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jueves, 31 de marzo de 2011

Reservas de Contingencia SI forman parte de la Linea de Base de los Costos

Les escribo para aclarar el concepto de Contingencia.
A la hora de Estimar los Costos de las Actividades del proyecto, se pueden asignar costos o plazos, para cubrir posibles retrazos o sobre costos por causas CONOCIDAS. Por ejemplo, si estamos costeando la instalación de una red inalámbrica, y tenemos una cantidad de Horas Hombre estándar, le podríamos añadir un pequeño colchón de horas y de costos si es que no conocemos bien las instalaciones donde vamos a instalar dichos equipos (de repente no tenemos acceso fácil al sistema eléctrico, etc.).  El PMI llama a estos colchones RESERVAS DE CONTINGENCIA. 

El estimado de los costos lo revisa la Gerencia de la Organización (por ejemplo el gerente general, o quien revisa el presupuesto), y PUEDE añadir un colchón extra para riesgos no identificados. Por ejemplo, un 5% más para riesgos desconocidos.  El PMI llama a estos colchones RESERVAS de GESTION (en inglés Management Reserve).

El Presupuesto del Proyecto se calcula sumando la la RESERVA DE GESTION a la Línea Base de Costos. Este presupuesto total, es el que se usa para determinar los fondos que el proyecto requerirá.

Hace poco recibí una pregunta sobre el tema de la contingencia, yo respondí indicando que el PMBOK(r), indicaba que las Reservas formaban parte de la línea base de costos.. Y esto generó confusión.  Efectivamente busqué el PMBOK, y confirmé este punto. Lo que no consideré es que el PMBOK ha publicado un documento de FE de erratas.

El error está en el primer lote de impresiones del PMBOK(r) (tanto inglés como español), que todavía circula..
 
Podrán identificar si su PMBOK es del primer lote al ver en hoja# 2 (copyright page) la secuencia
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 (deben ver la fe de erratas)

Si tienen el lote dos no hay problema, y deberían ver en la hoja # 2, la siguiente secuencia
10 9 8 7 6 5 4 3 2 (aquí los errores ha sido superados)

Adjunto el link y el archivo de la fe de erratas, donde se explica esto



Pero quisiera que quede claro que dichas reservas SI forman parte de la línea base de costos.

Resumiendo,
Presupuesto = Linea Base de Costos+ Reserva de Gestión

Linea Base de Costos = Costo de Cada Paquete + Reserva de Contingencia de Cada Paquete

Quisiera agradecer a Luis Artola que nos ayudó a descubrir este problema.

Félix Valdez

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Este es el POST Equivocado
Este post lo escribí el 29 de Marzo, que he corregido posteriormente.
Escribo esta nota para aclarar un concepto.
En la Tercera Edición de la Guía para el PMBOK(r), se indicaba que la reserva de Contingencia formaba parte de la línea de base del Costo.  Esto mismo se veía en los diversos ejemplos, y hasta en cursos de preparación para el examen PMP (Vigentes al día de HOY...).

Adjunto un gráfico de la concepción de Reservas de Contingencia en la tercera Edición de la Guía para el PMBOK. Este Gráfico fué preparado por el Sr. Roger Parish (de la empresa Spectrum Consulting PLC), y se publicó en la página web de R. Max Wideman.


Podemos observar que las reservas de Contingencia, formaban parte de la Linea de Base de Costos, y se usaban para los calculos de Valor Ganado (SPI, CPI, etc.).

Con el Cambio a la 4ta Edición de la Guía para el PMBOK(r), vemos que las reservas de contingencia ya no forman parte de la línea de base de costos.

18 comentarios:

  1. Muchas Gracias por su comentario.

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  2. Serìa conveniente que el esquema sea traducido en español.Se debe explicar por que forman parte de la linea de Base de los Costos.

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  3. La razón por la que las reservas de contingencia forman parte de la Línea de Base de los Costos es porque dicha reserva es asignada por los miembros del equipo del proyecto y aprobada por el Gerente (Director) del Proyecto.

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  4. UNA CONSULTA :

    CON RESPECTO A LA UTILIDAD DE LAS EMPRESAS...ESO K VENDRIA SER
    LA UTILIDAD ES IGUAL A LA RESERVA DE GESTION O ES DIFERNTE ?
    EN UN PPTO VA :
    RESERVA DE CONTINGENCIA + LINEA BASE = COSTO DIRECTO
    RESERVA DE GESTIÓN = ----
    UTILIDADES :----
    Y LA SUMA DE TODO ESTO + ESL IGV = COSTO TOTAL DEL PROYECTO....ESTO ESTA BIEN..O NO ?

