es lo más cerca que he estado a ser una rubia atractiva. Le expliqué al policía la razón por la que nos acabábamos de mudar y todas esas cosas, y el me miró y dijo: “Bien, para un hombre al que le quedan solo un par de meses de vida, tu te ves demasiado bien”. Yo simplemente me levanté la camisa y le enseñé mi cicatriz y le dije: “Si, por fuera luzco bien pero los tumores están dentro.”. El simplemente regresó a su auto y…”. Bueno, esta es una experiencia positiva con la ley para mí.

La policía nunca vino a buscarme porque taché algo de mi lista de pendientes. Esto es algo muy poderoso porque puedes recuperar todo ese tiempo. La otra cosa que hay que tener en mente cuando fijas tus objetivos es, mucha gente se enfoca en hacer las cosas bien. Creo que es peligroso enfocarse en hacer las cosas bien. Pienso es mucho más importante hacer buenas cosas. Si tú haces las cosas adecuadas, es mucho más importante que hacer las cosas equivocadas, de una manera bella. No importa cuánto brillo le saques a la parte de debajo de la baranda. Acuérdate de eso.

Lou Holz tenía una gran lista: La lista de las 100 cosas que Lou Holz quería hacer en su vida. El la revisaba cada semana y decía: Si todavía no estoy trabajando en esas 100 cosas, porqué estoy trabajando en otras cosas? Pienso que esa es una excelente manera de enmarcar las cosas. Hay algo que llamamos la regla 80/20. Algunas veces también le llamamos la regla 90/10, pero lo clave a entender es que hay un número pequeño de cosas en tu vida o en tu lista de pendientes que van a contribuir con la mayor cantidad de valor. Si tú eres un vendedor, el 80% de los ingresos vienen del 20% de tus clientes. Y más te vale que sepas quiénes son ese 20% y gastes todo tu tiempo buscándolos. Ya que de ahí es de donde vienen los ingresos. Tienes que estar dispuesto a decir, esto es lo que va a generar valor y lo otro es lo que no va a generar valor, y tienes que tener el coraje de tus convicciones para decir, entonces voy a agarrar estas otras cosas y las voy a tirar fuera de la borda..

La otra cosa a recordar es que la experiencia viene con el tiempo y es real, realmente valiosa, y no hay manera de cortar caminos. El buen juicio viene de la experiencia, y la experiencia viene del mal juicio. Así es que si las cosas no están saliendo bien, probablemente quiere decir que estas aprendiendo un montón y que mejorarás luego. Esto es, de paso, porqué pagamos tanto en la sociedad americana por personas que son generalmente más viejos pero tienen muchas cosas en su pasado porque estamos pagando por su experiencia porque sabemos que la experiencia es algo que no puedes fingir.

Y tampoco pierdas de vista el poder de la inspiración. Randy está en una charla de una hora y ya hemos mencionado nuestra primera referencia a Disney. Walt Disney tiene muchos dichos famosos. Uno que yo amo es: “Si puedes soñarlo, puedes hacerlo”. Muchos de mis amigos cínicos dicen, bla bla bla, a lo que yo respondo: Cállate la boca. La inspiración es muy importante, y yo te diré porqué: no se si Walt Disney estaba en lo correcto pero te digo esto: si te niegas a soñar, se que no lograrás nada. Así que el poder de los sueños es que ellos nos dan a nosotros un primer paso para llegar a nuestros logros.

Walt no solo era un soñador. Walt trabajaba muy duro. Disneylandia, esto me sigue sorprendiendo porque yo sé un poquito de lo difícil que es armar un parque de diversiones, y ellos construyeron el parque Disneylandia original en 366 días. Esto es, desde la primera lampada de tierra hasta el pago de la primera entrada. Pienso acerca de cuanto tiempo toma hacer algo, digamos, en una universidad del estado?. Por comparación. Es fascinante. Cuando una vez alguien le preguntó a Walt disney, “cómo pudiste hacerlo en 366 días?”, el simplemente dijo: “Usamos cada uno de ellos”. Así es que nuevamente, no hay manera de cortar caminos, hay mucho trabajo duro en cualquier cosa que quieras lograr.

El planificar es muy importante, uno de los clichés de la gerencia de tiempo es: El no Planificar es como planificar el Fracaso (Failing to Plan is Planning to Fail). La planificación se debe realizar a múltiples niveles. Yo tengo un plan cada mañana cuando me levanto y digo, que quiero hacer hoy día, que tengo que lograr esta semana, que tengo que lograr cada semestre, estos son los quantos de tiempo ya que yo soy un académico. Estoy no quiere decir que tengas que cerrarte a estos. La gente dice: “Claro, pero las cosas son tan fluidas! Yo voy a tener que cambiar mi plan”. Y yo te respondo, “Si!, tú vas a cambiar el plan. Pero no lo podrás cambiar, a menos que tengas un plan”. Y la excusa de decir, no voy a hacer un plan porque las cosas podrían cambiar es simplemente la parálisis de: Yo no marcho a las órdenes de nadie. Así es que debes tener un plan, aceptar que lo vas a cambiar, pero debes tener uno ya que es la base con la cual vas a comenzar.

Listas de pendientes (To do Lists). Cuanta gente aquí, yo les pidiera si tienen una lista de pendientes pudieran enseñármela? Muy bien, nada mal. La cosa clave con las listas de pendientes es que tienes que partir las cosas en pasos más pequeños. Yo una vez cuando era un profesor joven en la Universidad de Virginia, puse “Obtener la Permanencia” (Tenure). Esto era muy ingenuo. Yo miré por un tiempo lo que había escrito, y dije: Oh, esto es realmente difícil. No creo que lo pueda lograr. Mis hijos, Dylan y Logan y Chloe, en particular Dylan, están en un edad en la que puede limpiar su propio cuarta, gracias. Pero a él no le gusta, y Chris está riéndose porque yo solía contar esta historia sobre él, pero ahora tengo mis propios hijos para hablar sobre ellos. Dylan vino hacia mí y me dijo: “Yo no puedo arreglar mi cuarto, hay demasiadas cosas”. El todavía ni siquiera es un adolescente y ya está pensando así. Y yo le dije: “Bien, puedes tender tu cama?” – “Claro, puedo hacer eso”. OK, puedes poner tu ropa en la canasta? “Si, puedo hacer eso”. Y luego haces las tres o cuatro cosas, y le puedes decir “Dylan, acabas de terminar de ordenar tu cuarto” - “Yee, limpié mi cuarto”. El se siente bien. El está empoderado! Y todo el mundo está contento. De hecho que yo tuve que gastar más del doble de tiempo ayudándolo, del tiempo que me hubiese tomado, pero esto está bien, y eso es lo que hace un jefe, tu estás haciendo crecer a tu gente, sin importar cuan grande o pequeña sea en ese momento.

Lo último que quiero mencionar sobre las listas de pendientes con respecto a ponerlas a andar es, si tienes un montón de cosas en tu lista de pendientes, has primero las más fea. Hay un dicho que dice: “Si tienes que comerte a un sapo, no te pases el tiempo mirándolo, y si tienes que comerte tres sapos, no empieces con el más pequeño”.

Esta es la lámina más importante de toda mi presentación.

No Vence Pronto
Vence Pronto
Importante
No Importante

Si quieres irte luego de esta lámina, no me voy a ofender, ya que de aquí en adelante ya vamos en bajada. Esto ha sido robado abiertamente, esta es la gran contribución de Steven Covey al mundo, el habla acerca de esto en el libro de los Siete Hábitos. Imagínate tu lista de Pendientes – La mayor parte de gente ordena su lista ya sea “en el orden en que las tengo”, o la ordenan por fecha de vencimiento, que es la manera más sofisticada y útil, pero está muy, muy equivocada. Mirando a la lista de pendientes con cuatro cuadrantes, si tienes un cuadrante con las cosas que son “Importantes, y vencen pronto”, “Importantes y no vencen pronto”, “No importantes y Vencen Pronto” y “No importantes y No vencen Pronto”, cual de los cuatro cuadrantes piensas, superior izquierdo, superior derecho, inferior izquierdo, inferior derecho, en cual de ellos deberías trabajar inmediatamente?. Superior Izquierdo!! Ustedes son un público excelente. Bien. Y cuál creen ustedes que debemos hacerlo al final? Inferior derecho. Es fácil. Esos son los número uno y número cuatro. Pero aquí es donde todo el mundo tiene problemas. Lo que hacemos ahora es que decimos: “Yo haré los número unos, y luego seguiré haciendo los que “Vencen pronto y no son importantes”. Cuando tu los escribes en la lista de cuadrantes, realmente es impactante, yo he visto a gente hacerlo y decir: “Muy bien, es algo que está por vencer pronto y yo sé que no es importante así es que me voy a poner a trabajar en este tema en este momento”. Lo más importante que te puedo enseñar acerca del manejo de tu tiempo es que cuando hayas terminado “Lo importante que vence pronto”, es cuando vienes aquí.

