En la tercera edición del La Guia para el PMBOK(r), se usa la palabra contingencia para describir otro tipo de reserva, por lo que pasaremos a aclarar conceptos.
Los proyectos tienen dos tipos de entregables:
- El producto, servicio o resultado que se producirá como resultado del proyecto.
- Los entregables requeridos para gestionar el proyecto (informes de avance parciales, informes finales, registros del aseguramiento y control de calidad, etc).
Cuando los miembros del equipo del proyecto preparan los estimados de los costos de los entregables del proyecto y de las actividades del proyecto, por lo general incluyen un plazo o un costo de protección. Este plazo o costo se denomina Reserva de Contingencia. Esta reserva de contingencia forma parte de la línea base de los costos. Es decir, el gerente de proyectos y su equipo son responsables del cumplimiento de dichos costos.
Asimismo, cuando el equipo del proyecto prepara un plan de respuestas a los riesgos, define cuatro tipos de respuestas (para riesgos):
- Evitar (o eliminar)
- Minimizar o mitigar
- Transferir, y
- Aceptar. Aceptar tiene a su vez dos variantes: a)La aceptacion pasiva, en la que simplemente se acepta que un riesgo pueda ocurrir, y b)La Aceptación activa, también conocida como Plan de Contingencia, que son las actividades definidas para ejecutarse en caso un riesgo incrementara peligrosamente su probabilidad de ocurrencia o su impacto llegando a tener una importancia para el proyecto. En ese momento de ejecutaría el Plan de Contingencia. El estimado de los costos de las actividades de los posibles Planes de Contingencia, NO forman parte de la línea de base de los costos. (Aclaración.. En la Tercera Edición de la Guía para el PMBOK, las reservas de contingencia SI formaban parte de la Línea Base de Costos).
Entonces podríamos decir que el costo total del proyecto está dado por los costos de los entregables (ya sea del producto, servicio o resultado, o los entregables de la gestión), más las Reservas de Contingencia, más el costo del Plan de Contingencia. Este costo es el costo al que se compromete el Gerente del Proyecto.
Ahora, el Sponsor del proyecto recibe dicho costo, preparado por el equipo del proyecto, y analiza diversos temas como:
- Experiencia del equipo que preparó el presupuesto.
- Experiencia del equipo de ejecutará el proyecto.
- Situación del entorno de la organización o del país.
Dicho análisis genera en el patrocinador (o sponsor) una percepción de la incertidumbre que todavía podría existir, es decir, de aquellos riesgos que se intuye que el equipo del proyecto no ha identificado y plasmado en los planes de respuesta a los riesgos. Esta percepción de incertidumbre la convierte en una protección (que en nuestro país se denomina "La Contingencia"), que la Guía para el PMBOK(r) denomina la Reserva de Gestión (Management Reserve).
La palabra Gestión en el término Reserva de Gestión, hace pensar que dicha reserva la aplica el Gerente del Proyecto, cuando en realidad es de responsabilidad del patrocinador del proyecto.
El costo de la Reserva de Gestión NO forma parte de la línea de base de costos del proyecto, pero SI forma parte del presupuesto total del proyecto.
Cuanto sería lo ideal?. Entiendo que debería ser un % en base al estimado.
ResponderEliminarEn realidad la contingencia se debe calcular luego de haber estimado los costos del proyecto y de haber preparado un cronograma cargado con recursos. Luego se realiza el análisis cualitativo de riesgos y se prepara un plan de respuestas (nuevas actividades añadidas al cronograma). Este nuevo cronograma se analiza y a las actividades más importantes se les define sus fechas más optimistas, más probables y pesimistas (si es que se usa una distribución triangular), con el fin de realizar una simulación Monte Carlo del cronograma. La diferencia entre el valor P-50 de los costos y el monto estimado por métodos determinísticos para el costo es por lo general el monto que se debe asignar como reserva de contingencia. Pero para llevar el monto del presupuesto a un nivel de confianza de, digamos 80% la alta gerencia le asigna esa diferencia a la Reserva de Gestión, para llegar al P-80.
ResponderEliminar¿las reservas de contingencia deben gestionarse sólo de manera interna en el proyecto o se debería involucrar al cliente, para que supiera la existencia de estas reservas, para qué se utilizan y frente a qué riesgos se calculan?
ResponderEliminarDependiendo del tipo de contrato, pero en general creo que sí sería sano poner en blanco y negro cuánto hemos estimado como reserva de contingencia y así el cliente podrá entender por qué nuestro costo tiene un valor quizás mayor al esperado. Por lo general una contingencia está relacionada con falta de información. Ahora, esa falta de información puede darse por indefiniciones en el alcance, pero también en factores externos. Por ejemplo, sé que debo instalar 123 equipos de aire acondicionado en un edificio. Tengo todos los planos, he visitado el edificio. Anteriormente he instalado equipos similares. En este caso la contingencia no tendrá que ver con la parte técnica, sino quizás en temas tales como: Se incrementará el costo de la mano de obra? Se incrementará el costo del flete de los equipos? Se incrementará el costo de fabricación de los equipos? Tendremos una 5ta Ola de Covid19? etc. Entonces, el cliente podría solicitar que el monto asignado a la contingencia por alguna de las causas anteriores, lo asuman ellos, o se asuma en alguna proporción. De no ser así, uno simplemente asigna un valor que es lo que expresa su estimado de la probabilidad de ocurrencia de un evento futuro incierto.
EliminarQué pensarían vuestros clientes si les propusierais establecer una reserva de contingencia de tiempo para acomodar los posibles eventos negativos dentro de su proyecto
ResponderEliminarSi entienden la gestión de Riesgos, me pedirían que explique dicha contingencia. Voy a dar un ejemplo de la vida personal. Si una persona va a viajar con su familia de vacaciones. Qué sería preferible, a) Que haga un presupuesto, y lleve exactamente lo estimado, sin dejar una reserva por eventos no pensados. b) Que lleve un adicional de reserva?
EliminarHe participado en proyectos donde el cliente, de manera explícita nos ha pedido que presentemos el plan de riesgos, mostrando los riesgos identificados, reservas de contingencia y de gestión.