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miércoles, 24 de septiembre de 2008

La Contingencia..

La palabra Contingencia, generalmente se le asocia con un porcentaje de sobrecostos que aplica el sponsor del proyecto con el fin de proteger al proyecto por posibles riesgos no identificados.

En la tercera edición del La Guia para el PMBOK(r), se usa la palabra contingencia para describir otro tipo de reserva, por lo que pasaremos a aclarar conceptos.

Los proyectos tienen dos tipos de entregables:
  • El producto, servicio o resultado que se producirá como resultado del proyecto.
  • Los entregables requeridos para gestionar el proyecto (informes de avance parciales, informes finales, registros del aseguramiento y control de calidad, etc).

Cuando los miembros del equipo del proyecto preparan los estimados de los costos de los entregables del proyecto y de las actividades del proyecto, por lo general incluyen un plazo o un costo de protección. Este plazo o costo se denomina Reserva de Contingencia.  Esta reserva de contingencia forma parte de la línea base de los costos. Es decir, el gerente de proyectos y su equipo son responsables del cumplimiento de dichos costos.

Asimismo, cuando el equipo del proyecto prepara un plan de respuestas a los riesgos, define cuatro tipos de respuestas (para riesgos):
  • Evitar (o eliminar)
  • Minimizar o mitigar
  • Transferir, y
  • Aceptar. Aceptar tiene a su vez dos variantes: a)La aceptacion pasiva, en la que simplemente se acepta que un riesgo pueda ocurrir, y b)La Aceptación activa, también conocida como Plan de Contingencia, que son las actividades definidas para ejecutarse en caso un riesgo incrementara peligrosamente su probabilidad de ocurrencia o su impacto llegando a tener una importancia para el proyecto. En ese momento de ejecutaría el Plan de Contingencia.  El estimado de los costos de las actividades de los posibles Planes de Contingencia, NO forman parte de la línea de base de los costos. (Aclaración.. En la Tercera Edición de la Guía para el PMBOK, las reservas de contingencia SI formaban parte de la Línea Base de Costos).

Entonces podríamos decir que el costo total del proyecto está dado por los costos de los entregables (ya sea del producto, servicio o resultado, o los entregables de la gestión), más las Reservas de Contingencia, más el costo del Plan de Contingencia.  Este costo es el costo al que se compromete el Gerente del Proyecto.

Ahora, el Sponsor del proyecto recibe dicho costo, preparado por el equipo del proyecto, y analiza diversos temas como:
  • Experiencia del equipo que preparó el presupuesto.
  • Experiencia del equipo de ejecutará el proyecto.
  • Situación del entorno de la organización o del país.

Dicho análisis genera en el patrocinador (o sponsor) una percepción de la incertidumbre que todavía podría existir, es decir, de aquellos riesgos que se intuye que el equipo del proyecto no ha identificado y plasmado en los planes de respuesta a los riesgos. Esta percepción de incertidumbre la convierte en una protección (que en nuestro país se denomina "La Contingencia"), que la Guía para el PMBOK(r) denomina la Reserva de Gestión (Management Reserve).

La palabra Gestión en el término Reserva de Gestión, hace pensar que dicha reserva la aplica el Gerente del Proyecto, cuando en realidad es de responsabilidad del patrocinador del proyecto.

El costo de la Reserva de Gestión NO forma parte de la línea de base de costos del proyecto, pero SI forma parte del presupuesto total del proyecto.



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