El Plan para la Dirección del proyecto es un documento sumamente importante requerido para ayudar al éxito del proyecto.
La Guía para el PMBOK(r), Sexta Edición, indica que el Plan para la Dirección del Proyecto contiene 3 grandes rubros:
- Planes de Gestión Subsidiarios
- Líneas base
- Componentes Adicionales
La guía pasa a describir cada uno de los elementos que deben formar parte de cada rubro, pero lo hace a nivel título. Aquí buscaremos incluir los detalles, para tener en un solo lugar todo lo que se requiere para el desarrollo del Plan para la Dirección de Proyectos.
A. Planes de Gestión Subsidiarios
A.1. Plan de Gestión de Alcance
Describe como será definido, desarrollado, monitoreado y validado el alcance. Los componentes incluyen:
- Proceso para elaborar el enunciado del alcance del proyecto
- Proceso para crear la EDT/WBS a partir del enunciado detallado del alcance del proyecto
- Proceso que establece como se aprobará y conservará la linea base del alcance
- Proceso que especifica como se obtendrá la aceptación formal de los entregables del proyecto que se hayan completado.
A.2. Plan de Gestión de los Requisitos
Describe como se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del proyecto y del producto. Los componentes del plan de gestión de requisitos incluyen:
- Como serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades asociadas a los requisitos y qué se informará sobre estas,
- Las Actividades de gestión de la configuración, tales como: cómo se iniciarán los cambios, cómo se analizará el impacto, como será el monitoreo, seguimiento y reporte, así como los niveles de autorización requeridos para aprobar dichos cambios.
- El proceso para priorizar requisitos
- Las métricas de que utilizarán y el fundamento de su uso
- La estructura de trazabilidad que refleja los atributos de requisitos capturados en la matriz de trazabilidad
A.3. Plan de Gestión del Cronograma
- Desarrollo del modelo de programación del proyecto
- Duración de las liberaciones y las iteraciones (cuando se use un ciclo de vida adaptativo)
- Nivel de exactitud (rango aceptable usado para las estimaciones sobre duraciones de las actividades)
- Unidades de medida (cómo se medirá para cada recurso de las actividades)
- Enlaces con los procedimientos de la organización (conexión con la EDT/WBS)
- Mantenimiento del modelo de programación del proyecto. Cómo se actualizará el estado del proyecto?
- Umbrales de control. Umbrales de Variación.. SV u otros.
- Reglas para la medición del desempeño. Uso de reglas de EVM. SPI, CV, etc.
- Formatos de informes. Formatos y frecuencia de presentación de los informes.
A.4. Plan de Gestión de los costos
- Unidades de Medida
- Nivel de precisión (redondeo)
- Nivel de exactitud (Rango aceptable, p.ej. +- 15%)
- Enlaces con los procedimientos de la organización (conexión con la EDT y el Cronograma). Se define la Cuenta de Control (Paquete de trabajo que se controlarán los costos)
- Umbrales de control (CV, o CPI)
- Reglas para medición de desempeño (igual que en gestión de tiempos)
- Formatos de informes
- Detalles adicionales: descripción de selección de financiamiento, cómo se manejarán las fluctuaciones en el tipo de cambio, cómo se registrarán los costos del proyecto
A.5. Plan de Gestión de la Calidad
- Estándares de calidad que se usarán
- Objetivos de calidad del proyecto
- Roles y responsabilidades referidas a la calidad
- Entregables y procesos del proyecto sujetos a revisión de la calidad
- Actividades de control de calidad y de gestión de calidad previstas en el proyecto
- Herramientas de calidad que se usarán para el proyecto
- Principales procedimientos pertinentes para el proyecto, tales como:
- Como abordar las no conformidades
- Procedimientos de acciones correctivas
- Procedimientos para mejora continua
- Métricas de Calidad (descripción específica atributo del producto o proyecto).
A.6. Plan de Gestión de los recursos
- Identificación de los recursos. (cómo se identificarán los recursos necesarios)
- Adquisición de recursos
- Roles y responsabilidades (para las personas)
- Rol
- Autoridad
- Responsabilidad
- Competencia
- Organigrama del proyecto
- Gestión de los recursos del equipo del proyecto
- Capacitación
- Desarrollo del equipo (como se realizará el teambuilding)
- Control de los recursos (humanos y físicos)
- Plan de Reconocimientos
- Acta de Constitución del equipo
A.7. Plan de Gestión de las comunicaciones
- Requisitos de comunicación de los interesados
- Información a comunicar, incluídos idioma, formato, contenido, nivel de detalle
- Proceso de escalamiento
- Motivo para distribución de información
- Plazo y frecuencia para distribución de información
- Persona responsable de comunicar la inforamción
- Persona que autoriza divulgación de información confidencial
- Persona o grupos que recibirán la información, incluyendo información sobre sus necesidades y expectativas
- Métodos o tecnologías usados para transmitir la inforamción
- Recursos asignados a las actividades de comunicación
- Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones
- Glosario de la terminología común
- Diagramas de flujo de la información que circula en el proyecto
- Restricciones derivadas de la legislación, de la tecnología, de las políticas de la organización, etc.
