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domingo, 14 de septiembre de 2008

Plan de Gestión del Proyecto

Este artículo fue publicado en el 2008. Luego publiqué una versión actualizada con la Cuarta Edición de la Guía para el PMBOK(r), que puedes leer aquí..

Plan de Gestión del Proyecto
(Según la Guía del PMBOK® , Tercera Edición.)

La información de este archivo ha sido tomada expandiendo los ítems que constituyen las salidas de los procesos de planificación de la Guía para el PMBOK®, Tercera edición.
En el proceso “4.3 Desarrollar el Plan del Proyecto” define una serie de elementos que debe contener el plan. Estos elementos se amplían a lo largo de la Guía para el PMBOK®. En este documento hemos “expandido” los elementos, para tener en un solo sitio todas las salidas de requeridas en los procesos de planificación. También hemos añadido los elementos que deben contener el plan de gestión de Cronograma y plan de gestión de costos, que están descritos en las introducciones a los capítulos 6 y 7.

Integración
1. Acta de Constitución del Proyecto: (Gestión de la Integración - 4.1.3.1)
2. Definición de los procesos para asegurar la integración de las actividades, que incluya: (Gestión de la Integración - 4.3 Desarrollo del Plan del Proyecto, página 88)
  • Qué procesos de dirección de proyectos han sido seleccionados. En la página 70 de la guía para el PMBOK® se muestra una tabla con los procesos. Es necesario pues escoger qué procesos se implementarán así como decidir si se requiere incluir nuevos procesos. Por ejemplo, en el caso de un proyecto de construcción de una carretera en una zona rural, podría ser recomendable incluir procesos específicos para el tratamiento del medio ambiente, así como procesos para administrar las relaciones con las comunidades aledañas. En el caso de proyectos de sistemas, podría requerirse procesos específicos para la el tratamiento de la seguridad de la información.
  • El nivel de implementación de cada proceso. La guía especifica un número relativamente pequeño de procesos en el área de conocimientos de Gestión de la Calidad. En un proyecto muy complejo, como por ejemplo la construcción de una planta nuclear, sería seguramente necesario tener mucho más detalle en los procesos relacionados con la calidad del diseño y la construcción por tratarse de entregables peligrosos.
  • Descripciones de las herramientas y técnicas que se usarán para llevar a cabo dichos procesos. Por ejemplo: Qué tipo de software se usará para implementar y controlar el cronograma?, qué herramientas se usarán para controlar los procesos de control de calidad para el concreto?, etc.
  • Como se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto
  • Como se supervisarán y controlarán los cambios. Definir los formatos que se usarán para recibir los pedidos de cambio, quiénes podrán pedir o recibir pedidos de cambio, etc.
  • Como se realizará la gestión de la configuración. Por ejemplo, cómo se manejará las diversas versiones de los entregables, y cómo se asegurará que cuando un entregable del proyecto (entregable del producto o de la gestión) cambia, se asegurará que los entregables afectados van a ser revisados para evaluar su impacto.
  • Como se actualizará y usará la integridad de las líneas base para la medición del rendimiento.
  • La necesidad y las técnicas para la comunicación entre los interesados.
  • El ciclo de vida del proyecto seleccionado, y si se tiene múltiples fases, las fases del proyecto relacionadas
  • Las revisiones clave de la dirección acerca del contenido, la extensión y la oportunidad para facilitar la gestión de las polémicas (“issues”) sin resolver y decisiones pendientes.

Alcances
3. Plan de Gestión de Alcance que incluya: (Gestión del Alcance – 5.1.3.1)
  • Un proceso para preparar un enunciado del alcance del proyecto detallado, basado en el enunciado del alcance del proyecto preliminar.
  • Un proceso que permite la creación de la EDT a partir del enunciado del alcance del proyecto detallado, y establece cómo se mantendrá y aprobará la EDT.
  • Un proceso que especifica cómo se obtendrá la verificación y aceptación formal de los productos entregables completados del proyecto.
  • Un proceso para controlar cómo se procesarán las solicitudes de cambio al enunciado del alcance del proyecto detallado.
4. Enunciado del Alcance del Proyecto que incluya ya sea de forma directa o mediante referencia a otros documentos, lo siguiente: (Gestión del Alcance - 5.2.3.1)
  • Objetivos del proyecto
  • Descripción del alcance del producto
  • Requisitos del proyecto
  • Límites del proyecto
  • Poductos entregables del proyecto
  • Criterios de aceptación del producto
  • Restricciones del proyecto
  • Asunciones del proyecto