No Vence Pronto
Vence Pronto
Importante
No Importante
1
2
3
4
Tienes que venir a “No vence pronto y es Importante”, y habrá un momento en tu vida en el que dirás: “Hey, esta cosa que está por vencer y no es importante: No la haré! Ya que no es importante!!. Lo dice aquí muy claro en el gráfico!. Y mágicamente, tendrás tiempo para trabajar en las cosas que no vencen pronto pero son importantes con el fin que la próxima semana esta cosa no tenga la oportunidad de llegar hasta aquí porque la maté en la cuna. A mi esposa no le gusta esta metáfora! Pero tu resuelves el problema de algo que vence la próxima semana cuando no estás bajo estrés ya que no es algo que sea para mañana. Y repentinamente tu te conviertes en uno de estas personas que parecen Monje Zen que pareciera que siempre tienen todo el tiempo del mundo porque se han dado cuenta de este secreto.

Papeleo. Lo primero que tienes que saber es que el tener papes en desorden te lleva a generar basura. Terminas con todas estas cosas en tu escritorio, y no puedes encontrar nada, y al momento que miras tu escritorio, tu escritorio te mira y te responde: “Yo soy tu dueño! Tengo más cosas de las que tu puedes hacer! Y hay muchos colores, y cosas sobre mí!. Así que yo creo que es realmente crucial mantener tu escritorio limpio, y dentro de un rato hablaremos sobre donde deben ir los papeles, y tu tienes una cosa sobre tu escritorio ya que ocurre algo así como: “Aja, es un duelo entre este pedazo de papel y YO”. Y generalmente yo gano esa batalla. Uno de los mantras o temas repetitivos de la gestión del tiempo es “toca cada pedazo de papel sólo una vez”. Tomas ese papel, lo miras, trabajas en él, y yo creo que esta lección también aplica al Correo electrónico.

Cuanta gente aquí – voy a asumir que todos tienen una bandeja de entrada de correo electrónico. Cuánta gente aquí tiene más de 20 ítems en su bandeja de entrada? Ajá, estoy en la sala adecuada. Tu bandeja de entrada no es tu lista de pendientes. Mi esposa sabe que yo necesito tener mi bandeja de entrada limpia. Algunas veces esto quiere decir simplemente archivando los correos y poniendo algo en mi lista de pendientes. Recuerda, la lista de pendientes se ordena por importancia, pero alguien aquí tiene un programa de correo donde tu puedas presionar un botón para “Ordenar por Importancia”?. Es impresionante que la gente que construye software que es algo tan importante en nuestras vidas no se ha dado cuenta. Y esto no es una cachetada para una empresa en particular. Creo que a todas las empresas se les ha pasado. Lo encuentro fascinante. Debido a que la mayor parte de gente que conozco tiene esta bandeja de entrada – y yo les tengo que preguntar a ustedes: “cuantos aquí tienen más de 100 ítems en su bandeja de entrada? Oh, yo no voy a seguir preguntándoles e incrementando el número porque me voy a deprimir!. Tú realmente deberías ir cada ítem de tu bandeja de entrada, mirarlo y decir: Lo voy a leer en este momento o lo voy a archivar y poner una nota en mi lista de pendientes. Esto es algo crucial ya que si no lo haces, cada vez que vas a leer tu correo electrónico, vas a estar empantanado, y esto es tan malo como tener mucho papel en tu escritorio.

[Randy muestra una foto en la que aparece él y su esposa en el día de su matrimonio]. Ustedes estarán pensando, qué encabezado va con esa foto. Un sistema de archivo es absolutamente esencial. Yo lo sé porque estoy casado con la mujer más maravillosa en el mundo, pero ella no es nada buena archivando. Pero ella lo es ahora!. Porque luego que nos casamos y nos mudamos a vivir juntos y resolvimos los problemas típicos de las parejas, yo dije: “Tenemos que tener un lugar donde poner nuestros papeles, y debe estar en orden alfabético”. Y ella respondió: “Eso me parece un poquito compulsivo..” Y yo le respondí “Bien, amor..”. Me fui a IKEA (tienda de muebles) y me compré este estante inmenso con un montón de cajones, que a ella le gustó, y el tener un sitio donde poner nuestros papeles de manera alfabética hizo maravillas para nuestro matrimonio. Porque nunca ocurrió un diálogo como “Amor, donde pusiste los bla bla bla?”. Y nunca hubo peleas porque alguien puso un papel en un sitio inesperado, había un lugar esperado para dicho papel. Cuando buscabas una receta importante o lo que sea, lo encontrábamos, y eso ha sido algo muy bueno para nosotros. Pienso que los sistemas de archivo entre grupos de personas, ya sea un matrimonio o una oficina son cruciales, pero aunque sea un sistema sólo para ti, el tener un sitio donde sabes que puedes poner algo, es mucho mejor que estar toda una hora diciendo: “Donde estará? Se que es azul… y yo estaba comiendo algo cuando lo leí”. Quiero decir, eso no es un sistema de archivo, es una locura.

Mucha gente me pregunta: “Randy, y tu que hablas tanto, me puedes decir cómo es tu escritorio?”. Y mi esposa seguramente diría que esta foto que estoy mostrando es la foto de su escritorio pero la que muestra para una presentación”. [ver foto más abajo]. Lo importante aquí es que yo soy un fanático de las computadoras así que yo tengo mi escritorio hacia la derecha, y tengo mi estación de trabajo a la izquierda. A mi me gusta tener mi escritorio al frente de una ventana, siempre que puedo. Esta es una foto antigua, estos monitores han sido reemplazaos por LCDs pero yo dejo la foto antigua porque el tema crucial es, no importa si son de alta tecnología o no, lo importante es tener mucho espacio de pantalla. Muchas personas han estudiado esto. Cuanta gente aquí tiene más de un monitor en su computadora?. Bien, no está nada mal. Estamos llegando a donde queremos, y está empezando a pasar. Lo que me he dado cuenta es que puedo ir de tres a dos monitores, pero de ninguna manera de dos a uno. Hay demasiadas cosas, y como alguien dijo alguna vez, es la diferencia entre trabajar en un escritorio grande y el tratar de trabajar en la mesita del avión. En principio, la mesita del avión es lo suficientemente grande para todo lo que tu necesitas hacer. Lo único malo es que en la práctica es demasiado pequeña. Así es que tener múltiples monitores es muy bueno, y te voy a mostrar en un momento lo que yo hago con cada uno de ellos. Yo creo en esto de tener múltiples monitores, nosotros creíamos en esto desde hace mucho tiempo. Esta es una foto de mi grupo de investigación [muestra foto], nuestro laboratorio hace muchos años, en Carnegie Mellon, y ahí está Caitlin Kelleher, que ahora es Dr. Kelleher, gracias, y ella está en la Universidad de Washington en St. Luis haciendo cosas maravillosas. Pero nosotros teníamos a todo el mundo con tres monitores y el costo de un monitor es absolutamente trivial. Si tu calculas el costo de adicionar un segundo monitor al costo anual de un empleado, seguro que es menos de el 1%. Así que porqué no lo harías? Una de mis recomendaciones para ti hoy día es que vayas donde tu jefe y le digas: “Quiero un segundo monitor. Simplemente no puedo trabajar sin un segundo monitor, Randy me dijo que te dijera esto.”. Debido a que esto incrementará tu productividad y todas las computadoras pueden manejar dos monitores, entonces, porqué no hacerlo?.

Que es lo que hago con mis tres monitores? A la izquierda está mi lista de Pendientes, que contiene una mezcla de cosas. Cada uno tiene sus ideas, mi sistema es que yo simplemente ponto un número del 0 al 9 y lo uso con un editor que puede ordenar mi lista de pendientes por este número, pero el tema clave es que está ordenado por prioridad.

En el medio está mi programa de Correo. Toma nota que la bandeja de entrada está vacía. Yo me esfuerzo mucho, duermo mejor si es que voy a dormir con la bandeja de entrada vacía. Cuando mi bandeja de entrada comienza a llenarse de cosas, me pongo de mal humor, así es que mi esposa me llama y me dice: “Pienso que tienes que limpiar la bandeja de entrada”.

La tercera pantalla tiene mi calendario. Esta foto es de unos años atrás, y muestra cómo eran mis días antes, llenos de citas. No me importa que tipo de software uses, no me importa que tipo de calendarios, no me importa si usas papel o computadora, cualquier cosa que funcione para ti, pero deberías tener algún tipo de sistema donde tu puedas saber que es lo que vas a hacer el próximo martes a las dos de la tarde. Ya que aunque puedas vivir tu vida sin eso, estás usando mucho de tu cerebro para recordar todo eso. Yo no se si te pasa a ti, pero yo no tengo suficiente cerebro para usarlo en cosas que el papel o la computadora pueden hacerlo por mi.

