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sábado, 4 de agosto de 2012

Valor Ganado - Fórmulas

La Guia para el PMBOK(r) muestra las fórmulas de valor ganado, sin explicar en mucho detalle el porqué de las fórmulas.  A muchas personas se les hace un mundo entender las fórmulas de valor ganado, cuando en verdad el concepto es sumamente sencillo.

Vamos a describir las principales fórmulas relacionadas con el Valor Ganado, y explicar porqué se usan.

  • BAC - Budget at Completion. Es el presupuesto original del proyecto (o del entregable a analizar).
  • EAC - Estimate at Completion. Es el estimado del costo total del proyecto, a medida que avanza el tiempo. Se calcula, sumando el costo acumulado del proyecto (a la fecha), con el Estimate to Complete.
  • ETC - Estimate to Complete. Este estimado generalmente se calcula usando el desempeño acumulado, es decir usando el CPI para corregir el monto del saldo del trabajo por realizar. Hay tres formas de definir el ETC: La primera, que hemos denominado ETC1, simplemente usa un nuevo cálculo del estimado. La segunda, que hemos denominado ETC2, asume que el costo del saldo será igual al costo estimado del trabajo previsto, usando los costos del presupuesto original, es decir, asumiendo que el rendimiento que generó un CPI distinto (a la fecha) ha sido un fenómeno inusual y que en el saldo del proyecto no se van a seguir dando diferencias de desempeñpo con respecto a lo previsto en el presupuesto. La tercera forma de calcular el estimado es corrigiendo el ETC2, es decir, dividiendo dicho estimado entre el CPI acumulado a la fecha. Esta tercera forma de estimar el costo asume que en el saldo del proyecto, se van a seguir generando las ineficiencias (o mejores eficiencias) que las logradas a la fecha. La cuarta forma, es similar a la tercera, pero aquí corregimos también por el SPI. Esta opción se utiliza cuando el proyecto tiene una fecha de terminación inamovible (por ejemplo un proyecto de una Olimpíada).
  • EV - Valor Ganado. Es la expresión del avance del proyecto, a costos del presupuesto. En otras palabras, responde a la pregunta: Cuánto hubiésemos dicho que habría costado lo avanzado hasta la fecha si nos hubiésemos hecho la pregunta el día que hicimos el presupuesto del proyecto?.
  • AC - Costo Real. Es el costo acumulado a la fecha.
  • PV - Valor Planeado. Es el costo estimado a lo largo del proyecto. Cuando se grafica este costo en un gráfico, se observa la Curva S.
  • CPI - Cost Performance Index. Es un índice que expresa la "eficiencia" en los costos reales del proyecto, comparando el Valor Ganado (costo presupuestado para el trabajo realizado), versus el Costo Real. Si el Valor Ganado es igual al Costo Real, diríamos que el trabajo ha costado lo previsto, y el CPI sería igual a 1. Si el Valor Ganado fuese menor al Costo Real, querría decir que el trabajo realizado (Valor Ganado) ha costado más que lo previsto, en cuyo caso el CPI sería menor a 1. Un CPI menor a 1 indica un desempeño peor al previsto, mientras que un CPI mayor a 1 indica un desempeño mejor al previsto.
  • SPI - Schedule Performance Index
  • CV - Cost Variance. Es una medida de la diferencia entre el Valor Ganado y el Costo Real.
  • SV - Schedule Variance. Es una medida que expresa la diferencia entre el Valor Ganado y el Valor Planeado.
  • TCCPI - To Complete CPI. Indica el CPI que se tendría que tener en el saldo del proyecto si es que se desea cumplir con el presupuesto original.

CPI = EV / AC CV = EV - AC
SPI = EV / PV SV = EV - PV

El siguiente gráfico muestra los distintos conceptos:
Conceptualmente el cálculo del EAC es muy sencillo: Costo Acumulado a la fecha (AC), más el estimado del SALDO del costo.