5. EDT codificado, y mostrando los productos entregables del proyecto (Gestión del Alcance del Proyecto - 5.3.3.2)
6. Diccionario de la EDT (Gestión del Alcance del Proyecto - 5.3.3.3)

Tiempos
7. Plan de Gestión del Cronograma (Gestión del Tiempo - 6. Introducción)
8. Lista de las Actividades del Proyecto (Gestión del Tiempo – 6.1.3.1)
9. Lista de Hitos del Proyecto (Gestión del Tiempo – 6.1.3.3 Lista de Hitos)
10. Diagrama de red del cronograma del proyecto (Gestión del Tiempo – 6.2.3.1)
11. Requisitos de recursos para cada una de las actividades (Gestión del Tiempo – 6.3.3.1)
12. Calendario de Recursos para las actividades (Gestión del Tiempo – 6.3.3.4)
13. Estructura de desglose de recursos. (Gestión del Tiempo – 6.1.3.3)
14. Estimado de la duración de las actividades (Gestión del Tiempo – 6.4.3.1)
15. Cronograma del proyecto ((Gestión del Tiempo – 6.5.3.1)

Costos
16. Plan de Gestión de los Costos que incluya: (Gestión del Costo – 7. Introducción, página 158)
  • Nivel de precisión
  • Unidades de Medida
  • Enlaces con los procedimientos de la organización
  • Umbrales de control
  • Reglas de Valor Ganado
  • Formatos de informe
  • Descripciones del proceso

17. Estimado de los costos de cada una de las actividades (Gestión del Costo – 7.1.3.1)
18. Información de respaldo de la estimación de los costos de las actividades (Gestión del Costo – 7.1.3.2)
19. Curva “S” de los Costos del Proyecto (Gestión de Costos – 7.1.3.1)
20. Necesidades de Fondos del Proyecto (Gestión de Costos – 7.1.3.2)

Calidad
21. Plan de Gestión de la Calidad que indique:(Gestión de la Calidad – 8.1.3.1)
  • Como se controlará la calidad
  • Como se asegurará la calidad
  • Como se llevará a cabo la mejora de los procesos
22. Métricas de Calidad (Gestión de la Calidad – 8.1.3.2)
23. Listas de Control de Calidad (Gestión de la Calidad – 8.1.3.3)
24. Plan de Mejoras del Proceso (Gestión de la Calidad – 8.1.3.4)
25. Línea Base de Calidad (Gestión de la Calidad – 8.1.3.5)

Recursos Humanos
26. Plan de Gestión de Personal que incluya: (Gestión de los Recursos Humanos – 9.1.3.3)
  • Cómo se llevará a cabo la “adquisición de personal”
  • Horarios
  • Criterios de liberación
  • Necesidades de Formación
  • Reconocimientos y Recompensas
  • Cumplimiento
  • Seguridad
  • Cómo y cuando se llevarán las actividades de Desarrollo del Equipo de Proyecto
27. Matriz RACI (Roles y Responsabilidades) (Gestión de los Recursos Humanos – 9.1.3.1)
28. Organigrama del Proyecto (Gestión de los Recursos Humanos – 9.1.3.2)

Comunicaciones
29. Plan de Gestión de las Comunicaciones que incluya: (Gestión de las Comunicaciones – 10.1.3.1) que incluya:

  • Requisitos de comunicaciones de los interesados
  • Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle
  • Persona responsable de comunicar la información
  • Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa
  • Frecuencia de la comunicación
  • Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polémicas (“issues”) que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal
  • Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla
  • Glosario de terminología común