De regreso a la vista general. En el escritorio a la izquierda, acerquémonos un poquito, miremos, yo tengo aquello, y lo único en lo que estoy trabajando en el momento, también tengo un teléfono con parlante –esto es crucial. Cuanta gente tiene un teléfono con parlante en sus escritorios? Bien, no está mal, pero hay mucha gente que no lo tiene. Los teléfonos con parlante son casi gratis, y en mi caso paso mucho de mi tiempo en “espera”, y esto se debe a que vivo en la sociedad americana donde tengo que escuchar mensajes del tipo “Tu llamada es sumamente importante para nosotros. Observa, mientras que mis acciones son cognitivamente disonantes con mis palabras”. Es como la peor relación más abusiva que pueda existir en el mundo. Imagínate a un tipo que te llama para salir en la primera cita contigo, te da un beso en la boca y te dice: “Amorcito, te amo”. Esto es más o menos lo que ocurre con los servicios al cliente modernos vía telefónica. Pero lo grandioso sobre el teléfono con parlante es, simplemente presionas un botón y marcas, y te pones a hacer algo más, y si toma siete minutos, toma siete minutos, y lo puedo tomar como alguien que está poniendo música de ambiente en mi oficina. Bueno por ello. También me parece importante tener un cronómetro en el teléfono, para que cuando ellos te respondan, por decir a una llamada a la India, les puedas responder: “Muchas gracias por atenderme, por cierto, si ustedes mantienen registros de las llamadas, deben saber que me han tenido esperando siete minutos y medio.” Y no se los dices molesto, solo les dices “presumo que tú estás supervisando este tipo de cosas”, y tu no te molestas, así que ellos tampoco se pueden molestar contigo, pero se van a sentir realmente culpables. Y eso es bueno, quieres que se sientan culpables. Un teléfono con parlantes es algo bueno. Yo pienso que mi teléfono con parlante es el bien más preciado que te puede ayudar a disminuir el estrés. Si yo dictara cursos de Yoga y meditación, yo diría, hagan toda la yoga y meditación que me parece excelente, pero todos deberían tener un teléfono con parlante.

Qué más hay al lado del teléfono con parlante? Hablemos por un momento sobre teléfonos. Pienso que el teléfono es un gran generador de pérdidas de tiempo, y yo pienso que debes mantener tus llamadas de negocio muy cortas así que te recomiendo que te pares durante tus llamadas de negocio. Muy buen ejercicio, y si te dices a ti mismo: “No me voy a sentar hasta que no se acabe la llamada”, te vas a sorprender de cuán rápido eres.

Empieza indicando los objetivos de la llamada: “Hola Susy, soy Randy, te llamo porque tengo tres cosas que quisiera lograr”. Ya que cuando tienes una agenda que cumplir y has logrado las tres cosas, puedes decir, “Excelente, esas eran las tres cosas que tenía, ha sido un placer hablar contigo, con gusto hablaría nuevamente contigo, chau”. Bum, ya estas fuera del teléfono.

Cualquier cosa que hagas, no levantes los pies. Si levantas los pies, todo se acaba. Y el otro truco es, pon algo sobre tu escritorio que sea algo que realmente quieras hacer luego de la llamada, así que la llamada telefónica en vez de ser: “wow, yo podría colgar y hacer algo de trabajo..mmm.. O yo podría seguir charlando.”. Usualmente la persona que has llamado, ellos querrán seguir charlando también. Aquí es donde viene el gastador de tiempos de la oficina, y si eres un estudiante de pos grado…. Bien, si eres un estudiante de pos grado, sabemos de sobre sobre perder el tiempo.. El tener algo que realmente quieres hacer es una gran manera de soltar rápidamente el teléfono, así es que debes entrenarte.

El colgar el teléfono es muy difícil para muchas personas. Yo no sufro de abundancia de cortesía. Mi hermana, que me conoce por mucho tiempo, se está riendo. Cuando yo quiero colgar el teléfono, quiero colgar el teléfono. Ya terminé. Y lo que digo es: “Me encantaría seguir hablando contigo, pero tengo algunos estudiantes que me están esperando”. Soy un profesor. Así es que en algún lado seguramente que deberían haber estudiantes esperantos. Deberían.

Algunas veces te cruzas con alguien de tele mercado. Esto es raro, porque mucha gente es tan cortés —yo no tengo ningún problema con los que llaman para hacer tele mercado, yo solo les sigo la corriente. Si trabajas en telemercadeo y llamas a mi casa, te has equivocado. “Si, puedo hablar contigo en este momento, pero porqué no me das el teléfono de tu casa y yo te devuelvo la llamada a la hora de la comida?”. Seinfeld hizo un excelente show sobre este tema. O si quieres hacer algo un poco mejor puedes decir: “Me encantaría hablar contigo, pero primero, yo tengo algunas cosas que quisiera venderte”. La parte graciosa es que, ellos nunca se dan cuenta que te estas burlando de ellos.. Pero si tienes que colgarle a alguien de tele mercadeo, lo que debes hacer es colgar mientras hablas. “Que bueno, yo pienso que esto es muy interesante y a mi me encantarí….” Quiero decir, hablando de modestia! Colgándote el teléfono a ti mismo!. Y si ellos se dan cuenta, y simplemente te vuelven a llamar, simplemente no contestes. De aquí a diez años, todo lo que la gente recordará de esta charla es el colgarle el teléfono a uno mismo.

La otra cosa es, agrupa tus llamadas por teléfono. Llama a la gente antes de almuerzo o antes del final del día. Debido a que ellos tienen algo que hacer, evitarán las charlas interminables contigo. Así que me he dado cuenta que el llamar a las 11.50 es una excelente forma de tener una conversación telefónica de 10 minutos. Debido a que, francamente, tu puedes pensar que eres interesante, pero no eres más interesante que un almuerzo. Yo me he convertido en alguien obsesionado en el uso de los teléfonos y del tiempo de manera productiva así es que pienso que todo el mundo debería tener algo como esto: [se pone un par de audífonos]. No me importan las modas, así que yo no tengo Bluetooth, y uso este horrible audífono: “Hola, soy July de Time Life!”. Pero lo que esto permite hacer en especial ahora que vivo el caso límite, yo tengo que hacer cosas, y no tengo mucho tiempo. Así es que yo tengo una hora al día cuando hago mis ejercicios en mi bicicleta, y aquí me pueden ver en mi bicicleta y si ven con cuidado pueden observar que estoy con mis audífonos, y tengo mi celular. Y por una hora al día, yo monto mi bicicleta por mi barrio. Este es el momento que la paso al teléfono y ejercitándome y no es un momento que me han quitado de mi esposa y de mis hijos. Uno puede hablar y montar bicicleta a la vez. Impresionantes las habilidades que tengo. Funciona mejor en climas calientes pero yo me he dado cuenta que el usar un audífono me permite hasta ir por la casa, puedes usar tu audífono, doblar la ropa, es un “dos por uno” absoluto. Yo pienso que los teléfonos deberían tener audífonos y alguna vez tendremos un implante y esto ya no será un tema preocupante.

¿Qué más hay en mi escritorio? Tengo un sello con mi dirección porque ya me cansé de estar escribiendo mi dirección de remitente, tengo una caja de Kleenex. En tu oficina en el trabajo, si eres un profesor, tienes que tener una caja de Kleenex. Debido a que.. Jim se está riendo! Por lo menos, si enseñas de la manera que yo enseño… Vas a tener alumnos llorando en tu oficina!. Y lo que me ha servido para desactivar mucho de esto es escribir algo así como “Curso Computación 522” o algo por el estilo sobre la caja de Kleenex. Yo les entrego un Kleenex y a la vez que les doy el Kleenex, le doy la vuelta a la cajita para que vean, y les digo “Ah, si, esto lo tengo reservado para la clase. No estás solo.”. Así es que tener un Kleenex es muy importante.

Y también Tarjetas de Agradecimiento. Ahora les voy a hacer una pregunta vergonzosa, y no lo hago para burlarme de ustedes, solo para ver qué ocurre. Levanten las manos aquellos que han escrito una nota de agradecimiento que no sea Quid Pro Quo (favor con favor se paga), no me refiero a “Oh, tu me regalaste algo, y yo te envío una nota de agradecimiento”. Me estoy refiriendo a una nota de agradecimiento, física, escrita con lapicero. No un correo electrónico. Un correo es mejor que nada pero, [levantando la frecuencia de la voz], pero mes mucho mejor que nada. Cuantos de ustedes han escrito una nota de agradecimiento en la última semana? No está mal, yo tengo un mejor puntaje que ustedes porque estamos en UVA (University of Virginia). La caballerosidad no ha muerto. Cuánta gente en el último mes? Cuánta gente en el último año? El hecho que hayan un número pequeño de manos levantadas quiere decir que seguro que sus papás están diciendo “Uy, y este es mi hijo…”. Las notas de agradecimiento son muy importantes. Son una manera muy tangible de decirle a alguien, cuánto aprecias las cosas. Yo tengo aquí conmigo notas de agradecimiento porque voy a escribir algunas al fin del día a algunas personas que han hecho cosas buenas para mí recientemente y tu dices “O cielos, tienes tiempo para esto?” y yo digo “Si, tengo tiempo para esto, porque es importante”. Hasta en el estado en que me encuentro, yo buscaré un tiempo para escribir notas de agradecimiento a la gente. Y aunque tu seas un desgraciado, bastardo, deberías también escribir notas de agradecimiento. Debido a que te hace tan especial o raro, que cuando alguien recibe una nota de agradecimiento, se acordarán de ti. Parece que el único lugar donde las tarjetas de agradecimiento se toman en serio es cuando la gente tiene entrevistas para trabajos. Ellos algunas veces escriben tarjetas de agradecimiento a los reclutadores, que creo que es un signo de desesperación por parte del recién graduado. Pero las tarjetas de agradecimiento son algo maravilloso, y yo sugeriría a cada uno de ustedes que vayan a su librería favorita y compren un paquete de tarjetas de agradecimiento, y lo pongan sobre su escritorio, para que cuando sea el momento necesario, las tengan a la mano. Yo dejo mis tarjetas de agradecimiento sobre mi escritorio, a la mano.

