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martes, 7 de octubre de 2008

Objetivos del Proyecto y Acta de Constitución

Quisiera tratar el tema de los objetivos de proyecto, y su importancia para el desarrollo de los planes de respuesta a los riesgos.

El Acta de Constitución del Proyecto (o Project Charter), es el documento que tiene como objetivo principal aprobar el inicio del proyecto. En dicho documento y en el Enunciado del Alcance del Proyecto, también conocido como "Scope Statement", se deben incluir los objetivos del proyecto.

Parece un tema sencillo: Cumplir con los costos, con un plazo determinado, etc. Pero muchas veces se confunde la óptica de los objetivos. Es decir, cuando definimos los objetivos del proyecto tenemos que asegurarnos que los decribimos desde el punto de vista de la "Organización Ejecutora". Es decir, si usted es el sponsor de un proyecto que tiene como objetivo, digamos, realizar una mudanza de las oficinas corporativas de su empresa, sus objetivos podrían ser:
a. Mudar a la Empresa XY S.A. del edificio actual al nuevo edificio ubicado en la Calle Y.
b. La mudanza deberá terminarse antes del 10 de Enero del año 200X.
c. El costo total de la mudanza no deberá sobrepasar los X,000 dólares.
etc.

Ahora, digamos que usted decide sub-contratar parte del trabajo a una empresa sub-contratista que realizará el traslado de los equipos de comunicaciones, la Empresa ComunicandoSA.

Para dicha empresa, los objetivos podrían ser:
a. Cumplir con los entregables definidos en el RFP enviado por la empresa XY S.A.
b. Realizar la instalación de los equipos para antes del 25 de Diciembre.
c. Entrenar al personal técnico de la empresa ComunicandoS.A. en el uso de los nuevos controladores de comunicaciones marca ControMat, modelo 2008CM.
d. Tener Cero Accidentes de trabajo.


Si observamos, los objetivos de ambas organizaciones pueden ser distintos.
Las escalas de impactos, y los riesgos, también serán distintos.

Otro ejemplo. Una municipalidad provincial contrata a la empresa constructora Construye S.A. para construir una posta médica.
El objetivo del proyecto desde el punto de vista de la municipalidad, podría ser reducir las enfermedades en la comunidad, mientras que los objetivos de la empresa contratista tendrán que ver con cumplir con las especificaciones contractuales (para el concreto, acero, etc), así como lograr un margen positivo en el proyecto.


viernes, 3 de octubre de 2008

Presentaciones y Proyectos

Los Gerentes de Proyectos y miembros del equipo del proyecto requieren exponer a lo largo de su vida profesional cientos de presentaciones.

Hoy quisiera proponer algunas recomendaciones para aquellos alumnos que van a sustentar sus trabajos como parte de los diplomados de gerencia de proyectos. Estas recomendaciones pueden servirles para presentaciones futuras.

Jurado. Como parte de los diplomados en gerencia de proyectos, los alumnos sustentan ante un jurado el resultado del trabajo colaborativo. La idea es que se presente el plan de Gestión del Proyecto (Project Management Plan), como si se estuviese presentando a un directorio o comité ejecutivo. La única diferencia con los comités de las emprsas es que los miembros del jurado conocen del estándar del PMBOK(r) y de las herramientas y técnicas de la gerencia de proyectos. El jurado entonces se concentra en tres elementos:



  • Cumplimiento del estandard PMBOK (r).


  • Coherencia del Plan


  • Factibilidad de ejecución y control del proyecto, y éxito del mismo.

Del Contenido (Fondo). El plan de gestión del proyecto debe contener aquellos entregables exigidos en la Guía para el PMBOK(r). Es importante notar que pueden haber procesos necesarios de describir que no están descritos al detalle en la Guía para el PMBOK: Por ejemplo, en el caso de un proyecto donde la seguridad industrial es muy importante, será necesario quizás desarrollar un capítulo especial para este tema. Asimismo, si el proyecto lo permite, se podrían reducir los alcances de algunos de los procesos sugeridos en el PMBOK(r), pero en este caso, ustedes deben de estar preparados para sustentar la razón o razones por las que se ha omitido algún punto exigido por el estándar. (En este Blog hemos publicado un índice de Plan de Proyecto según el PMBOK, ver: http://proyectics.blogspot.com/2008/09/plan-de-gestin-del-proyecto.html .