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  5. No, la reserva de gestión es parte del COSTO.
    El costo incluye costos directos e indirectos (gastos generales), y las reservas de contingencia y gestión.

    Sobre este valor se debe incluir la utilidad.

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  6. Estoy algo confundido con los ultimos graficos, entiendo que para hallar el valor ganado no se considera ninguna de las contigencias pero si se consideran para realizar la estimacion de costos. Una pregunta mas me sale de esto las "Reservas de gestion " por quien son administradas por la alta gerencia o por el project manager?? Saludos y gracias

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  7. Efectivamente, para medir el avance de cada paquete no se considera la reserva de contingencia.

    Las reservas de Gestión (Management Reserves) las administra la alta gerencia.

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  8. Todo esta claro gracias por la publicacion y comentarios

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  9. Una duda: Según indica, al utilizar el valor ganado no se tiene en cuenta el margen de contingencia. Siendo así, qué sucedería cuando se produzca un riesgo que sí teníamos contemplado y, por tanto, sí teníamos un margen contemplado? El Earned Value nos diría que vamos mal en costes, cuando en realidad no debería ser así? Muchas gracias por sus comentarios!

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    Respuestas
    1. Estimado Anónimo, un paquete de trabajo que tiene cierta incertidumbre por un tema específico puede requerir una “Reserva de Contingencia“. Por ejemplo, si usted tiene un entregable denominado “Requerimientos de Sub-Sistema de Cálculo de Comisiones de Vendedores“, y por ejemplo, usted ha incluido en la duración una cantidad de 40 horas hombre (según lecciones aprendidas de proyectos pasados), pero además ha incluido una reserva de contingencia de 10 horas por una posible no disponibilidad de los gerentes responsables a quienes se les entrevistará, o por problemas con coordinación de horarios. La cantidad de Horas estimadas sería de 50, pero al responsable de ejecutar la tarea se le indica que debe tratar de terminarla en 40 horas (no en 50).

      En este caso, digamos que se plantea ejecutar la tarea en 5 días.

      El Valor Planeado al fin de cada día sería 10, 20, 30, 40, y 50. (Se incluye la reserva de contingencia), por lo tanto el “Riesgo“ está incluído (para la Gerencia). El Valor Planeado para el responsable de la Tarea sería de: 8, 16, 24, 32, 40.

      Ahora, es importante que el responsable de ejecutar la tarea sea consiente podría ocurrir que se demore más en una tarea (o menos), pero al final lo que importa es que el proyecto en su conjunto termine en la fecha ofrecida. Cuando una tarea toma más (o menos) de lo ofrecido, se requiere evaluar el por qué, y reportar una lección aprendida.

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  10. Agradecería sus comentarios sobre si existe alguna diferencia entre Actividad y Tarea, los mismos términos serían válidos para quienes utilizamos ms Project?

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  11. La definición de TAREA en la Quinta Edición de la Guía para el PMBOK(r), (Task) es:
    Una Porción de trabajo única, programada, a realizarse en el curso de un proyecto.
    A distinct, scheduled portion of work performed during the course of a project.

    POr otro lado la AACE, en el documento “10S-90 Cost Engineering Terminology“ indica:
    Activity: An operation or process consuming time and possibly resources (with the exception of dummy activities). An activity is an element of work that must be performed in order to complete a project. An activity consumes time, and ay have resources associated with it. Activities must be measurable and controllable. An activity may include one or more tasks. See also TASK.

    TASK.
    (1). A cohesive unit of work that is part of the total work needed to accomplish a project.
    (2) Well-defined component of project work a discrete work item. There are usually multiple tasks for one activity.

    Entonces, podríamos concluir que si una Actividad no es descompuesta, podría ser sinónimo de Tarea. Pero si una actividad se descompone en varias partes, cada una de estas partes sería una Tarea que sumadas, nos generan una Actividad.

    Ahora, la Guía para el PMBOK(r) no indica explícitamente que la suma de varias tareas forman una Actividad. En el único lugar que se nota que se usa la palabra Tarea indicando un esfuerzo para realizar entregables (en el sentido de actividad) es en la definición de la Simulación Monte Carlo, donde se indica que se asignan distribuciones de probabilidad a “Tareas“, en lugar de indicar que se asigna distribuciones de probabilidad a “Actividades“. Las otras referencias de Tarea, por lo general expresan esfuerzos relacionados para ejecutar labores de gestión, o trabajo relacionado con las responsabilidades funcionales ú otras.