Tal como lo dije anteriormente, el agradecimiento es algo que puede ir más allá de las tarjetas. Cuando yo obtuve mi permanencia aquí, llevé a todo mi equipo de investigación a Disneyworld, todo pagado por mí, por una semana completa. Yo soy un creyente en los grandes gestos, pero también fue muy divertido, yo también quería ir.

Qué mas? Tengo una bandeja para reciclado de papel, y esto es bueno porque ayuda a salvar al planeta pero también me salva el trasero. Cuando tengo un pedazo de papel que estaría botando a la basura, lo pongo en la bandeja de reciclado, y en un par de semanas se llena y lo envío a otro lado. Lo que realmente he creado es una especie de “papelera de reciclaje” del Windows o Macintosh donde puedes botar las cosas y luego recuperarlas –funciona muy bien en el mundo real también!!. Y una vez al mes seguro que termino buscando un recibo o algo que pensé que no iba a necesitar pero que súbitamente necesito, así que la bandeja es algo conveniente. Yo sospeché que si estuviese dando esta charla dentro de diez años, yo diría que lo pongas en el auto scanner ya que yo pienso que sería inconcebible que dentro de diez años –y es más, pienso que dentro de diez años no vamos a tener tanto papel en nuestras manos. Pero si hubiera papeles, seguramente que lo pondríamos en este aparato sobre nuestro escritorio y “zzzzz” el escritorio haría un ruido y lo escanearía automáticamente ya que tocó mi escritorio. Este tipo de cosas no son tan difíciles de hacer. Así es que pienso que va a ocurrir.

Y por supuesto tengo una libreta de direcciones. Tengo una libreta de notas. No puedo vivir sin los Post-it . Y con la vista del perro afuera, cuando miro por la ventana. Porque el perro me recuerda que debería estar jugando con él. Cuando me casé, me casé con una familia. Tengo una esposa y dos perros hermosos. Y aquí está el otro tema. Me podrían ayudar con una discusión que tuve con mi esposa? [Muestra una foto de [el sentado en su sillón, con el perro sentado sobre él]. Levanten las manos para ver, cuántos de ustedes dirían “el perro está sobre el sillón”. Nadie. Gracias, Gracias. Porque al perro no se le permitía subirse al sillón. Y mi esposa vino un día… Total, gracias por estar de acuerdo conmigo, me hace sentir muy bien. Así es que el perro es maravilloso. Los perros pueden haberse ido pero se quedan en nuestros corazones y nuestras memorias, y yo pienso en ellos cada día y todavía son parte de mi vida.

Yo les he hablado sobre mi oficina, sobre como hago cosas, y esta no es la única manera. Una de mis mejores asistentes que he conocido, que se llama Tina Cobb, tiene un sistema realmente diferente, ella lo desparrama todo. Si piensas un poquito, hay un método en su locura: Cada cosa está a una distancia de un brazo desde donde ella se sienta. Es como un pulpo. Ella lograba hacer tantas cosas y yo nunca le voy a pedir a alguien que cambie su sistema si su sistema funciona. Tina era mucho más eficiente que yo, así que yo solo le decía, haz lo que funcione para ti, y cada uno tiene que encontrar el sistema que le funcione, pero tienes que pensar: “qué me hace más eficiente?”.



Hablemos sobre la logística en la oficina. En la mayor parte de oficinas la gente va a la oficina de la otra persona y comienza a chupar la vida de la otra persona. Si tu tienes una gran silla cómoda en tu oficina también podrías echarte mantequilla sobre todo tu cuerpo y salir desnudo en el bosque para que los animales salvajes te ataquen. Lo que quiero decir. Haz que tu oficina sea cómoda para ti y opcionalmente cómoda para los demás. Así que no tengas sillas cómodas. Yo solía tener sillas plegables en mi oficina, dobladas contra la pared. Así que la gente que quiere venir y hablar conmigo pueden quedarse parados. Y yo también me paraba ya que la reunión iba a ser realmente rápida porque lo que queríamos era sentarnos!. Pero, si parecía que necesitábamos un poquito más de tiempo yo iba y abría una de las sillas, soy un caballero!. Algunas personas hacen algo un poco distingo, ellos tiene la silla ahí pero le cortan un par de pulgadas a las patas de adelante así es que todo el tiempo estás resbalándote. Yo no fomento este método, pero me pareció un método muy ingenioso la primera vez que lo ví.

Programándote. Los verbos son importantes: Tu no ENCUENTRAS tiempo para las cosas importantes, tu lo CREAS. Y creas tiempo al elegir el no hacer otras cosas. Hay un término que usan los economistas que todo el mundo debería tener cerca de su corazón, y este término es: “Costo de oportunidad”. Lo malo acerca de hacer algo que no tiene valor no es que sea malo haberlo hecho. El problema está en que una vez que gastas una hora en hacerlo, esta es una hora que no podrás volver a gastar de otra manera. Y esto es importante. Cómo te mantienes alejado de aquellas cosas que chupan el tiempo de tu vida? Tienes que aprender a decir NO. Es excelente, mi hija menor Chloe está en una edad en la que NO es su nueva palabra, que aprendió hace un par de semanas. Y ahora todo es NO. No No No No No. Y Si ella fuera a dar la charla y yo le preguntara “ella va a dar la charla?” ella respondería “NO, ella está jugando en casa”.

Pero odiamos decir “NO” ya que la gente nos pide ayuda y nosotros queremos ser buenos, así que les voy a enseñar una manera suave de decir “No”. La primera es: “Estoy atorado, pero quisiera ayudarte, no quiero dejar de ayudarte, así es que si nadie da un paso adelante, yo haré esto para ti”. O “Yo te ayudaré si es que tienes problemas serios, pero debes de seguir buscando a alguien más”. Y ahí aprenderás sobre la personalidad de la otra persona porque si ellos dicen “Excelente, encontré a mi punto”, y ellos dejan de buscar a otra persona están abusando de su relación. Pero si ellos dicen: “Excelente, mi nivel de stress se ha reducido a cero, porque ahora sé que ya no tendré un desastre y seguiré buscando a alguien para quien esto sea menos que algo impuesto”. Esta persona es quien recibirá una gran cantidad de apoyo.

Cuando estudiaba en el pos grado, organizamos una fiesta de mudanza con cuatro personas, muchas fiestas de mudanza, cargar objetos pesados, teníamos cuatro personas, deberíamos de haber tenido doce. Fue un día largo. Luego de esto, yo definí una nueva política, yo dije, de hoy en adelante, cuando alguien diga: “Me ayudas a mudarme?” yo respondería “Cuántas cosas tienes para mudar?” Y ellos me respondían y yo decía algo como “me suena como trabajo para ocho personas. Si me das los nombres de los otros siete que van a estar, yo estaré ahí.”. Y nunca más tuve una fiesta de mudanza que duró 14 horas, en enero en Pittsburg.

Todo el mundo tiene sus malos momentos. Lo bueno de la gerencia de tiempo es, encuentra tu tiempo creativo y defiéndelo con los dientes. Úsalo por tu cuenta, solo, quizás en tu casa si es que es necesario. Pero defiéndelo con rudeza. La otra cosa es, encuentra tu tiempo muerto. Programa tus reuniones, llamadas por teléfono, ejercicios, cosas mundanas, pero has cosas en los momentos donde no necesitas estar en el pico. Todos tenemos esos momentos. Y los tiempos no son intuitivos. Yo he descubierto que mi tiempo más productivo es entre las 10 de la noche y la media noche que es realmente raro para mí, pero parece que tengo ese arranque de energía antes del final.

Hablemos ahora de las interrupciones. Hay personas que miden este tipo de cosas y tienen cronómetros y lo que han descubierto es que una interrupción toma típicamente entre 6 y 9 minutos, pero luego hay un período de 4 a 5 minutos de recuperación para llevar nuevamente a tu mente a lo que estabas haciendo. Y si estabas haciendo algo como la creación de software, nunca vas a llevar tu cerebro a donde estabas, el costo puede ser infinito. Pero si tu haces los cálculos matemáticos, cinco interrupciones te toman una hora completa. Así es que debes encontrar las maneras de reducir tanto la frecuencia como la duración de las interrupciones. Uno de mis favoritos es: Convierte llamadas telefónicas en correo electrónico. Si llamas a mi oficina en Carnegie Mellon, te dice: “Hola, Soy Randy, por favor envíame un correo”. Otra vez, presumo que todos aquí tenemos correo electrónico, cuanta gente aquí, cuando aparece en tu computadora y suena “ding”, ú otro sonido? Todavía tenemos gente haciendo eso? –Que diablos pasa con ustedes? Me encanta el hecho que los científicos de la computación no saben nada de nada y por años y años los paquetes de correo siguen haciendo “ding” cada vez que recibes un correo electrónico, así que tenemos una tecnología especialmente diseñada para reducir interrupciones y la hemos convertido en un generador de interrupciones. Así es que simplemente apágalo. El tema con el correo electrónico es que tu tienes que contestarlo cuando tu quieres, y no estás sentado como el perro de Pavlov diciendo “Oh, quizás reciba otro e-mail”.

