Web Proyectics


Taller de Valor Ganado. Informes e Inscripciones AQUI.


jueves, 19 de abril de 2012

Líneas de Base

He recibido una consulta sobre las líneas de base de costos, líneas de base de cronograma y las reservas, preguntándome la relación entre ellas.

Un proyecto se inicia con un Enunciado del Trabajo del Proyecto (Project Statement of Work), que es el documento que prepara el Patrocinador (Sponsor) del proyecto, donde describe los alcances del producto, servicio, o resultado que desea.  El Enunciado del Trabajo del Proyecto sirve para preparar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter), que básicamente es el documento que analiza si los beneficios que producirá el producto, servicio o resultado descrito en el Enunciado del Trabajo del Proyecto, valen la pena ejecutar.  En paralelo, se identifican a los interesados del proyecto, con el fin de conocer sus necesidades y expectativas (inicialmente a un nivel general, y luego, durante la planificación, a un nivel más detallado).  También se define una Estrategia para la Gestión de los Interesados. Toda esta información se registra en el Registro de los Interesados. Una vez, aprobada el Acta de Constitución, el Director del Proyecto, pasa a preparar el Plan para la Gestión del Proyecto.

El Plan para la Gestión del Proyecto, es un documento que contiene una serie de componentes, que tratan diversos temas, tales como,

  • Alcances. Se define lo que el proyecto va a producir (que son los entregables del proyecto), y la estrategia para gestionar dichos entregables (cómo se van a definir los requerimientos que se convierten en entregables, cómo se van a gestionar los cambios a los alcances, cómo se controlará que los alcances producidos vayan de la mano con la velocidad de ejecución y con los costos desembolsados, etc). Los entregables del proyecto se describen mediante tres documentos, que se denominan La Línea Base del Alcance: La EDT, El Diccionario para la EDT y el Enunciado del Alcance del Proyecto.
  • Tiempos. Se define el cronograma del proyecto, que es el resultado de haber primero identificado las actividades (que son las tareas necesarias para producir un Entregable). Estas tareas se conectan en un diagrama de red para luego definir las duraciones de las actividades (que es el resultado de haber definido los recursos a utilizarse, y el procedimiento o proceso a seguir). Una vez que se ha definido la duración de las actividades, se calcula la ruta crítica, con el fin de definir cuando se podrá iniciar y terminar cada actividad.  En este proceso, se puede también definir una cantidad de tiempo de reserva a nivel de cada actividad, que luego se puede incluir al final de las cadenas de actividades críticas, como un colchón de protección. Este colchón se denomina reserva de Contingencia de Tiempos. Se calcula en base de las reservas de contingencia de Tiempos para CADA actividad. Este cronograma también se denomina la Línea de Base del Cronograma.
  • Costos. Se define el Presupuesto del Proyecto. Cada actividad usa ciertos recursos, y si costeamos cada actividad, y conocemos cuándo se va a ejecutar dicha actividad, podremos saber el costo total por unidad de tiempo (costo por semana o costo mensual).  Los costos de cada actividad pueden tener ciertos colchones de protección, que se asignan a nivel actividad o paquete de trabajo. Estos colchones se denominan Reservas de Contingencia de Costos. El costo por unidad de tiempo, que muestra los costos de las actividades y sus reservas de contingencia, se denomina Linea de Base de Costos. La línea base de Costos es el presupuesto de Costos Aprobado a cierta fecha. La Gerencia de la empresa puede agregar una “Reserva de Gestión“, que al añadirla a la  Línea de Base de Costos se convierte en el Presupuesto Total del Proyecto.   Si queremos ejecutar un proyecto para un tercero, será necesario entonces preparar un Precio de Venta, que incluya el Presupuesto del Proyecto, los Gastos Generales (Overhead), y una Utilidad.  


El Plan para la Gestión del Proyecto también incluye otros planes “subsidiarios“ tales como planes para la gestión de la Calidad, las Comunicaciones, Recursos Humanos, Riesgos, y Adquisiciones.




11 comentarios:

  1. excelente explicación! la mejor que he visto. Gracias.

    ResponderEliminar
  2. yo siempre me confundo, el project charter es el enunciado + el scope statement?(objetivos-justificacion-alcances-supuesto) ? o es SOLO lo que viene desp del enunciado Scope statement en adelante?

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Mati,
      El Charter TIENE COMO ENTRADA el “Enunciado del Trabajo del Proyecto“, que lo prepara el Patrocinador.
      La salida del Charter pude incluir el “Enunciado del ALCANCE del Proyecto“ a un nivel no tan detallado. Este Enunciado del Alcance del Proyecto se refinará cuando se vaya preparando el Plan para la Dirección del Proyecto, y es la salida de “Definir el Alcance del Proyecto“.

      Eliminar
  3. Hola, sin en los planes subsidiarios incluyo a Calidad, las Comunicaciones, Recursos Humanos, Riesgos, y Adquisiciones. Donde quedan los otros planes que trabaje, por ejemplo el de Interesados y el del plan de gestion de requisitos

    ResponderEliminar
  4. En realidad, las lineas de base aplican para todo, y efectivamente debería existir una línea de base de interesados que podría modificarse según cambien las condiciones del proyecto. Quisiera también aclarar que el artículo de arriba lo publicamos en Abril de 2012, y la nueva versión de la Guía para el PMBOK(r) (Quinta Edición) fue publicada en Enero de 2013, por lo que el tema de la gestión de interesados todavía formaba parte del área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones.
    Con respecto a los requisitos, este proceso también fue añadido formalmente al área de conocimientos de Gestión de los Alcances, a inicios del 2013, y efectivamente, los requisitos iniciales también deben generar una Linea Base de Requisitos.

    Gracias por los comentarios.

    ResponderEliminar
  5. Hola. Estuvo bien claro, quería aclarar mis dudas sobre las lineas bases. Una pregunta general: Para el examen Pmi, ¿ es cierto que las preguntas vienen en ingles?

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Estimado Carlitos, las preguntas del examen puedes pedir que vengan en castellano.

      Eliminar
  6. Hola Prof. Valdez, existe alguna linea base del proyecto en general, una que por si sola defina a todas. Gracias,

    ResponderEliminar
  7. Estimado Thomas, la Guía para el PMBOK(r) no define una línea de base específica que agrupe a todas, pero si aplicamos una gestión de la configuración, podríamos decir que, por ejemplo, un conjunto de líneas base a una fecha, se le podría asignar una versión:
    Linea Base General 1.0 (Linea Base Alcance 1.0, Linea Base Tiempo 1.0, Linea Base Costo 1.0, Línea Base Calidad 1.0).

    Si por ejemplo, cambia la linea base de Calidad y por ende afecta la línea base de costos, podríamos tener:
    Linea Base General 1.1 (Linea Base Alcance 1.0, Linea Base Tiempo 1.0, Linea Base Costo 1.1, Línea Base Calidad 1.1).

    y así sucesivamente.

    ResponderEliminar
  8. Estimado la linea base de un proyecto puede ser actualizado solo hasta en 2 oportunidades??

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Estimado José Antonio,
      La línea base del proyecto puede actualizase cada vez que sera necesario. Puede actualizarse muchas veces. Todo dependerá de la aceptación del patrocinador.

      Eliminar