Project Center - Una solución a los problemas de comunicación y coordinación en Proyectos

El manejo de las comunicaciones es clave para el éxito del proyecto. Cuántas veces hemos oído historias como la siguiente:

Pedro trabajaba como experto en programación de interfaces gráficos para un proyecto de desarrollo de software. Había venido trabajando duramente en una presentación de una solución para el cliente. El día de la presentación, mostró con orgullo el prototipo del sistema que había desarrollado.
El cliente, miraba la presentación, pero parecía que algo andaba mal.. de repente, el cliente se levantó y dijo:
- “Hace dos semanas que les envié una documentación indicando los cambios que se debían realizar a los colores corporativos.“
- “También les dije que el formulario de ingreso de información estaba ubicando en una pestaña especial, al lado de “Quienes somos“.
- “Y por último, las fotos de los ejecutivos que nos muestras son fotos pasadas. Toda esta información se las hemos entregado hace un buen tiempo, qué ha pasado?“

Pedro respondió,
- “Lo que pasa es que nosotros revisamos la información, y se la enviamos a ustedes de regreso para su aprobación, y hasta ahora no habían aprobado la versión final“

El cliente le preguntó a Pedro:
- “Pero no recibieron el correo que les envié con la información requerida?. Se lo envié a Juan, tu colaborador.

Este es un ejemplo de un problema de comunicación y mala coordinación en un proyecto. Ejemplos como el descrito anteriormente abundan, no solo en la industria del software, pero también en la construcción (se trabajó en un plano con información no válida, y luego se tuvo que rehacer el plano, o peor,  se construyó con un plano equivocado...).

Una herramienta muy potente que ayuda a resolver los problemas de comunicación en los proyectos es PROJECT CENTER, una software del tipo “Cloud“, que permite coordinar las comunicaciones en el proyecto.
Las características de Project Center incluyen:

• Adaptable a cualquier proyecto. Se pueden crear árboles de carpetas, definidas para cada proyecto.
• Visualización de documentos y planos. Visualizador de más de 200 tipos de archivos, CAD y otros. 
• Comentario de documentos. Usando el visualizador, se pueden incluir comentarios tipo texto y gráficos para que sean enviados y vistos por otros miembros del equipo.
• Historial de documentos. Se registra TODA la actividad (visualización, subida de archivos, descarga). Esto permite una trazabilidad de las actividades (para efectos de control y también para seguimiento de actividades de miembros del equipo) 
• Calendario del proyecto. Se pueden ver las actividades del proyecto, con envío automático a los miembros del equipo. 
• Directorio del proyecto (email, skype, y otros datos) de todos los miembros.
• Notificaciones y avisos automáticos. Se puede generar alertas para que cuando alguien incluya un documento nuevo en una carpeta, se “alerte“ a los que están suscritos. Por ejemplo, se podría tener una carpeta con “Información Contractual“, a la cual estarían suscritas ciertas personas. Si se añade o modifica un documento, aquellos suscritos recibirán una alerta y podrán enterarse de las novedades en los temas que les interesan.
• Niveles de acceso personalizados. Control de acceso a nivel carpeta, mediante la definición de perfiles de los usuarios. 
• Asociación de archivos y refx . Cualquier documento almacenado en ProjectCenter se puede asociar a otro, asegurando que la descarga y consulta de documentos relacionados se hace sin error y de una forma muy sencilla, incluyendo las referencias externas de planos CAD.
• Correo entre los miembros del equipo. Los miembros del equipo pueden enviar correos. Dichos correos quedan en la base de datos del proyecto.
• Suscripción a documentos. Los miembros pueden suscribirse a documentos, y cuando dichos documentos cambian, se reciben notificaciones por correo.
• Aplicaciones para flujos de trabajo. Personalizable, y existen plantillas para flujos habituales como Pedidos de Información (RFI), Seguimiento de Tareas, Aprobaciones, Solicitudes de Cambio, Informes de Trabajo. 
• Planificación de actividades. Project Center incluye una herramienta que permite definir y también realizar el control de las actividades del proyecto y asignar responsables a dichas actividades.
• Cuadro de mando personalizable, donde cada usuario puede tener una vista de sus proyectos y la documentación y tareas relevantes para su perfil.
• Varios Idiomas. En muchos ambientes hoy en día, los miembros de los equipos hablan distintos idiomas. La herramienta permite que dichos miembros trabajen con el sistema en su propio idioma. Se dispone de versiones en alemán, español,  inglés, italiano, rumano y turco.

Vistazo de pantalla de Project Center. A la izquierda se observan las carpetas. Aquí se está revisando un archivo de AutoCAD, e ingresando comentarios con la herramienta de visualización y comentarios.

Proyectics es el Representante de Project Center en el Perú. Si usted está Interesado en una demostración, escríbanos a informes@proyectics.pe