De la misma manera, debes de tratar no interrumpir a otras personas. Yo guardo cosas y yo tengo cajas para Tina o para las reuniones de mi grupo de investigación, y una vez por semana, o cuando la caja se llena, yo camino al otro lado del pasillo e interrumpo una vez a la persona y le digo: “Aquí tienes las ocho cosas que tengo para ti”.

¿Cómo reduces las cosas? Debido a que la gente siempre quiere gastar más tiempo que el que tú quieres gastar. Cuando quieres decir, mira, alguien te interrumpe y te dice: ¿“tienes unos minutos?” y yo les respondo: “Bien, estoy en la mitad de algo en este momento”. Esto les dice: “Estoy interrumpiendo, y voy a hacerlo rápido, pero voy a regresar a eso”. O tu puedes decir: “Yo solo tengo cinco minutos. Lo grande acerca de eso es que luego tu tienes el privilegio de extender el tiempo si es que quieres. Pero cuando se acaban los cinco minutos, tu dices: “bien, Yo dije al inicio que tenía cinco minutos y yo realmente tengo que irme”. Así que es una manera socialmente aceptable de recortar el tiempo disponible para la interacción”.


Si alguien está en tu oficina, y no la capta, --y ahora no estoy diciendo esto como un profesional de las ciencias de la computación, yo tengo una cantidad inmensa te tiempo y oportunidad para interactuar con gente que no tiene habilidades sociales… Pero si tienes a alguien en tu oficina que no la capta, lo que haces es, te levantas, caminas hacia la puerta, les agradeces, de alguna manera esto forma parte del proceso, les agradeces, y les das la mano. Y si todavía no se dan cuenta, y eso seguramente que te asegura que estás tratando con alguien de mi tribu, simplemente tomas el pasillo, y sigues caminando.

Lo que he encontrado es que la gente no le gusta cuando miras tu reloj cuando les estás conversando, así es que lo que yo hago es, pongo un reloj en la pared detrás de ellos, que está fuera de los ojos de ellos, y yo puedo simplemente dar una mirada de reojo cuando necesito saber que hora es. Es una manera sencilla de tener información sin ser rudo con ellos.

Diarios de tiempos. El tiempo es un commodity, tu deberías de darte cuenta donde se está yendo tu tiempo. Debes de supervisarte y actualizarlo a lo largo del día. Tu no puedes esperar al fin del día y decir: “Qué es lo que yo estaba haciendo a las 10.30 a.m.?, ya que nuestras memorias no son tan buenas. Entonces qué es lo que haces? – y yo realmente quisiera que la tecnología dentro de los próximos cinco años sea tan buena que se creen archivos automáticos del uso de nuestro tiempo o por lo menos un faccímil, pero hasta ese momento, tenemos que monitorearnos.

Eso es lo que sería un diario en blanco. Los detalles no son importantes pero el tema clave es que, cuando lo llenas tienes una serie de categorías y de las cosas que estabas haciendo, puedes hacerlo de manera muy informal, pero realmente vas a tener una gran cantidad de datos de donde se fue tu tiempo. Y esto es casi siempre muy diferente. Cualquiera que haya hecho un presupuesto, tu lo miras y dices: “Wuau, no sabía que gastaba tanto en lavandería”. O restaurantes, o lo que sea. Is siempre una sorpresa fascinante.
Y tú siempre gastas más de lo que crees. Pero con presupuestos de tiempos, tu te das cuenta que el tiempo se va en cosas muy distintas a lo que pensarías.


El mejor ejemplo de esto son los relojes de tiempo del ganador del premio Turing Fred Brrok. El es un excelente científico de computación pero el también tiene una gran cantidad de relojes en su oficina, y cuando tu vas y le hablas, el dice: “Esta reunión trata sobre investigación, o sobre enseñanza?”, o lo que sea, y el presiona el switch apropiado y al final de la semana, el sabe exactamente donde se fue su tiempo. El hombre es un genio!.

Cuando me reúno con mis estudiantes, y esto también creo que aplica en el trabajo, les digo: “Cuál es tu horario? Tu tienes una serie de reuniones fijas cada semana y lo que tienes que hacer es, tu miras a esos bloques e identificas aquellos bloques abiertos donde vas a gastar tiempo, y yo te puedo decir que tu vas a gastar tiempo solo mirando a estos bloques de tiempo disponible. (El muestra la foto de un programa). Así que en este caso tu tienes una clase donde… tu tienes una clase en cierto momento, y tu tienes un hueco hasta la siguiente clase y yo los he identificado aquí. Y los huecos entre clases que en este caso duran una hora o una hora y media, este es un tiempo excelente para ser malgastado!! Así que lo que yo le decía a is alumnos era, crea una clase falsa. La clase falsa es, anda a un sitio específico en la biblioteca durante esa hora durante esa hora y cuando tú estés sentado en la biblioteca con tus libros, lo más probable es que estudies. No estés por ahí dando vueltas con tus amigos por una hora completa, simplemente haz una clase falsa, crea tu pequeña sala de estudio. Es un truco simple, pero es impresionante cuán efectivo es cuando alguien simplemente lo hace de manera explícita.

Una vez que tengas los datos de tu diario de uso de tu tiempo, que haces con esa información. Qué es lo que estoy haciendo que no necesita hacerse?. ¿Que puede hacerlo otra persona? Me encanta decir cada día, ¿Que estoy haciendo hoy que podría delegarlo a otra persona? Mi hermana se está riendo otra vez porque ella sabe quién era esa otra persona en nuestra niñez. Que puedo hacer de manera más eficiente? Y: Como estoy malgastando el tiempo de otras personas?. Cuando te conviertes en un buen gestor del tiempo te vas a dar cuenta que esto es un tema colaborativo. Yo quiero que todo el mundo sea eficiente, no es un tema egoísta, no soy yo contra ti. Se trata de: como podemos hacer más si colaboramos? A medida que examinas más tu diario de tiempo empiezas a encontrar que no es que quieres ser más eficiente para tener más tiempo para ser un tipo de autómata del trabajo, te vuelves más eficiente en el trabajo para salir a las cinco, irte a tu casa y estar con la gente que amas. La gente denomina a esto balance entre trabajo y vida. Para el profesor joven, lo puedes haber oído quizás de alguna manera mítica, pero debes saber que es posible. Yo me di cuenta que trabajaba menos –yo trabajé menos horas después de casarme y genero más trabajo. Y siempre me fascinó en el pos grado que la gente que obtenía sus Ph.D. más rápido eran los que tenían esposa e hijos. Yo decía, cómo puede ser esto?. Esto es como un ancla adjunta. Tú tienes todas estas otras exigencias de tiempo y yo soy una persona soltera y tengo todo el tiempo del mundo y ese es el problema. Me enfoco como que tuviera todo el tiempo del mundo, así que no aprecio mi tiempo. Cuando tienes una esposa y unos hijos chicos, tu esposa te va a decir cosas como: “No debes quedarte en la universidad más de 40 horas por semana”, así que cuando vas a la oficina no te quedas jugando en la computadora. Y les digo que yo nunca lo hice! Pero cuando tu llegas a tu oficina, tu llegas y te pones a trabajar y yo me di cuenta, al igual que muchas personas que una vez que me casé y tuve hijos mi visión de gestión del tiempo se transformó en: ahora estamos apostando de verdad. Debido a que ahora hay gente cuyas vidas van a impactarse si es que yo dedico mucho tiempo al trabajo.

La otra cosa con respecto a la gestión del tiempo es que te hace empezar a ver a través del lente de lo que es importante y lo que no es—me encanta esta figura. [El muestra una foto de un artículo del periódico]. Yo borré su nombre, pero aquí dice: bla bla bla, esta es una mujer en cinta, y dice: “ella se preocupa sobre el efecto que le causará el ruido de los martillos neumáticos a su hijo que todavía no nace”. Así que ellos están construyendo y la gente aquí se ríe porque ellos pueden ver que esta mujer que está tan preocupada por los ruidos de los martillos en su hijo está fumándose un cigarro. Tu tienes que ser bueno y decir: “tengo que enfocar mi tiempo y energía en las cosas que realmente importan y no preocuparme por aquellas que no importan”. Ahora, yo no soy un doctor en medicina y tampoco actúo como doctor en la televisión, pero les apuesto que si yo fuera ese feto estaría diciendo: “Mamá, apaga ese cigarro. Yo puedo soportar el ruido”.

