El Acta de Constitución del Proyecto

Todo proyecto debe iniciarse de manera formal, registrando en el Acta de Constitución las características del producto o servicio que el proyecto entregará, así como los objetivos relativos a costos, plazos, y otros más.

La Guía para el PMBOK(r), 6ta Edición[1], publicada a finales de 2017 indica que la información a documentar en el Acta de Constitución puede incluir:

1. El propósito del proyecto
2. Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados
3. Los requisitos de alto nivel
4. La descripción de alto nivel del proyecto, los límites y los entregables clave
5. El riesgo general del proyecto
6. El resumen del cronograma de hitos
7. Los recursos financieros preaprobados
8. La lista de interesados clave
9. Los requisitos de aprobación del proyecto (es decir, en qué consiste el éxito del proyecto, quién decide si el proyecto tiene éxito y quién firma la aprobació del proyecto)
10. Los criterios de salida del proyecto (es decir, qué condiciones deben cumplirse a fin de cerrar o cancelar el proyecto o fase)
11. El director de proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad
12. El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto

El propósito del proyecto

Un proyecto debe generar beneficios para que la organización ejecutora logre sus objetivos. 

Los beneficios se logran a través de una cadena [2]: 

• El proyecto se ejecuta mediante actividades que producen entregables. 
• Un edificio de un hospital, con su equipamiento y sistemas electrónicos
• Los entregables producen capacidades. 
• Un edificio entregado con equipos y médicos entrenados y personal administrativo
• Las capacidades generan resultados
• Hospital utilizado, con flujo de pacientes que reciben servicios y procedimientos médicos
• Los resultados generan beneficios intermedios
• Reducción del número de días que los pacientes están hospitalizados
• Menor costo de los procedimientos médicos (operaciones, etc.)
• Reducción de listas de espera para ciertos tratamientos
• Los beneficios intermedios producen beneficios
• Mejora la salud de la población
• Los beneficios permiten lograr objetivos
• Población que puede dedicar sus tiempo a actividades educativas o de recreación

En el caso de un proyecto, el propósito es tener un hospital funcionando con equipos y médicos entrenados y personal administrativo.

Este proyecto podría formar parte de un portafolio: sistema de Ambulancias, Sistema Centralizado Nacional de Historias Clínicas de Pacientes, etc.

Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados

Los objetivos pueden estar relacionados con temas relativos a la gestión: 

• Entregar el hospital antes del x de xxx.
• Que el costo del hospital no sobrepase los X millones de dólares

Los objetivos podrían también estar relacionados con los entregables del producto:

• El sistema de aire acondicionado cumple con la norma X
• Que el diseño cumpla con los requisitos del Reglamento Nacional de Edificaciones

Los requisitos de alto nivel

Los requisitos se definen como “Condición o capacidad que debe estar presente en un producto, servicio o resultado para satisfacer una necesidad de negocio.“.

Los requisitos deben ser identificados a través de entrevistas con los diversos interesados, o en los documentos contractuales del proyecto. En el caso del diseño de un hospital, podríamos tener requisitos de:

• Jefe de Cirugía: Cantidad de Camas de sala de operaciones, lugares de descanso para los médicos, tipo de equipo a utilizarse, requisitos de los sistemas de comunicaciones, requisitos de continuidad de la energía, espacio para pacientes en espera, espacio para familiares de pacientes durante las operaciones, etc.
• Jefe de Imágenes: Ubicación que pueda permitir aislamiento con paredes de plomo, niveles de ruido que deben aislarse, capacidad de almacenamiento y velocidad de las redes de cómputo.
• Jefe Emergencia: Espacio para estacionamiento de ambulancia(s), ubicación con respecto al área de tomografías y rayos X, y con Farmacia.
• Farmacia. Cantidad de espacio para las medicinas, espacio para medicinas controladas, sistema de refrigeración principal y de emergencia para medicinas especiales. 
• Jefe de Sistemas. Arquitectura a utilizarse para los sistemas. Sistemas de backup a utilizarse.

Puede leer más sobre los requisitos aquí.