A.8. Plan de Gestión de los Riesgos
- Estrategia de riesgos (enfoque general)
- Metodología (enfoques, herramientas, fuentes de datos)
- Roles y responsabilidades
- Financiamiento
- Calendario
- Categorías de riesgos
- Apetito al riesgo de los interesados
- Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos (Definición de Probabilidades, Escala de impactos)
- Matriz de Probabilidad e impacto
- Formato de los informes
- Seguimiento
- Registro de los Riesgos
- Lista de Riesgos identificados
- Dueños de riesgo potencial
- Lista de Respuestas potenciales a los riesgos
- Probabilidades e impactos
- Plan de Respuestas a los Riesgos
- Resultados de Simulación Monte Carlo (si aplica)
A.9. Plan de Gestión de las Adquisiciones
- Plan de Gestión de las Adquisiciones
- Forma en que se coordinarán las adquisicones con otros aspectos del proyecto (cronograma)
- Cronograma de las actividades clave de adquisiciones
- Métricas de adquisiciones que se usarán para gestionar los contratos
- Roles y responsabilidades referidos a adquisiciones
- Restricciones y supuestos que podrían afectar las adquisiciones
- Jurisdicción legal y la moneda en la que se efectuarán las adquisiciones
- Determinar si se usarán estimaciones independientes y si son necesarias como criterios de evaluación.
- Asuntos relativos a la gestión de riesgos (garantías en contratos, seguros, etc)
- Proveedores pre-calificados, si los hubiese
- Estrategia de las Adquisiciones
- Métodos de entrega (delivery Methods)
- Para servicios profesionales
- Proveedor sin subcontrataciones
- Proveedor con contrataciones
- Joint Venture entre proveedores
- Proveedor actúa como representante del dueño
- Para construcción
- Llave en mano (Turnkey)
- Diseño y Construcción (DB)
- Diseño, Licitación, Construcción (DBB)
- Diseño construcción y Operación (DBO)
- Construcción, propiedad, operación, Transferencia (BOOT)
- Formas de pago
- Precio fijo
- Costo más utilidad
- Fases de Adquisiciones (Etapas)
- Documentos de las licitaciones
- Dependiendo de los bienes o servicios se puede utilizar:
- Solicitud de información (RFI)
- Solicitud de Cotización (RFQ)
- Solicitud de Propuesta (RFP)
- Enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones
- Para cada contrato se debe incluir la porción del enunciado del alcance que corresponda al contrato.
- Debe ser claro, conciso, completo..
- Puede incluir:
- Tareas que el contratista debe realizar, requisitos de coordinación con especialistas.
- Estándares aplicables
- Datos que deben presentarse para ser aprobados
- Lista detallada de todos los datos y servicios que el comprador proporcionará.
- Definición del cronograma para su presentación inicial y el tiempo de revisió o aprobación requerido.
- Criterio de Selección de proveedores
- Que puede incluir
- Competencia y capacidad
- Costo del producto y costo de ciclo de vida
- Fechas de entrega
- Experiencia, enfoque técnico
- Experiencia específica relevante
- Plan de trabajo
- Calificaciones, disponibilidad
- Competencia del personal calve
- Estabilidad financiera de la organización
- Experiencia en gestión
- Adecuación del programa de transferencia de conocimientos, incluída capacitación
- Decisiones de hacer o comprar
- Estimaciones de costos independientes (para aquellos entegables en los que exista gran duda de los costos)
A.10. Plan del Involucramiento de los Interesados
- Registro de Interesados
- Información de identificación de los interesados
- Nombre
- Puesto en la organización
- Datos de contacto
- Rol
- Información de evaluación
- Requisitos principales
- Expectativas
- Potencial de influir en los resultados
- Fase en el que el interesado impacta más
- Clasificación de los interesados
- Interno / Externo
- Impacto / Influencia /Poder / interés
- Plan de involucramiento de los interesados
- Estrategias y acciones requeridas para promover el involucramiento productivo de los interesados en la toma de decisiones y ejecución.
- Estrategias para involucrar a individuos o grupos de interesados
B. Lineas Base
B.1. Línea Base del Alcance
B.2 Línea Base del Cronograma
- Diagrama de Barras
- Diagrama de Hitos
- Diagrama de Red del Cronograma
B.3 Línea base de Costos
- Estimados de los Costos de cada actividad
- Base de las estimaciones
- Documentación de los fundamentos de las estimaciones (cómo se desarrollaron)
- Documentación de los supuestos realizados)
- Documentación de las restricciones conocidas
- Documentación de los riesgos identificados
- Indicación del rango de estimaciones posibles
- Indicación del nivel de confianza del la estimación final
- Presupuesto de Costos aprobado (costos en el tiempo)
C. Componentes Adicionales
C.1 Plan de gestión de cambios
- Cómo se autorizarán e incorporarán las solicitudes de cambio al proyecto?
- Comité de control de cambios?
- Formatos?
- Frecuencia?
C.2 Plan de gestión de la configuración
- Qué elementos serán registrados (codificados)?
- Cómo se mantendrá la consistencia y se almacenará la información referida a los cambios de versiones?
C.3 Línea base para la medición del desempeño
- Plan que integra Alcance, Cronograma, Costo, contra el cual se compara el desempeño
C.4 Ciclo de vida del proyecto
- Fases que atravesará el proyecto
C.5 Enfoque de desarrollo
- De define si enfoque será predictivo, iterativo, ágil, o híbrido
C.6. Revisiones de la gestión
- Quién y cuándo se realizarán revisiones al avance del proyecto
- Determinar si el desempeño es el esperado
- Para tomar acciones correctivas o preventivas