Yo quiero contarles una historia sobre efectivo versus eficiente. Hace un par de semanas yo estaba dando esta charla, y yo hablé con Gabe sobre esto, y nosotros íbamos a venir aquí porque como una sorpresa para mi esposa, su grupo musical favorito en todo el mundo es The Police y ha sido por un largo largo tiempo, un excelente grupo, así que dijimos, hey, yo voy a manejar hasta Charlottesville y verlos y nosotros teníamos unas entadas, y yo dije: “Amorcito, si ya estamos ahí, yo le prometí a Gabe que iba a dar la charla sobre Gestión del Tiempo”, y ella dijo, bien, ya que solo es un viaje de tres horas, y es algo eficiente para las parejas realizar estos viajes juntos. Y dos días después ella dijo: “Sabes amor, yo se cómo eres con tus charlas. Un par de días antes de tus charlas te pones obsesivo”. Y conversamos y ella dijo: “Nos vamos a tomar un tiempo como pareja, dejamos a los hijos, y tu vienes con una charla donde te vas a obsesionar con tu presentación.”. Lo pensé, y le dije: “OK, la solución obvia es que debemos mantener nuestro tiempo como pareja, así que vayamos al concierto y yo moveré mi presentación para otra fecha”. Y ella dijo: “Wow, esto fue fácil”. Y una vez que has puesto las cosas en perspectiva, dices: Si pues, el costo aquí es que tengo que hacer un segundo viaje”, y lo que pasó es que hice mi viaje con mi sobrino Christopher y hablamos, y también vino mi mamá, así que no hubo tiempo muerto.
Pero la clave está en que dijimos, no se trata de eficiencia sino de efectividad y el mejor resultado en conjunto. Y de hecho, una de las buenas cosas es que fuimos al convierto de The Police, y yo quisiera realmente agradecer a Gabe y Jim Aylor porque realmente fuimos al concierto! Y mi esposa estuvo realmente feliz. Yo soy el que está parado atrás, diciendo: “Ella no me está prestando nada de atención hoy”. Pero fue maravilloso, y el es un caballero en persona, es absolutamente encantador.



Hablemos acerca de dejar las cosas para más tarde (procrastination). Hay un viejo dicho que dice: el dejar las cosas para más tarde es el ladrón del tiempo. Dejar las cosas para más tarde es difícil y aquí yo tengo una pequeña reflexión para ti: Generalmente no dejamos las cosas para más tarde porque somos flojos. Algunas veces la gente racionaliza el dejar las cosas para más tarde. Ellos dicen: Bien, si esperamos lo suficiente, quizás no tengamos que hacerlo. Eso es cierto. Algunas veces tienes suerte. Otra gente dice: “si empiezo ahora voy a gastar todo el tiempo en eso. Si dejo los últimos dos días, lo haré en dos días ya que tl trabajo se expande para cubrir el tiempo disponible”. Es la ley de Parkinson. Esto es marginalmente verdadero, pero yo pienso que el balance clave aquí es entender que el hacer las cosas para el último momento es realmente caro. Es mucho más caro que hacerlo exactamente al último minuto. Así que si tu estás haciendo algo, y tienes que enviarlo por correo regular, tu has evitado el fenómeno de “Oh dios, tengo que enviar esto por correo urgente”. Ahora yo amo Fed Ex (Correo expreso). Fed Ex apoya nuestro hábito universal de dejar las cosas para último momento. Pero también nos permite enviar cosas cuando tenemos un apuro, y esto es algo maravilloso. Pero yo pienso que tienes que darte cuenta que si tu empujas las cosas hasta el filo de la fecha de entrega, ahí es donde aparece el estrés. Debido a que ahora ya no puedes contactar a las personas, si alguien está fuera de su oficina por sólo ese día, tu plan completo está en peligro, así que tienes que trabajar realmente duro en este tipo de cosas.

El otro tema es que las fechas de entrega son realmente importantes. Nosotros realmente estamos enfocados en las fechas de entrega así que si tu tienes algo que no se ha vencido hace tiempo, genera una falsa fecha de entrega, y actúa como si no fuese real. Y esto es maravilloso porque aquellas son las fechas de entrega, cuando se trata de entregar, que puedes moverlas un par de días y está bien hacerlo ya que esto es menos estresante.

Si tu estás dejando las cosas para mas tarde, tienes que encontrar una manera de regresar a la zona de confort. Identifica por que es que no sientes entusiasmo. Cuando yo dejo las cosas para mas tarde con respecto a algo, siempre hay una razón profundamente psicológica. Usualmente tiene que ver con que me miedo de sentir vergüenza porque me parece que no lo voy a hacer bien, o me da miedo que fallaré en el intento.

Algunas veces tiene que ver con pedir algo a alguien. Una de las cosas mágicas que he aprendido en mi vida es que algunas veces tu simplemente tienes que pedir y ocurren cosas maravillosas. Pero tu tienes que subir la cumbre y hacerlo. Les voy a comentar que yo me gané la lotería de los padres, yo tengo unos padres excelentes. Mi papá lamentablemente murió no hace mucho tiempo. [Él muestra una foto que3 muestra a él y a su papá subidos en un monorriel]. Pero este es una de mis fotos favoritas porque mi papá era alguien tan listo, yo casi nunca podía sorprenderlo o impresionarlo debido a que el era muy bueno! Pero nosotros estábamos en esta vacación familiar en Disneyworld, y los monorrieles pasaban al lado y nosotros íbamos a subirnos al monorriel y nos dimos cuenta que en la parte de adelante, no se si pueden ver en esta foto, pero ahí vemos a un ingeniero que maneja el monorriel y vemos que hay pasajeros ahí con él, y esto es algo un poco inusual. Mi papá y yo estábamos ablando sobre eso y yo sabía, debido a que había hecho algo de consultoría para Disney. Mi papá dijo: “Seguro que tienen a alguien VIP, o algo por el estilo”. Yo le dije: “Si, hay un truco para poderte subir a ese vagón”. Y el respondió: “de veras, cuál es?”. Yo le respondí: “Te mostraré. Dylan, acompáñame.”. Y Dylan, que ustedes pueden ver atrás su cabeza, yo le susurré a Dylan: “Pregúntale al hombre si podemos subirnos en el vagón de adelante”. Y fuimos donde el chofer, y el chofer dijo: “Si, si pueden”. Y el chofer nos abrió la puerta y mi papá simplemente nos miró… [mira con ojos y la boca abierta]!. Yo le dije: “Te dije que era un truco, yo no te dije que era difícil!”. Algunas veces lo único que tienes que hacer es pedir. Y esto es fácil.

Hablemos ahora acerca de delegar. Nadie opera más de manera individual y tu puedes lograr mucho más cuando pides ayuda. Sin embargo, la mayor parte de las personas delegan de manera pobre. Ellos tratan la delegación como si fuera botar la basura. “Yo no tengo tiempo para hacer esto, así que tú hazlo”. Y luego ellos micro administran el tema, y realmente es un desastre. Lo primero que debes hacer para delegar algo a un subordinado es, darle la autoridad con responsabilidad. Tú no vas donde alguien y le dices: “Anda y resuelve esto, pero si tu necesitas gastar algo de dinero, tienes que regresar a mí para que te apruebe”. Esto no es darle poder, aquí lo que estás haciendo es decirles que no confías en ellos. Si tu confías tanto como para delegar un trabajo, Yo confío lo suficiente como para darte los recursos y el presupuesto y el tiempo y lo que sea necesario para lograrlo. Yo les doy el paquete completo.

El otro tema tiene que ver con, delega pero siempre quédate con el trabajo mas sucio para ti. Así que si tenemos que aspirar el laboratorio antes de una demostración, yo traigo la aspiradora y aspiro el laboratorio. Tu tienes que hacer por ti mismo el trabajo sucio para que sea completamente claro que tu todavía quieres ensuciarte las manos. Trata bien a las personas. La gente son tu recurso más importante, y si tu tienes la suerte de tener gente que te reporta, trátalos con dignidad y respeto y aunque suene un poco sentimental o cursi, el tipo de amor que deberían recibir de alguien que se preocupa por ellos y en su desarrollo profesional. Y aprovecho decirte, que tus secretarias y el personal de apoyo son tu salvavidas! Si tu no piensas que debes de tratarlos bien porque es algo bueno hacerlo, por lo menos trátalos bien porque si no lo haces, ellos te harán caer. Y ellos te ayudarán y tú te lo mereces, y yo pido un aplauso por ellos.

El hecho de dar una charla con Alf Weaver en la audiencia, donde está Alf?. Ahí está. Es como hablar sobre el diluvio universal y Noé estuviera en la audiencia. Una de las cosa que Alf Weaver me enseñó es, ya sea que la persona sea tu colega o subordinado, si quieres hacer algo, no puedes ser vago en tus pedidos, y el me dijo: “Tu le das a alguien algo específico para hacer, una fecha y hora específica”. “Jueves” no es una fecha específica. “Jueves a las 3.22” atrae la atención. Y si les das un castigo o premio específico que ocurrirá si la fecha no se cumple”, y luego el tomaba una pausa, y decía: “Y recuerda, la penalidad o el premio tiene que ser para ellos, no para ti”. “Me voy a fregar si no cumples con la fecha de entrega”. [comentario irónico]. “Mala suerte”. Este es un punto importante que no hay que equivocarse.

Reta a las personas. Alguien me dijo que uno de los trucos es, delega hasta que la gente se queje. Yo no me doy cuenta hasta que ellos se quejan, pero lo que he encontrado es que cuando delegas menos que lo necesario generas un problema. La gente usualmente está pidiéndote a gritos que les des la oportunidad de hacer más cosas, ellos quieren ser retados, ellos quieren probarte a ti y a ellos mismos que son más capaces de hacer cosas, así que déjalos.