La descripción de alto nivel del proyecto, los límites y los entregables clave

Aquí se describe a grandes rasgos los principales entregables del proyecto. Por ejemplo: 

• Zona de Emergencia: Sala de Espera con capacidad de 20 personas, Sala de Emergencia con capacidad para 12 pacientes. 
• Admisiones y Seguros: Zona para 3 admisionistas y 6 espacios para compañías de seguro. Sala de espera en zona de admisiones. 
• Imágenes y Tomografía: Sala de Rayos X, Sala para Tomógrafo marca x. Revestidas en plomo.  Area administrativa y recepción.  Area de almacenamiento de documentos.
• Farmacia: 40 m2, con oficina administrativa para 4 personas.
• Estacionamiento:  Estacionamiento en 3 sótanos con capacidad de 40 vehículos.
• Ascensores: 3 ascensores. Dos para pacientes, uno para personal médico.
• Cafetería:  Zona de Cocina, y espacio en cafetería para 25 personas.
• Sala de Operaciones: 3 salas.
• Cuidados Intensivos:  Area con capacidad de atender a 5 pacientes.
• Cuidados Intermedios: Area con capacidad de atender a 10 pacientes.
• 4 Pisos de Cuartos: 12 cuartos por piso. Una zona central para monitoreo.
• Sistemas:
• Cableado fibra óptica
• Centro de Cómputo: 
• Wifi
• etc.
• Sala de Historias Médicas (físicas), capacidad para 10,000 historias clínicas.

El riesgo general del proyecto

Aquí se describen los principales riesgos conocidos. Por ejemplo: Demora en licencia de construcción, demora en llegada de equipos de rayos X, fallas de calidad durante la construcción de las estructuras, errores en dimensionamiento de estacionamientos, etc.

El resumen del cronograma de hitos

Aquí se incluyen las fechas importantes del proyecto:

• Inicio: 10 de Noviembre de 2021
• Resultados de Concurso de Arquitectura: 15 de Febrero 2021
• Inicio Desarrollo de Ingeniería: 15 de Marzo
• Fin de Ingeniería: 30 Junio
• Inicio de Construcción: 31 Julio
• Fin de Construcción: 31 Enero 2022

Los recursos financieros preaprobados

• Ingeniería: 300,000 US$
• Construcción: 15 MM US$
• Gestión: 1 MM
• Contingencia: 1 MM

La lista de interesados clave

Los interesados son aquellas personas o grupos de personas que pueden ser afectados (o percibir que son afectados) positiva o negativamente como decisión, actividad, o resultado del proyecto.

En el caso del hospital, los interesados podrían incluir:

• Inversionista (dueños de la Clínica)
• Profesionales médicos
• Administrativos de la clínica
• Municipio que da los permisos
• Empresas contratistas
• Proveedores de equipos principales
• Vecinos

Los requisitos de aprobación del proyecto (es decir, en qué consiste el éxito del proyecto, quién decide si el proyecto tiene éxito y quién firma la aprobació del proyecto)

Para el inversionista: Culminar en el plazo, cumpliendo los estándares de calidad, y cumpliendo con el presupuesto asignado. 

Para otros profesionales:

• Sala de Operaciones: Jefe de Sala de Operaciones
• Centro de Cómputo: Jefe de Sistemas
• Emergencia: Jefe de Emergencia
• Imágenes: Jefe de Imágenes
• Zona administrativa, cafeterías, estacionamientos: Gerente de Operaciones

Los criterios de salida del proyecto (es decir, qué condiciones deben cumplirse a fin de cerrar o cancelar el proyecto o fase)

Si el costo va a superar en 30% el costo original, se cancela el proyecto.

El director de proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad

Nombre del director del proyecto. En el caso de la responsabilidad, en algunos proyectos puede que ciertas responsabilidades sean asumidas por personal de la oficina central. Por ejemplo, en el caso de responsabilidades de comunicar los avances del proyecto hacia la comunidad, la responsabilidad podría recaer en la Jefatura de Comunicaciones. O en el caso de relaciones con las comunidades, etc.

El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto

Aquí se indica el nombre de la persona (s) que aprueba el acta de constitución.

Bibliografía:

[1] Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)–Sixth Edition (Sixth Edition, Sixth edition). Project Management Institute.

[2] Dolan, K. (2018). Implementing Project and Program Benefit Management (Best Practices in Portfolio, Program, and Project Management) (1st ed.). Auerbach Publications.