El Plan de Gestión de los Costos y los Entregables de la Planificación de los Costos

 El proceso de Gestión de los costos del Proyecto, según La Guía para el PMBOK(r), Sexta Edición menciona los siguientes procesos:

7.1 Planificar la Gestión de los Costos del Proyecto

7.2 Estimar los Costos del Proyecto

7.3 Determinar el Presupuesto del Proyecto

7.3 Controlar los Costos del Proyecto.

Durante el Grupo de Procesos de Planificación se desarrollan los primeros tres procesos. Las salidas de dichos procesos son:

7.1 Planificar la Gestión de los Costos del Proyecto

• Plan para la Gestión de los Costos 

El Plan para la Gestión de los Costos forma parte del plan para la dirección del proyecto y describe cómo se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto. En este plan se describen los procesos para estimar, presupuestar y controlar los costos, así como las herramientas y técnicas requeridas. 

 Por ejemplo, en el caso de estimar los costos: quiénes van a estimar los costos? qué método utilizaremos para estimarlos? (de abajo hacia arriba, paramétrico, analógico?). 

El Plan de Gestión de los Costos puede incluir lo siguiente:

• Unidades de Medición.  Las unidades que se usarán para medir (hh, h-día, semanas, etc. para mediciones de tiempos; toneladas, m2, litros, etc. para medidas de cantidad; o precio fijo en dólares por ejemplo), para cada uno de los recursos.
• Nivel de precisión (redondeo). 
• Nivel de exactitud: Es decir el rango aceptable (por ejemplo +- 15%). Puede incluir niveles de contingencia.
• Enlaces con los procedimientos de la organización.  El nivel de la EDT al que se están estimando los costos. En algunas organizaciones se define un código especial para este nivel de entregable ya que los costos incurridos se van a “activizar“ (incremento del valor de los activos).
• Umbrales para el control.  Al reportar el estado de los costos, se puede indicar umbrales para los índices de desempeño: por ejemplo, si el CPI es mayor a 0.90 y menor a 1, reportar dicha variación a gerencia de operaciones. Si CPI es menor a 0.90 reportar a Gerencia General, etc. Lo mismo se puede definir para el SPI, y para las variaciones de Cronograma SV, o de costos SV. Se pueden expresar en términos porcentuales, o en valores absolutos.
• Reglas para la medición del desempeño.  Básicamente si es que se va a utilizar la técnica de gestión del valor ganado, indicar cómo se asignará el % de avance a las distintas actividades o entregables. Es decir, cómo se va a medir el avance de los diversos entregables. Por ejemplo, la instalación de puntos de energía en una construcción se puede asignar valores 0 o 100 (0 si no se ha empezado, 100 si está terminado)..  En el caso de Planos de Ingeniería, se podría utilizar 0-50-100, y así.
•  Formatos de Reporte. Indicar cómo se van a reportar los costos, y con qué frecuencia emitirán dichos reportes.
• Otros detalles pueden incluir cómo se obtendrán los fondos para el proyecto, como se manejará las fluctuaciones en moneda extranjera, cómo se registrarán los costos.

7.2 Estimar los Costos del Proyecto

• Estimados de los Costos

Se debe incluir los estimados de los costos probables requeridos para terminar el trabajo del proyecto. Se debe incluir las reservas de contingencia (para actividades o entregables específicos, para los riesgos conocidos). También se debe incluir la reserva de Gestión (un % para riesgos desconocidos). Se deben incluir los costos para todos los recursos que participarán en el proyecto.

• Bases de los Estimados (supuestos)

Es el conjunto de supuestos con los que se ha preparado el estimado. Debe contener un entendimiento claro y completo de cómo se llegaron a los estimados. Puede incluir:

• Descripción de cómo se llegó a cada estimado
• Documentación (registro) de los supuestos
• Documentación de todas las restricciones conocidas
• Documentación de los riesgos que se identificaron cuando se estimaron los costos
• Indicación de un rango de posibles estimados (ej. 1000 +- 5%). En este punto se podría hacer referencia a alguna práctica recomendada. Por ejemplo, para proyectos industriales, se podría usar la RP-18R-97 publicada por la AACEI (Association for the Advancement of Cost Engineering).  También se puede indicar rangos para elementos más pequeños. Cuanto mayor la diferencia entre máximo y mínimo, mayor será la incertidumbre de la actividad (o paquete de trabajo). A la hora de preparar el estimado de costos, una buena práctica es mostrar los máximos y mínimos para todas las actividades del proyecto con el fin de identificar aquellas que tienen el mayor valor (absoluto) como rango. En estas actividades se deberá centrar el equipo del proyecto para tratar de aplicar gestión de riesgos. 
• Indicación del nivel de confianza del estimado final. 
• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto (Sólo aplica cuando estamos re-planificando el proyecto, es decir no aplica para el plan original) 

Registro de supuestos 

Registro de lecciones aprendidas 

Registro de los riesgos

7.3 Determinar el Presupuesto del Proyecto

• Línea base de los costos

Es la versión aprobada del presupuesto de costos (mostrados en el tiempo), excluyendo las reservas de gestión. Esta línea de base solo podrá modificarse a través del proceso de gestión de cambios.

• Requerimientos de Fondos para el Proyecto

Debido a que no es práctico que lás áreas de tesorería envíen diariamente los fondos requeridos para el proyecto (debido al alto costo administrativo), se suele asignar fondos de manera periódica, calzando con la línea base de costos del proyecto. El requerimiento de fondos debe contemplar también la reserva de Gestión.

• Actualizaciones a los documentos del Proyecto 

Considerando estos puntos mencionados podremos reducir los riesgos del proyecto referidos a los costos del proyecto.   El director de proyecto tiene la responsabilidad de revisar la consistencia y contenido del plan de gestión de los costos, y, obviamente, los estimados de los costos, y realizar una revisión para asegurar la calidad del proceso de estimación.  Un punto importante a considerar, que se menciona como herramienta/técnica para el proceso de Planificar la Gestión de los Costos, tiene que ver con cerciorarse que el director de proyecto apele a la experiencia de otros profesionales para revisar sus estimados, presupuestos, y su estrategia para control de los costos.