La comunicación tiene que ser clara. Cuántas veces la gente se molesta con sus jefes porque hay un malentendido. Particularmente en el mundo del correo electrónico, y es tan fácil de comunicarse con correo electrónico. Hasta si has tenido una comunicación cara a cara, envía un correo electrónico de un par de líneas solo para ser específico. Y no es que estemos tratando de comportarnos como abogados, es que hay que actuar como dijo el Juez Wapner[1]: “Déjalo por escrito”, si te acuerdas de “The People’s Court”, el juez Wapner decía: “Si no es un problema, no es un problema, y no te tomó mucho tiempo, pero si existe un problema, bien, espera un momento…, no habrá problema porque tenemos un registro escrito”. Y ahí estaba la magia. No habrá nada confuso porque uno no puede estar en desacuerdo con la palabra escrita.

No le digas a las personas como quieres que lo hagan, diles qué quieres recibir de ellos. Dales objetivos, no procedimientos. Deja que te sorprendan con una manera de resolver el problema que a ti no se te ocurrió. Algunas veces, estas soluciones son impresionantes. Buenas o malas. Pero son mucho más divertidas que si simplemente les dices que quieres y como quieres que hagan las cosas. Y sabes una cosa?, si estás en una universidad, tu trabajo debería tener que ver con el trato con gente más lista que tú, es decir tus estudiantes, y ellos vendrán con ideas que a ti ni se te ocurrió.

La otra cosa es que, dile a la gente acerca de la importancia relativa de cada tarea. Alguna gente dice: “Mi jefe es un ogro, me dio cinco cosas por hacer”. Y yo les respondo: “Te indicó cuál de las cinco era la más importante?”. – “Ah, si, yo pienso que podría preguntar eso”. Sabiendo eso, si tienes cinco cosas por hacer, el saber cuáles son las que tienes que hacer es realmente importante porque no estás volando a ciegas, tienes por lo menos un 20% de probabilidades de realizarlas en al orden necesario.

Nunca es muy temprano para delegar. Ven la diferencia entre las dos fotos?. [Él muestra una foto de el y su hija sentada en una silla, en una el está agarrando su biberón, en la otra ella está agarrando el biberón por su cuenta]. Esta es mi hija Chloe, yo la quiero mucho, pero yo quiero que crezca para que sea una persona excelente, y yo sé que lo antes que ella agarre la botella, lo mejor.

Sociología. Ten cuidado con la delegación hacia arriba. Algunas veces tu tratarás de delegar y la gente te tratará de devolver el pedido. Una de loas mejores cosas que yo he visto fue a alguien que tenía una secretaria tratando de decir: “Yo no puedo hacer esto, tienes que tomarlo tú de vuelta”, y el puso sus manos detrás de la espalda y dio dos pasos hacia atrás. Luego él esperó. Y eventualmente la secretaria dijo: “Oh, quizás yo podría buscar y encontrar otra solución”. Y el dijo: “Es maravilloso, estoy orgulloso que tu hayas pensado en eso”. Era un gesto simplemente elegante.

Refuerza el comportamiento si quieres que se repita. Una de mis historias favoritas en el Gerente en Un Minuto es, el habla, te has puesto a pensar cómo es que hacen que las ballenas asesinas salten por el aro? Si ellos lo hicieran como los gerentes modernos norteamericanos, ellos le gritarían a la ballena: “Salta por al aro”. Y cada vez que la ballena no saltara por el aro, ellos le pegarían con un látigo. Esta es la forma como nosotros entrenamos a las personas en la oficina. Lee el libro si quieres ver como lo hacen en la realidad. Yo lo sé. Pero es realmente buena onda cómo lo hacen.

Refuerza el comportamiento que quieres que se repita. Cuando la gente hace cosas que a ti te gustan, agradéceles y habla bien de su trabajo. Esto vale más que cualquier cantidad de premio monetario o pequeña placa. A la gente le gusta que le hablen sin rodeos: “Gracias, realmente aprecio mucho el buen trabajo que has realizado”. La otra cosa es que si no quieres que la gente de devuelva las cosas que les has delegado, no aprendas a hacerlas. Yo estoy muy orgulloso de no saber como sacar fotocopias ni enviar faxes, y yo no voy a aprenderlo. Esa no es una forma que quiero usar el tiempo que me queda.

Reuniones. El ejecutivo promedio gasta más del 40% de su tiempo en reuniones. Mi consejo es, cuando tengas una reunión, cierra la puerta, desconecta el teléfono y quítales a todos su Blackberry. Debido a que vale la pena nuestro tiempo, es nuestro tiempo. Si no vale la pena nuestro tiempo, no valdrá la pena, pero yo no tengo ningún interés en estar en un cuarto con seis personas que están a tiempo parcial ahí. Debido a que es poco eficiente.

Yo no creo que las reuniones deban durar más de una hora, con raras excepciones. Y yo creo que debería de haber una agenda. Yo empecé un gran hábito hace un par de años cuando empecé a decir: “Si no hay agenda, no asistiré”. Lo maravilloso de eso es, cualquiera que citara a la reunión tenía que pensar antes de presentarse porque teníamos que estar reunidos todos ahí”, de lo contrario sería algo así como: “Porqué estamos aquí?” – “Porque tenemos una reunión. Esta en nuestras agendas”. Es un momento clásico de Dilbert.

Lo más importante con respecto a las reuniones, y otra vez, esta idea viene del One Minute Manager, acuerdos en un minuto. Al final de la reunión, alguien debería recibir la asignación de escribir, y escribir en un minuto o menos, las decisiones que se tomaron, y quienes son responsables y para cuando, y enviarlas por correo electrónico a todos, ya que si no lo haces, tienes una siguiente reunión la próxima semana, y todos están sentados en la sala diciendo cosas como: “Quien tenía que hacer esto?”. Es muy ineficiente. Y es tan rápido, solo tienes que hacer tus acuerdos en un minuto.
Hablemos ahora sobre tecnología. Yo soy un científico de la computación, así que ellos dicen: “Qué aparato te hará más eficiente con tu tiempo?”. Y yo no tengo una respuesta para eso, todo eso es idiosincrásico, pero te diré mi comentario favorito sobre tecnología, y viene de un conserje en la Universidad de Central Florida que dijo: “Las computadoras son rápidas, solo que les toma más tiempo”. Aquí tenemos Zen en este mismo sitio. Es otra forma de decir, sólo usa tecnología que sea útil, y útil quiere decir, al final, nos hizo más eficientes?. Eso depende de cómo trabajes, y cada uno de nosotros es distinto. Recuerda que la tecnología se está volviendo cada día mas loca, yo fui el otro día a Mc Donalds y pedí una Cajita Feliz número dos, y me preguntaron: “Quieres un celular con tus papas fritas?”. Fui a un supermercado a comprar 16 tajadas de queso y me regalaron la enciclopedia Grollier de regalo por haber comprado el queso, tienes todo el conocimiento de la humanidad gratis. Eso realmente da mucho miedo.

Recuerda que la tecnología realmente está para hacer tu vida mejor, ustedes amigos han visto esto, a mi me da risa. [Él muestra un video de un tipo destruyendo con todas sus fuerzas el teclado de su PC sobre el monitor]. Solo usa aquella tecnología que te ayude!.

Yo encuentro que la tecnología es buena si te permite hacer cosas de una nueva manera. El solo hacer las cosas un poquito más rápido con la tecnología es bonito pero cuando la tecnología cambia el flujo de trabajo… Les voy a contar, yo estaba cortando calabazas hace unos años y [muestra unas fotos de él y sus amigos haciendo caras en las calabazas] aquí está mi amigo F.M., un buen amigo mío, y si puedes ver, al lado de su rodilla hay un patrón y tu ponías el patrón sobre la calabaza, y tu usabas este cuchillo especial, y tu puedes hacerlo en lugar de este trabajo de principiante, puedes hacer este trabajo del “lobo gritándole a la luna”, y su esposo Jeff y yo pensamos que el dibujo estaba muy bueno, pero en un arranque de fuerza reaccionaria agarramos nuestros taladros eléctricos y le dimos forma a las calabazas. Usa la tecnología si cambia tu forma de hacer las cosas, debido a que, y tienes que creerme, el resultado de un taladro es realmente impresionante, precioso.

Hablemos brevemente sobre el correo electrónico ya que el correo electrónico forma una gran parte de nuestras vidas. Primeramente nunca borres nada de tu correo. Guárdalo todo. Yo empecé a hacer esto hace unos diez años. Una cosa interesante es que los historiadores vienen diciendo, “es una pena que la gente ya no guarde diarios, ya no sabemos cómo son sus días”. Y yo les respondo: “Tontos ustedes!”. Hace unos diez años hemos ingresado a una sociedad en la que yo soy un ejemplo viviente. Cada porción de mi correspondencia no solo está guardada, es buscable. Si yo fuese una persona importante, un historiador, -- que es algo exagerado, un historiador podría buscar en mis patrones de comunicación que el mejor redactor de diarios personales. Ahora podríamos hablar sobre si yo soy introspectivo, estamos hablando sobre el contenido, pero en términos de cantidad, es genial, y de hecho puedes guardar tu correo, y puedes buscarlo, y eso es genial porque tu puedes traer algo de hace cinco años atrás. Así es que nunca borres tus correos.

