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viernes, 4 de noviembre de 2011

Adecuada gestión de los riesgos

Un ingrediente importante para ayudar a asegurar el éxito en los proyectos es asegurar una adecuada gestión de los riesgos.
La gestión de los riesgos tiene dos grupos de procesos: a) Procesos requeridos durante la planificación del proyecto, y b) Procesos requeridos durante la ejecución y control.
La guía para el PMBOK(r) contiene una descripción detallada de los procesos requeridos durante la planificación. Lamentablemente para el momento del control no existe un nivel adecuado de detalle.

Para ayudar a los gerentes de proyectos a supervisar y controlar los riesgos, Parviz F. Rad y Ginger Levin, publicaron un instrumento en su libro Metrics for Project Management. Formalized Approaches.
En dicha lista, se sugiere que para supervisar y controlar el proceso de gestión de riesgos, se hagan las siguientes preguntas,
  • Se han planificado las respuestas a los riesgos de acuerdo a lo planificado?
  • Las respuestas a los riesgos fueron tan efectivas como se planificó?
  • Se requirieron nuevas respuestas?
  • Los supuestos del proyecto fueron válidos?
  • Se usaron los disparadores de los riesgos?
  • Se siguieron las políticas y procedimientos con respecto a los riesgos?
  • Se analizaron las solicitudes de cambio para determinar si los cambios aprobados generaron nuevos riesgos o cambios en riesgos previamente identificados?
  • Se prepararon reportes en riesgos posibles a lo largo del proyecto?
  • Se incluyó el ítem Gestión de Riesgos en la agenda de las reuniones del equipo?
  • Cuando cambió el alcance del proyecto, el cambio fue evaluado con respecto a los posibles impactos en los riesgos?
  • Se realizaron auditorías a los riesgos?
  • Se usaron los resultados del análisis de valor ganado para determinar si se requería actualizar el análisis de los riesgos?
  • Se analizaron los reportes de estatus del proyecto para determinar si hubieron impactos en los procesos de gestión de los riesgos?
  • Fue necesario usar soluciones ad-hoc (workarounds) para riesgos no identificados o riesgos aceptados?
  • Fue necesario usar el plan de contingencia?
  • Se emitieron solicitudes de cambio para manejar los workarounds o planes de contingencia?
  • A lo largo del proyecto, se compararon las reservas de contingencia remanentes con la cantidad de riesgo remanente para ver si las reservas eran adecuadas?
  • Se preparó un repositorio o base de datos de riesgos?
  • Se actualizó la lista de riesgos típicos (checklist)?
  • Se recolectaron lecciones aprendidas de los resultados del análisis y respuestas a los riesgos?
  • Se analizaron las plantillas para la Gestión de Riesgos de la Organización con el fin de determinar si se requería modificarlas para beneficio de proyectos futuros?.

Estas reflexiones anteriores, ayudarán a los gerentes de proyectos a supervisar y controlar mejor los riesgos de sus proyectos.