EAC = AC + SALDO

Hay hasta tres maneras de calcular el SALDO:
  • Saldo1 = ETC
    • En este caso, el equipo vuelve a estimar desde cero los costos del proyecto, y concluye en un valor, que La Guía para el PMBOK(r) denomina ETC (Estimate to complete). 
  • Saldo2 = (BAC - EV)
    • En este caso, el equipo asume que el costo para el saldo del trabajo por realizar, que es el trabajo total (BAC) menos lo avanzado a la fecha, que se expresa en el Valor Ganado (EV).  Es decir, el equipo del proyecto afirma que el saldo del trabajo costará lo mismo que se pensó en el momento de realizar el estimado.
  • Saldo3 = (BAC - EV)/CPI
    • En este caso, el equipo del proyecto “corrige“ el monto que se definió al momento de preparar los estimados (BAC - EV) usando CPI como factor de corrección.  También podríamos llegar al mismo monto si es que usamos una “regla de 3“:
      • Si para ejecutar EV de trabajo hemos gastado AC
      • Para ejecutar (BAC - EV) cuánto iremos a gastar?
      • x = ( (BAC-EV) * AC )  / EV
      • x = (BAC - EV) / (EV/AC)
      • x = (BAC - EV) / CPI
  • Saldo4 = (BAC - EV)/(CPI * SPI)
    • Este caso toma el resultado del caso anterior, pero lo corrige nuevamente, ahora aplicando el SPI.  Se usa cuando existe una presión real por terminar en una fecha. Si el proyecto tiene sobrecostos (que se expresa en el CPI), y además tiene deficiencias en el cumplimiento del cronograma (que se expresan en el SPI), entonces el saldo del trabajo, lo corregimos por ambos factores.
“To Complete CPI“
El TCCPI es un valor importante en el proyecto ya que expresa el CPI que tendría que tener el proyecto a partir de la fecha si se quisiera cumplir con el presupuesto del proyecto.

TCCPI = (BAC - EV)/ (BAC - AC)

En la figura de arriba podemos observar un proyecto con un CPI de 0.8 y un SPI de 1.9, que ha mantenido estos ratios desde la semana 6 y a la semana 12 tenemos el mismo desempeño.  
Podemos observar que para poder cumplir con los objetivos del proyecto (presupuesto de 3200), deberíamos cambiar el consumo de recursos con el fin de obtener un CPI de 1.57 (es decir el saldo del valor ganado, dividido por el saldo de los costos disponibles, o 1300/825.   Se puede realizar el mismo cálculo para el SPI obteniéndose un resultado de 0.59.  Esto quiere decir, que requerimos reducir la velocidad del proceso, y tener un proceso mucho más barato por unidad de trabajo (si se quiere mantener la fecha de entrega en la semana 32).

Si usted desea podemos capacitar a su empresa en técnicas de Valor Ganado. Tenemos talleres con casos prácticos.  Escríbanos a informes@proyectics.pe y con gusto lo contactaremos.



21 comentarios:

  1. buenos aportes gracias

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  2. Muy buen aporte me aclaraste tods las dudas sobre el tema.

    Saludos

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  3. Muy buen aporte Felix, muchas gracias por la publicación

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  4. Algunos autores consideran el EAC=BAC/CPI, me podría decir qué tan cierto y confiable es esta afirmación?

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    1. Sí, el cálculo es el mismo. Lo que pasa que para entender con mayor facilidad uno puede decir que el estimado del Costo del proyecto a una cierta fecha (EAC), se puede calcular sumando el costo acumulado a la fecha AC, y a ese valor, sumarle el estimado de lo que costará el saldo del trabajo (BAC - EV). Ese valor se corrige dividiendo (BAC - EV) entre el CPI acumulado. Lo que ocurre es que a la fecha, el CPI expresa la relación entre el valor ganado EV, y el Costo real AC, entonces lo que estamos haciendo es extrapolar este ratio para el saldo del proyecto.
      Ahora, un podría ser más optimista y para el saldo utilizar un CPI distinto. En este caso no podríamos dividir BAC/CPI sino que tendríamos que usar:
      EAC = AC + (BAC / CPIestimado) ..

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  5. Estoy llevando a cabo un proyecto cuyo estimado en funcion de los costos del mercado de proyectos similares esta bien sin embargoo el cosyo de cada pattida varia mucho con los del mercado. Cuando un cost de una partida en mi presuåuesto esta alto en el mercado esta bajo y viceversa. Necesito controlar la obrra por Valor Ganado y queria saber si es factible utilizarllo en estas variantes o hay que hacer algo antes. Saldoa

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  6. Estimado Eduardo, el Valor Ganado se calcula a nivel de los entregables o actividades (o partidas). Justamente un CPI “malo“, de por ejemplo 0.8, quiere decir que el costo estimado para una cantidad de trabajo fue de 80, y el trabajo está costando 100. Ahora, un CPI de más de 1 no necesariamente bueno. Por ejemplo, si el CPI es de 1.5, quiere decir que algo que pensamos que iba a costar 150 (el Valor Ganado), nos ha costado 100. Esto podría ser un síntoma de desconexión entre el área o grupo de personas que preparar el presupuesto, y aquellos que ejecutan los proyectos.

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  7. Gracias por esta explicacion. Estamos llevando un proyecto y pensando implementar este metodo. Me surge una duda, el BAC es 3.200 y tengo CPI= 0.80 y SPI= 1.90. Cuando quiero calcular EAC, no deberia tener en cuenta el SPI? mi proyecto va mal en costo porque va mas avanzado de lo que deberia , no tenemos en cuenta el SPI?

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    1. María, gracias por el comentario. He añadido un gráfico con una explicación que espero te sirva.