Aquí les voy a dar un gran truco con el correo. Si quieres lograr algo, no envíes un correo a cinco personas. “Hey, alguien quisiera ocuparse de esto?”. Cada uno de los cinco que reciben el correo está pensando en una sola cosa: “Yo lo borré primero”. “Las otras cuatro personas resolverán este tema, yo no tengo que hacerlo”. Así que envíalo a una y solo a una persona. Pero si realmente quieres que se hagan las cosas, envíaselo a alguien que puede hacerlo, díselo, mira otra vez, Alf Weaver: cosas específicas, momento específico, y la penalidad puede ser algo sutil como enviarle copia a sus jefes.

Y una cosa más – yo he tenido esta conversación con cada uno de los estudiantes en mi carrera porque ellos envían el correo y simplemente esperan que la otra persona responda. Y yo les digo: “Si la persona no te ha respondido dentro de las 48 horas, está bien quejarte con ellos, y la razón por la que está bien quejarte es: Si no han respondido dentro de las 48 horas, la probabilidad que te respondan es cero”. Quizás no es cero. Quizás es muy chica. Pero en mi experiencia, si la gente no te responde dentro de las 48 horas, no volverás a oír de ellas, así que tendrás que molestarlos.

Hablemos sobre el cuidado y la alimentación de los jefes. Hay una frase: Gestionando tras bambalinas. Porque todos sabemos que nuestros jefes son unos idiotas. Sabemos que esa es una expresión, una expresión que he captado de cualquiera que tenga un jefe. Cuando tú tengas un jefe, pon las cosas por escrito, ten las comunicaciones claras. Pregúntales: “cuándo es tu próxima reunión? ¿Qué quieres que haga para esa fecha?. Así es que tu podrás tener una especie de contrato. “¿A quien puedo acudir aparte de ti porque no quiero molestarte?” Y recuerda, tu jefe quiere resultados no excusas.

Les voy a dar un consejo general sobre las vacaciones. A los que le encanta hacer llamadas por teléfono tienen dos opciones: La primera es—la primera opción es: “Contacta a John Smith, no a mi, estoy fuera de la oficina, esta persona te puede ayudar si el tema es urgente”. O, “Llámame cuando regrese”, porqué? Porque tu no quieres regresar a una serie de mensajes telefónicos diciendo: “Randy, puedes ayudarme a resolver esto?, y tu los llamas, y has estado de vacaciones, y ya lo resolvieron.

El otro tema es que no son vacaciones si sigues leyendo tu correo electrónico. Créeme. No es una vacación si sigues leyendo tu correo. Yo me puedo quedar en mi casa todo el fin de semana sin leer el correo, y es una vacación. Pero si me voy a Hawai y me llevo mi Blackberry, no estoy de vacaciones. Yo se esto, cuando nos casamos, salimos de la recepción de la boda, que no tenía sistema Gíreles, y el decano Jim Morris, y nos tomamos un mes de luna de miel, y yo lo llamé para pedirle un poco más de tiempo, y el me dijo “No lo puedo aceptar”. Yo le dije: “¿Que quieres decir con que no lo puedes aceptar?”. El dijo, “bien, yo te pago tu sueldo. Así es que eso es lo que no es aceptable”. “Y yo le respondí, bien, hay alguna manera de ponerse en contacto conmigo?”. El dijo, sí. Y yo dije OK. Así es que si llamabas a mi oficina había una máquina de contestar el teléfono que decía: “Hola, soy Randy, estoy de vacaciones. Tuve que esperar hasta tener 39 años para casarme. Así que estamos de luna de miel por un mes, y espero que no tengas problemas con eso. Pero aparentemente mi jefe si tiene problemas con el mes, así que tengo que estar ubicable. Mis papás viven en la ciudad tal por cual, y si llamas a la operadora te darán sus teléfonos. Y si convences a mis suegros que el tema amerita interrumpir la luna de miel de su única hija, ellos te darán mi número”.

Aquí les puedo dar uno de los consejos más importantes, cerramos esta charla con la mejor parte: Mata tu televisión. La gente que estudia esto dice que el norteamericano promedio mira 28 horas de televisión por semana. Esto es casi las tres cuartas partes de tu tiempo en el trabajo. Así que si quieres recuperar tu vida, no tienes que matar tu televisión, simplemente desconéctala y ponla en el closet y tápala con una sábana. Y espera para ver cuándo comienzas a temblar.

Convierte el dinero en tiempo, especialmente profesores jóvenes ú otra gente que tiene hijos jóvenes. Este es el tiempo de invertir plata en el problema. Contrata a alguien para que arregle tu jardín, has lo que puedas, pero intercambia dinero por tiempo en cada oportunidad que tengas de pasar tiempo con tus hijos pequeños ya que no hay tiempo suficiente, es realmente muy duro.

La otra cosa es, come y duerme, y haz ejercicio sobre todas las cosas!. Siempre tienes que dormir bien. Ya que si no duermes bien, todo lo demás se desmorona.

Otro consejo general: Nunca incumplas una promesa, pero re negóciala si fuera posible. Si tu dijiste: “Tendré esto para el martes a medio día”, puedes llamar a la persona el viernes y decirle: “todavía cumpliré con mi palabra pero tendré que trabajar todo el fin de semana para poder entregarte el trabajo para el martes a medio día. Hay algo de holgura con la fecha que me has pedido? Y muchas veces la gente dice: “Jueves está bien”. Porque yo realmente lo necesito para el jueves pero te lo pedí para el martes.. O te pueden decir: “OK, no hay problema, yo le pediré a Jim que lo haga, el tiene un poco de tiempo libre”. Pero si te dicen: “No, aquí no podemos fallar”, tu les respondes: “OK, no hay problema, tienes mi palabra”.

Si no tienes el tiempo de hacerlo bien, no tendrás el tiempo de hacerlo mal, es evidente. Reconoce que la mayor parte de cosas son del tipo pasa o no pasa. La gente gasta demasiado tiempo –hay una razón pr la que tenemos la expresión “suficientemente bueno”. Es porque la cosa es “suficientemente buena”.

Lo último que quiero decir es que, pide retroalimentación. Pregúntale a la gente con confianza ya que si alguien te dice que tu estabas haciendo algo bien o mal ellos estarán diciéndote la verdad, eso vale mucho más que cualquier cosa en todo el mundo.

Yo les recomiendo estos dos libros: [Kenneth Blanchard/Spenser Johnson: The One Minute Manager; Steven Covey: The Seven Habits of Highly Effective People]. La gerencia de tu tiempo no es algo nuevo, estos dos libros son viejos, pero se los recomiendo.

Es algo tradicional cerrar la charla con algo así como, “Estas son las cosas que yo te dije”. Yo no te voy a decir las cosas que te dije, quiero decirte que las cosas que tu puedes haber hoy mismo. Primero: Si todavía no tienes una agenda personal, tipo Personal Digital Assistant, una Palm, o algo así, debes de comprar una.

Pon tu lista de pendientes en orden de prioridad, puedes usar los cuatro cuadrantes o lo que te parezca, simplemente ponle un número de cero al nueve, pero ordena tus cosas por prioridad.

Y haz tu diario personal de uso de tu tiempo, y si eso toma mucho esfuerzo, solo cuenta el número de horas que pasas viendo televisión la semana que viene. Ese es un regalo que te doy.

Y lo último que quiero decir es que una vez que tengas tu agenda personal, marca en la fecha dentro de treinta días, y está bien que esta alarma haga “ding” para recordarte, y que revises esta charla. Estará en la web, cortesía de Gabe, y pregúntate.”En qué he cambiado?”. Y si no he cambiado en nada, no importa, volveremos a tener esta hora tan agradable juntos. Si has cambiado algunas cosas, probablemente tendrás más tiempo para gastarlo con tus seres queridos. Y eso es importante. El tiempo es lo único que tenemos. Y quizás te darás cuenta un día que tienes menos tiempo del que crees. Gracias.

Gabe Robins:
Bien, esto fue impresionante.
Cuando Randy y yo hablamos posprimera vez sobre dar esta charla, yo dije: “escogeremos el auditorio más grande en el campo, Cabell Hall, aquí mismo, con 850 personas”. Y el dijo: “Crees que podremos traer 850 personas a escuchar sobre este tema?” Y yo le respondí: “No solo lo lograremos, sino no podremos dejar entrar a otras personas, porque será la mayor cantidad de gente en un evento desde la vez que vino el Dalai Lama”. Y el respondió: “Gran persona el Lama”. Y empecé a recibir cientos de correos electrónicos de ustedes y otras personas que pedían venir a la charla y no habían conseguido sitios, pero ustedes podrán verla en la web, yo llamé a Randy y le dije: “Necesitamos un barco más grande” y así es como ocurrió todo esto.

Así es que Randy, gracias otra vez, te queremos y tu charla fue grandiosa.




[1] Juez norte americano y personalidad de la TV americana en un show llamado The Peoples Court (La corte del pueblo). Nota del Traductor.