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miércoles, 25 de junio de 2014

Reuniones Exitosas

Los directores de proyectos saben que gran parte de su tiempo se invierte en reuniones. 

Las reuniones pueden ser muy efectivas, o también pueden ser grandes pérdidas de tiempo (y recursos).

George Ritz (Total Engineering Project Management, 1990), propone una lista de verificación con el fin de ayudar a tener mejores reuniones:

Antes de la Reunión:
  • Explora alternativas a la reunión (es necesario reunirse?)
  • Define los objetivos de la reunión
  • Prepara un plan detallado para la reunión
  • Preparar una agenda y ayudas visuales
  • Controla la participación (calcula el costo por minuto de reunión, utilizando un estimado de los costos de los recursos que participan ene la reunión)
  • Verifica la participación de participantes clave (la no asistencia de un participante clave puede hacer fracasar la reunión)
  • Define la hora y fecha de la reunión y también la hora de finalización
  • Distribuye la agenda y todo el material de soporte antes de la reunión
  • Selecciona un lugar y local adecuado
  • Revisa que las sillas, mesas, café, etc. sean los adecuados
  • Asigna a un secretario(a) y un controlador del tiempo

Durante la reunión
  • Empieza a tiempo
  • Cumple la agenda (temas y tiempos)
  • Controla las interrupciones
  • Mantén tus objetivos en mente
  • Registra las decisiones tomadas y las acciones necesarias
  • Mantén a los participantes enfocados en la reunión
  • No pierdas el tiempo
  • Usa el buen tacto para manejar la reunión
  • Trata de rotar a los participantes a tiempo parcial
  • Termina la reunión a la hora prevista

Luego de la reunión
  • Emite el acta de la reunión lo antes posible
  • Revisa de manera crítica tu participación en la reunión
  • Termina los ítems no culminados
  • Realiza el seguimiento de los ítems para la acción
Tienes alguna otra recomendación que puedas ofrecer para el buen manejo de las reuniones?.


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