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martes, 7 de octubre de 2008

Objetivos del Proyecto y Acta de Constitución

Quisiera tratar el tema de los objetivos de proyecto, y su importancia para el desarrollo de los planes de respuesta a los riesgos.

El Acta de Constitución del Proyecto (o Project Charter), es el documento que tiene como objetivo principal aprobar el inicio del proyecto. En dicho documento y en el Enunciado del Alcance del Proyecto, también conocido como "Scope Statement", se deben incluir los objetivos del proyecto.

Parece un tema sencillo: Cumplir con los costos, con un plazo determinado, etc. Pero muchas veces se confunde la óptica de los objetivos. Es decir, cuando definimos los objetivos del proyecto tenemos que asegurarnos que los decribimos desde el punto de vista de la "Organización Ejecutora". Es decir, si usted es el sponsor de un proyecto que tiene como objetivo, digamos, realizar una mudanza de las oficinas corporativas de su empresa, sus objetivos podrían ser:
a. Mudar a la Empresa XY S.A. del edificio actual al nuevo edificio ubicado en la Calle Y.
b. La mudanza deberá terminarse antes del 10 de Enero del año 200X.
c. El costo total de la mudanza no deberá sobrepasar los X,000 dólares.
etc.

Ahora, digamos que usted decide sub-contratar parte del trabajo a una empresa sub-contratista que realizará el traslado de los equipos de comunicaciones, la Empresa ComunicandoSA.

Para dicha empresa, los objetivos podrían ser:
a. Cumplir con los entregables definidos en el RFP enviado por la empresa XY S.A.
b. Realizar la instalación de los equipos para antes del 25 de Diciembre.
c. Entrenar al personal técnico de la empresa ComunicandoS.A. en el uso de los nuevos controladores de comunicaciones marca ControMat, modelo 2008CM.
d. Tener Cero Accidentes de trabajo.


Si observamos, los objetivos de ambas organizaciones pueden ser distintos.
Las escalas de impactos, y los riesgos, también serán distintos.

Otro ejemplo. Una municipalidad provincial contrata a la empresa constructora Construye S.A. para construir una posta médica.
El objetivo del proyecto desde el punto de vista de la municipalidad, podría ser reducir las enfermedades en la comunidad, mientras que los objetivos de la empresa contratista tendrán que ver con cumplir con las especificaciones contractuales (para el concreto, acero, etc), así como lograr un margen positivo en el proyecto.


4 comentarios:

  1. Hola soy César y me estoy iniciando en el tema de la gestión de proyectos. Gracias por aportar mucha información. Saludos.

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  2. Estimado Ing. Valdez, gracias por la aclaración en como enfocar los objetivos del Proyecto. Felicitarlo por los números artículos de su Blog. Saludos

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  3. Estimado Ing. Valdez:

    Con esta lógica debo entender que si mi organización esta desarrollando un Proyecto para un tercero, el alineamiento del proyecto deberá estar referido a los objetivos estratégicos de mi organización (Superar las expectativas de los clientes, estar dentro de las 10 principales consultoras del medio, etc.), y no con los objetivos del cliente.
    A la espera de sus comentarios.

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  4. Estimado Norman,
    Lo que ocurre es que los objetivos del cliente se plasman en los Requerimientos de Alcances.
    Calidad, quiere decir, cumplir con los requisitos del proyecto (los del cliente, los de la empresa ejecutora, los de los interesados).

    Para poner un ejemplo radical, que pasaría si un cliente desea que se le construya una fábrica para producir galletas. Obviamente cuanto más capacidad de producción más satisfecha estará el cliente. Pero, cuanto mayor el volumen de producción, seguramente que mayor cantidad de equipos tendrás que instalar, y eso jugaría en contra de tu margen. Entonces, lo que hay que entregarle al cliente es la cantidad de equipos que ha indicado en los términos de referencia.
    No es que digamos que no nos interesan los objetivos del cliente sino que tenemos que cumplir con los términos de referencia Y además cumplir con los requerimientos de nuestra organización.
    Si sólo cumplimos con los requerimientos de Margen y no cumplimos con los requerimientos del cliente, es obvio que el cliente no nos volverá a contratar.

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