Respondiendo a los Riesgos y Actualizando el Plan para la Dirección del Proyecto

El equipo del proyecto, a la hora de realizar la planificación del proyecto (inicial o cualquiera de sus revisiones), debe identificar los riesgos y realizar una análisis para determinar cuáles riesgos identificados son importantes y requieren de una respuesta. La respuesta puede incluir la definición de estrategias para tratar los riesgos negativos (amenazas) y los riesgos positivos (oportunidades).  Para que dichas estrategias puedan implementarse deben asignarse recursos, responsables, y definir las fechas en las que se podrían implementar. Entonces, se requerirá actualizar el plan para la dirección del proyecto.

En la última versión de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK(r)), Sexta Edición, se indica que los siguientes puntos del plan para la dirección de proyectos podrían modificarse:

• El plan de gestión del cronograma. Cualquier asignación de recursos, o cambios en las duraciones podrían requerir la modificación del cronograma (linea base), así como de los requerimientos de gestión, como por ejemplo la frecuencia de control del cronograma, o aquellas actividades que por su criticidad requieren ser revisadas con mayor detalle.
• Plan de gestión de los costos. Al igual que con los tiempos, las estrategias de gestión de los riesgos pueden afectar tanto el presupuesto del proyecto, así como las decisiones de cómo controlar dicho presupuesto.
• Plan de gestión de la calidad. Si se identifican estrategias para gestionar aquellos riesgos que pueden afectar (o ser afectados) por la calidad, dicho plan podría requerir ser modificado.
• Plan de gestión de los recursos. Una asignación de recursos con el fin de implementar una estrategia a los riesgos podría requerir la asignación de nuevos recursos, o la utilización en una mayor proporción en ciertas tareas del proyecto.
• Plan de gestión de las adquisiciones.  Este plan podría ser afectado cuando los riesgos provienen de algún problema posible con algún sub-contratista, material, o equipo a ser adquirido.  Asimismo, podría darse el caso que para mitigar un riesgo se requiera contratar a un proveedor específico, o incluir alguna cláusula en algún contrato, afectando entonces al plan de gestión de las adquisiciones.
• Línea base del alcance.  La EDT contiene la estructura de Entregables del Proyecto, por lo que una estrategia podría requerir la adición de un nuevo entregable al proyecto no considerado en la EDT original.
• Linea base del cronograma. Puede ser actualizado por la adición de nuevas actividades, o cambio de duraciones, o adelanto de fechas de inicio, etc.
• Linea base de los costos. Al igual que con la línea base del cronograma, si es que se modifica la linea base del cronograma, afectará a la línea base del costo. Asimismo, el incremento de uso de recursos generaría incrementos en la línea base de los costos.

Hay también varios documentos que podrían requerir una actualización, tales como el registro de los supuestos, el pronóstico de los costos (afectado por los cambios a la linea base del presupuesto), el registro de lecciones aprendidas, el cronograma del proyecto, las asignaciones del equipo del proyecto, y el informe de riesgos.

También se modificaría el Registro de los Riesgos, afectando a:

• Las estrategias de respuestas a los riesgos, que deberían ser actualizadas a las nuevas estrategias.
• Las condiciones desencadenantes, síntomas y señales de advertencia relativos a la ocurrencia de un riesgo.  (En inglés se utiliza el término trigger, y por lo que en algunos documentos se le denomina disparador).
• El presupuesto y actividades del cronograma necesarios para implementar las respuestas. Se podría asignar un código especial a los entregables relativos a los riesgos, y así poder filtrar aquellas actividades.
• Planes de contingencia y desencadenantes de riesgos que requieren su ejecución.  Los planes de contingencia “incluyen un conjunto alternativo de acciones y tareas disponibles en caso de que el plan principal deba ser abandonado debido a incidentes, riesgos u otras causas“ (Pag 718 de la Guía para el PMBOK(r), Sexta Edición.
• Riesgos residuales que se espera que permanezcan después de la ejecución de las respuestas planificadas así como los riesgos que han sido aceptados deliberadamente.
• Riesgos secundarios que surgen como resultado directo de la implementación de una respuesta a los riesgos. Por ejemplo, el equipo del proyecto identifica el riesgo de retraso en una tarea de instalación de los vidrios externos en un edificio, por lo que se decide como respuesta la implementación de un turno de noche para recuperar el plazo perdido. Esta decisión puede generar dos riesgos secundarios: incremento de costos por tener que pagar horas en turno s de noche, y la posibilidad de ocurrencia de accidentes debido a una menor cantidad de luz. Asimismo podría disminuir la productividad.