    Entre los atributos del plan de gestión de las comunicaciones se pueden incluir:
    · Elemento de comunicaciones
    · Finalidad
    · Frecuencia
    · Fechas de inicio/ finalización
    · Formato / medio
    · Responsabilidad
Riesgos
30. Plan de Gestión de Riesgos que incluya: (Gestión de los Riesgos – 11.1.3.1)
  • Objetivos del Proyecto
  • Metodología
  • Roles y responsabilidades
  • Preparación del presupuesto
  • Periodicidad
  • Categorías de riesgo (RBS) / Risk Breakdown Structure
  • Definiciones de Probabilidad e impacto
  • Matriz de Probabilidad e impacto
  • Escala de Impacto para los objetivos del proyecto
  • Tolerancias a los riesgos de los distintos interesados
  • Formatos de informe
  • Seguimiento
31. Registro de Riesgos indicando: (Gestión de los Riesgos – 11.2.3.1)
  • Lista de riesgos identificados
  • Lista de posibles respuestas
  • Causas de los riesgos
  • Categoría a la cual pertenece el riesgo
  • Probabilidad de ocurrencia
  • Impacto
  • Importancia (probabilidad x importancia)
32. Matriz de impacto y probabilidad mostrando ubicación de los riesgos dentro de la matriz (cada riesgo debe tener un código único, o ID) (Gestión de los Riesgos – 11.3.3.1)
33. Plan de respuesta a los riesgos indicando, que es básicamente una actualización al registro de riesgos, que puede incluir: (11.5.3.1)
  • Riesgos identificados, descripciones, áreas de proyecto afectadas, sus causas y como pueden afectar a los objetivos del proyecto
  • Propietarios de los riesgos y sus responsabilidades asignadas
  • Listas priorizadas de los riesgos
  • Estrategias de respuestas acordadas
  • Acciones específicas para implementar la estrategia de respuesta elegida
  • Síntomas y señales de advertencia de ocurrencia de riesgos (Trigger)
  • Presupuesto y actividades del cronograma necesarios para implementar las respuestas elegidas
  • Reservas para contingencia de tiempo y coste diseñadas para contemplar la tolerancia al riesgo de los interesados
  • Planes de contingencia y disparadores que provocan su ejecución
  • Planes de reserva para usarlos como reacción a un riesgo que ha ocurrido, y cuya respuesta primaria demostró ser inadecuada
  • Riesgos residuales que se espera que queden después de haber implementado las respuestas planificadas, así como aquellos que han sido deliberadamente aceptados
  • Riesgos secundarios que surgen como resultado directo de la implementación de una respuesta a los riesgos
  • Reservas para contingencias que se calculan basándose en el análisis cuantitativo del proyecto y los umbrales de riesgo de las organizaciones
Adquisiciones
34. Plan de gestión de las adquisiciones, que puede incluir: (Gestión de las Adquisiciones – 12.1.3.1)
  • Los tipos de contratos que serán usados
  • Quién preparará las estimaciones independientes y si son necesarias como criterios de evaluación
  • Las acciones que el equipo de dirección del proyecto puede llevar a cabo por sí mismo, si la organización ejecutante tiene un departamento de adquisiciones, contratación o compras \
  • Documentos de adquisición estandarizados, si fueran necesarios
  • Gestión de múltiples proveedores
  • Coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, como establecer el cronograma e informar el rendimiento
  • Restricciones asunciones que podrían afectar a las compras y adquisiciones planificadas
  • Manejo de los períodos de adelanto (“Ieads”) requeridos para comprar o adquirir artículos a los vendedores, y coordinación de los mismos con el desarrollo del cronograma del proyecto
  • Manejo de las decisiones de fabricación propia o compra y vinculación de las mismas en los procesos de Estimación de Recursos de las Actividades y Desarrollo del Cronograma
  • Determinación de las fechas planificadas en cada contrato para los productos entregables del contrato y coordinación con los procesos de Desarrollo y Control del Cronograma
  • Identificación de garantías de cumplimiento o de contratos de seguros para mitigar algunas formas de riesgos del proyecto
  • Determinación de las instrucciones que se proporcionarán a los vendedores para desarrollar y mantener una estructura de desglose de trabajo del contrato.
  • Determinación de la forma y el formato que se usarán en el enunciado del trabajo del contrato
  • Identificación de vendedores seleccionados precalificados, si los hubieran, que se utilizarán
  • Métricas de adquisiciones que se usarán para gestionar contratos y evaluar vendedores.

    35. Enunciado del trabajo del contrato (Gestión de las Adquisiciones – 12.1.3.2)
    36. Decisiones de fabricación propia o compra (Gestión de las Adquisiciones – 12.1.3.3)
    37. Documentos de la adquisición (Gestión de las Adquisiciones - 12.2.3.1)
    38. Criterios de Evaluación (Gestión de las Adquisiciones – 12.2.3.2)

    Rev. 14 Sept 2008, Félix Valdez, PMP

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