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miércoles, 21 de abril de 2010

Asignando el % de Avance de Un Paquete de Trabajo

Vuelvo a escribir sobre este tema que es vital para poder controlar adecuadamente el avance en un proyecto:
"La Definición de la cantidad de trabajo realizado de un paquete de trabajo".


Pongamos un ejemplo sencillo de la vida real. Un pintor va a pintar una pared de 100 m2, y estima que tomará 100 horas.
Podríamos decir que si el pintor ha usado 50 horas, el avance es de 50m2?.
Obviamente que NO.  Quizás utilizó un método distinto de pintura y ya terminó de pintar, o quizás tuvo problemas de algun tipo y recién ha terminado 30m2 porque el acceso al lugar de trabajo fue más difícil que lo previsto..


Revisando el cronograma de un proyecto relacionado a sistemas de información, pregunté al responsable de costos:
- Cómo has deteminado el % de avance del entregable "Levantamiento del Proceso X"?
El responsable me indicó que era fácil:
"Habíamos definido que se requerían 120 horas para el paquete, y como ya hemos gastado 40 horas, entonces el avance es de 33%".

He escuchado la misma respuesta en proyectos similares donde el entregable es un entregable difícil de visualizar, porque tiene un gran componente de trabajo creativo:  dibujo de planos en proyectos de ingeniería, redacción de criterios de diseño, cálculos, etc.

En realidad en estos tipos de entregables, es imposible conocer el verdadero % de avance. Uno puede pensar, por ejemplo, que tiene un 90% de avance en la preparación de una memoria de cálculo, y súbitamente se da cuenta que tiene un error, y entonces "retrocede" a un 40% de avance.. En entregables físicos, por lo general no ocurren estos problemas.

La dificultad de medir el % de avance, hace que por facilidad, los responsables de medir los avances y de reportarlos, usen simplemente la cantidad de horas gastadas como una medida de la cantidad de trabajo terminado.

Si el ritmo de trabajo realizado es similar al ritmo de trabajo estimado durante el presupuesto, no tendremos problemas, pero si el ritmo es menor, estaremos asignando más avance cuando en realidad el trabajo está sufriendo retrasos.

Es por lo anteriormente expuesto que para definir el % de avance de un actividad NO se debe usar la cantidad de horas gastadas.

La solución está en definir HITOS que permitan asignar % de Avance: Por ejemplo, asignar 20% al lograr cierto hito, 60% en un siguiente hito, y 100% si el cliente acepta el entregable.

Esta asignación será arbitraria. Esta es la razón principal por la que no es buena práctica tender entregables no físicos que tengan gran cantidad de horas, ya que las "lecturas" de los avances podrían generar reportes equivocados.

2 comentarios:

  1. que sucede si tengo un % de progreso fisico del 50% para un proyecto y el % de horas gastadas es del 40% del presupuesto establecido para el mismo? Podría decir que tengo una efectividad positiva ya que he gastado menos horas para hacer un trabajo pero tambien pudiera ser que dichos trabajos requerian de menos horas en esa etapa del proyecto. que opinas tu?

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  2. Si se ha avanzado el 50% y se ha usado el 40% de los recursos, el CPI sería igual a 50/40, ósea 1.25.
    Efectivamente dichos trabajos requerían quizás menos horas que lo planeado. El tener un CPI demasiado alto puede indicar una falta de comunicación entre las personas que preparan los presupuestos de costos y las personas que ejecutan los trabajos. En este caso, la empresa podría estar dejando de ganar contratos, ya que su oficina principal piensa que los trabajos le toman más que lo que en realidad está realizando el personal de campo..

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