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  12. Hola quisiera su recomendacion acerca de que certificacion debo tomar en el PMI, actualmente estoy asistiendo a un programa de preparacion, donde estudiamos con el PMBOK, Rita, entre otros. Lo cierto es q mi experiencia en proyectos es minima y veo q existen 2 certificaciones, PMI y CAPM por las q puedo optar. Ya tengo q hacer las gestiones para la solicitud y estoy en ese dilema ya que el nivel de exigencia de ambas es diferente segun lo q he leido y me han dicho. Agradezco si me pueden guiar en esto. Gracias.

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  13. Estimado Felix.

    Quisiera saber sobre las reservas tanto de gestión y de contingencia que se ingresa en el Project Charter ¿Cómo se ingresan estos al Project? ¿hay algun método? o las reservas ya están ingresadas en los costos de los recursos, equipos, etc en la hoja de recursos? espero que me pueda aclarar este tema. Gracias....

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  14. El Project Charter contiene un resumen del presupuesto, y se preparar antes de realizar la planificación detallada. Al estimar los costos de los entregables en este punto del proyecto, se pueden asignar reservas de contingencia y luego de gestión, pero estas deberán actualizarse luego de preparar el plan para la dirección del proyecto. La reserva de Contingencia se puede asignar a cada actividad como un recurso especial, y debe quedar registrada la razón por la que se definió dicha reserva en un documento de sustento.

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  15. Buenos días Felix,
    El proyecto que estoy analizando tiene riesgos asociados a tipo de cabio y a posibles conflictos con la comunidad, los cuales tienen un plan de contingencia para afrontar cada riesgo. La suma de estos planes de contingencia se consideran en la reserva de contingencia. Ahora mi pregunta es como incluyes estos riesgos en tu curva S. Lo prorrateas durante todo el proyecto o según la fecha en la que haya más probabilidad de que ocurra el riesgo, etc. De ser este el caso cada vez que utilices el método de valor ganado y no haya ocurrido el riesgo saldrá que hemos tenido ahorros "ficticios", pues en realidad están asociados a la no ocurrencia de los riesgos. Gracias por tus comentarios...
    Saludos,
    Jose Fajardo.

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    Respuestas
    1. Estimado José,
      Las reservas de contingencia se asignan a actividades específicas, en el momento específico cuando la actividad se realizará. Si el tipo de cambio afectará a todo el proyecto, entonces, deberías incluir una actividad con el costo de contingencia que dure todo el proyecto, ya que no se sabe en qué momento este costo afectará al proyecto. En el caso de un riesgo en la etapa de ingeniería, dicha reserva se aplicará sólo para esta etapa.
      Con respecto a las reservas, hay 3 responsables:
      1. El responsable de realizar la tarea. Determina la reserva de contingencia y pide aprobación al director del proyecto para su aprobación. Durante el proyecto, el director de proyecto debe aprobar el uso de dicha reserva. Si la reserva NO se utiliza, no afecta el desempeño del responsable (no se le premia por dicho “ahorro“.
      2. El director de proyecto. Recibe las distintas reservas de contingencia, y las presenta al Gerente General. Se compromete a ejecutar el proyecto al Costo Total INCLUYENDO CONTINGENCIAS. SI NO se usan las contingencias, NO recibe BONO.
      3. Gerente General. Al Costo Total, incluyendo las Reservas de Contingencias, que ha presentado el Director del Proyecto, le asigna una RESERVA DE GESTION. Este es el Costo que la empresa asume como costo del proyecto. Sobre este costo se asigna una utilidad y se vende el proyecto. Si el proyecto NO requiere del uso de la reserva de Gestión, el Directorio NO premia al Gerente General.

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  16. Buenas tardes. Al estructurar los paquetes de trabajo surgen actividades y tareas sin costo (al menos directo). Por ejemplo, una cotización requiere un trabajo suplido por empleados de otras áreas de la empresa, cuyo costo no se involucra en el proyecto. Para suplir este "vacío" he decidido asignarle a cada una de estas tareas un "costo virtual" = Duración de cada tarea en días, lo cual afectará las curvas del PV, VA y VG, sin tener un "peso" tan relevante como el resto de las tareas, cuyo costo sí es directamente imputable al proyecto. Lo único que esto implica es que, al final del ejercicio, habría que reajustar los totales ¿es una práctica común, correcta? Gracias.

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