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  8. Gracias por la info Felix. Eres un grande!

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    1. Digamos que el trabajo consista en pintar una pared de 1000m2.
      Si a la hora de presupuestar el trabajo, se calculó el costo de pintura por metro cuadrado, y este costo fué de 1 dólar por m2, entonces el costo total del entregable será de 1000 dólares.
      El valor ganado se define como el costo presupuestado del trabajo realizado.
      Entonces, si, por ejemplo, el avance del trabajo de pintado es de 350 m2, entonces el valor ganado será igual a $350 dólares. Así de fácil.
      Ahora, podrías decir que hay 350m2 totalmente terminados y hay por ejmplo 100m2 de pared que a la hora de ir a realizar la medición está “a mitad del trabajo“, digamos que se ha lijado los 100m2, pero todavía no se ha pintado. En este caso, habría que decidir que % de avance se le daría a dicho trabajo. Digamos que le asignamos 30% de avance al lijado, y 70% al pintado. Entonces los 100m2 de pared en proceso de pintado le asignamos 30% de avance, es decir 30 dólares.
      El valor ganado total, sera igual entonces, a 350 + 30 = 380 dólares.

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  10. Estimado, si tengo un CPI de 0.8, esto quiere decir que tengo un sobrecosto de 20%?, estubimos en clase discutiendo y a algunos nos salian 25% de sobre costo, y a otros incluido al profesor del curso 20%, favor aclararme esa duda.

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  11. Si el CPI=0.8, quiere decir que EV/AC=0.8
    Osea que si un entregable terminado debió costar 100, y el CPI es igual a 0.8, el costo real será 100/0.8 = 125.

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  12. Félix. Buenas tardes. Tengo un Proyecto de desarrollo en el que se han definido 20 entregables, cada uno con un peso sobre el total del proyecto. Cómo hago para establecer el grado de avance? Hay alguna metodología que me permita, por ejemplo, darle una valoración de 90% a la entrega y 10% a la aprobación? Esto está contemplado en los lineamientos del PM Book? Gracias.

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  13. Estimado Anónimo,
    El grado de avance en actividades tales como desarrollo de software, o de documentos de diseño, puede generar problemas ya que es imposible SABER el verdadero grado de avance de un entregable. Lo mejor que podemos hacer es estimar dicho avance con el fin de asignar valor ganado.
    Hay varias técnicas que se pueden usar:
    1. 0-100. Sólo se asigna el 100% cuanto la actividad o entregable total está terminado.
    2. 0-50-100. Si al evaluar una actividad, detectamos que ya se inició, le asignamos 50% de avance. La dejamos en dicho porcentaje hasta que esté totalmente terminada, y recién le asignamos el 100%.
    3. 0-70-100. Similar a la anterior, pero usamos 70%.
    4. Se pueden definir HITOS de cumplimiento de ciertas condiciones para definir el % de Avance. Por ejemplo, si el entregable es un Plano de Ingeniería, se podría definir que al iniciar el trabajo se le asigna 10%, si el plano ha sido realizado y ha sido revisado por el jefe de diseños pero todavía está en proceso, le asignamos 50%, si el plano ha sido enviado para una primera revisión por el cliente, le asignamos 75%, y asignamos 100% una vez que el plano ha sido aprobado para construcción. El problema de este método es que los hitos deben ser pre-definidos desde la planificación, con el fin de evitar discusiones innecesarias entre los planners y aquellas personas que ejecutan las tareas.
    Una manera de controlar el riesgo es limitando el tamaño o la duración de los paquetes de trabajo. Por ejemplo a un máximo de 2 meses, o 1000 horas (ver http://www.humphreys-assoc.com/evms/earned-value-assessment-percent-complete-technique-ta-a-84.html).
    Saludos.

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    1. Felix. Muchas gracias por la información.
      Estas técnica de 0-100, 0-50-100, 0-70-100, están definidas en algún lineamiento del PM Book o en alguna documentación técnica que pueda revisar?
      Y finalmente, son estos porcentajes fijos?

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  14. Felix. Muchas gracias por la información.
    Estas técnica de 0-100, 0-50-100, 0-70-100, están definidas en algún lineamiento del PM Book o en alguna documentación técnica que pueda revisar?
    Y finalmente, son estos porcentajes fijos?

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    1. Estimado Anónimo,
      La página 199 de la Guía para el PMBOK(r), indica que las técnicas para medir pueden incluir: 1) Definir puntos en la EDT donde se realizarán mediciones a las cuentas de control. 2)Establecer técnicas de medición de valor ganado (ponderación de hitos, fórmula fija, % de avance,etc.)
      También hacen referencia al “Practice Standard for Earned Value Management, Second Edition“, publicado por el PMI. Puedes ver en las páginas 37, 38, 39, 40 de dicho estándar, disponible GRATIS para los Miembros del PMI.

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