Reuniones Exitosas

Los directores de proyectos saben que gran parte de su tiempo se invierte en reuniones. 

Las reuniones pueden ser muy efectivas, o también pueden ser grandes pérdidas de tiempo (y recursos).

George Ritz (Total Engineering Project Management, 1990), propone una lista de verificación con el fin de ayudar a tener mejores reuniones:

Antes de la Reunión:

• Explora alternativas a la reunión (es necesario reunirse?)
• Define los objetivos de la reunión
• Prepara un plan detallado para la reunión
• Preparar una agenda y ayudas visuales
• Controla la participación (calcula el costo por minuto de reunión, utilizando un estimado de los costos de los recursos que participan ene la reunión)
• Verifica la participación de participantes clave (la no asistencia de un participante clave puede hacer fracasar la reunión)
• Define la hora y fecha de la reunión y también la hora de finalización
• Distribuye la agenda y todo el material de soporte antes de la reunión
• Selecciona un lugar y local adecuado
• Revisa que las sillas, mesas, café, etc. sean los adecuados
• Asigna a un secretario(a) y un controlador del tiempo

Durante la reunión

• Empieza a tiempo
• Cumple la agenda (temas y tiempos)
• Controla las interrupciones
• Mantén tus objetivos en mente
• Registra las decisiones tomadas y las acciones necesarias
• Mantén a los participantes enfocados en la reunión
• No pierdas el tiempo
• Usa el buen tacto para manejar la reunión
• Trata de rotar a los participantes a tiempo parcial
• Termina la reunión a la hora prevista

Luego de la reunión

• Emite el acta de la reunión lo antes posible
• Revisa de manera crítica tu participación en la reunión
• Termina los ítems no culminados
• Realiza el seguimiento de los ítems para la acción

Tienes alguna otra recomendación que puedas ofrecer para el buen manejo de las reuniones?.