De la Forma. Por lo general los grupos tienen entre 30 y 40 minutos para realizar sus presentaciones. Esto quiere decir que deben resumir el contenido del trabajo integrador en unas cuantas láminas fáciles de entender. Si es que es imposible reducir un cuadro a una lámina, pueden imprimirla y entregarla al jurado para que pueda seguirla. Asimismo, deben considerar que las láminas deben ser legibles y amigables. Por lo general se recomienda usar los tamaños de texto que vienen estándar en el PowerPoint.
He encontrado una página web excelente sobre Gerencia de Proyectos, que además de ser buena en el contenido es Excelente en la forma. Su autor es un profesor Australiano en Gerencia de Proyectos, llamado Craig Brown. (Ver http://www.slideshare.net/craigwbrown ).



Preparándose para la sustentación. Debido a que la sustentación tomará entre 30 y 40 minutos por grupo, es necesario que se prepare al detalle qué es lo que cada miembro presentará. Si no se coordinan los tiempos puede ocurrir que alguno de los miembros utilice tiempo del grupo, y al final todos pierden.
  • El PowerPoint tiene una "vista" denominada vista de notas, que pueden usar para escribir lo que van a decir. Lo ideal es no leer el texto sino simplemente leyendo los títulos poder acordarse del texto, pero en todo caso, es preferible un alumno que lea del texto a un alumno que tome más de la cuenta en la presentación, o que no se acuerde en el momento de la presentación de las ideas principales.
  • Si van a realizar una presentación con un software especializado, tal como MS Project, asegurarse que la computadora desde donde se realizará la presentación tenga dicho paquete instalado. Para minimizar el riesgo, es buena práctica traer un archivo PDF de lo que se piensa presentar.
  • Es vital que los primeros minutos de cada participación se hayan entrenado. Estos primeros segundos causan la primera impresión ante el jurado por lo que es recomendable evitar titubear, o actuar de manera desordenada. La mejor solución a esta recomendación es: practicar, practicar, practicar. Y practicar de manera grupal.
  • Quizás puede asignarse a uno de los miembros del equipo para que vaya revisando los tiempos utilizados y pueda servir de una especie de líder de la reunión.
  • También se puede proponer que un miembro del equipo haga las veces de "abogado del diablo", para asegurarse que los miembros del equipo puedan responder a distintos tipos de preguntas.
  • Otra recomendación es revisar su lenguaje corporal: acuérdense de mirar a su audiencia. No hay nada peor que un expositor que le da la espalda a su público. Si pueden, graben su presentación y observen su comportamiento.

Los nervios. Es normal sentirse un poco nervioso cuando se va a realizar una presentación. Mi recomendación es que vayan bien preparados, y que además piensen que si tienen en mente que su objetivo es ayudar al jurado a tomar una decisión adecuada, entonces tienen mucho terreno ganado. En general, no vean al jurado como a un enemigo, sino como a un grupo de personas a las cuales ustedes quieren presentar su plan, y contarles de las bondades del mismo.

He encontrado una página web con recomendaciones sobre hablar en público: http://www.masalladelaciencia.es/aprende-a-hablar-en-publico-como-superar-el-miedo-escenico_id21875/introduccion_id266553

Del Dia de la presentación. Se recomienda llegar con anticipación para revisar la disponibilidad de Proyector, Laptop, iluminación adecuada, cables de energía, etc. Asimismo se recomienda traer la presentación y backups de la misma en distintos medios. Asimismo, dejar guardada la presentación en un correo al cual se pueda tener acceso via internet. Si su grupo no es el primero, usted debería presentarse antes que el primer grupo inicie la presentación para verificar que todo esté OK. Deberá de asegurarse que el puntero láser funciona y tiene pilas, que el sistema de sonido funciona adecuadamente, etc. El llegar temprano también puede permitir interactuar con su audiencia y romper la tensión. La puntualidad de TODOS los expositores es VITAL. El llegar tarde le asegurará una mala calificación (si es que logra obtener una).

Buena suerte!.